一卡通系統在修船企業的應用

段爭威

(廣州中船遠航船塢有限公司， 廣東 廣州 511462)

“一卡通”系統就是通過一張卡實現多種不同功能的智能管理。通過將智能卡應用技術、計算機技術、網絡技術集成于一體，實現門禁、考勤、就餐、消費、停車等方面的集中管理，使得員工只攜帶一張卡就實現多種用途，減少攜帶多張卡片的麻煩。在現代的修船企業里，一卡通系統在與修船管理相融合的應用中得到了新的拓展，實現了更豐富的應用。

1 一卡通系統在修船企業的應用

修船企業是勞動密集型的企業，人員眾多，并且流動性很大，管理難度極高。如何對這么多員工進行考核?如何調配這么多的勞動力資源?如何降低員工的資源浪費?每一個修船企業都急需解決這樣的難題。在近年金融危機的影響下，修船市場急劇萎縮，修理價格大幅下降，修船企業的盈利水平也隨之下降。修船企業要在激烈的市場競爭中取得優勢，必須提升企業管理水平，大幅度地降低成本。而一卡通系統在修船企業的應用則為管理者提供了一個新的思路，利用一卡通系統的技術特點，與修船企業管理融合在一起，進而成為解決上述問題的一種有效工具。

一卡通系統可以應用在修船企業的很多領域，不但可以應用在傳統的應用領域如門禁管理、考勤管理、就餐消費管理，還可以擴展到新的應用領域如登輪管理、勞動力管理、住宿管理、物資領料管理、會議簽到管理、水控管理等。這些應用簡化了管理流程，提高了管理效率。尤其是在一卡通系統應用中生成的大量數據，如果進行深入的分析，可以挖掘出極具價值的管理決策信息，對企業管理者的決策提供重要的幫助。

1.1 考勤管理

考勤管理是一卡通系統最基本的功能，是企業對員工考核的一種有效方式。通過員工的上下班刷卡記錄，可以方便快捷地匯總和分析出員工的遲到、早退、事假、病假、曠工、工時等數據。這些數據不但對員工的勞動紀律可以產生一定的約束力，還使企業管理者對企業員工的工作情況有一定的了解，更好地支持企業人力資源的管理。

修船企業的員工工作時間比較特殊，很多員工的工作時間是不固定的，根據工程的變化而變化。針對修船企業這種特點，通常采用兩種考勤并行的方式:可排班考勤和不可排班考勤。可排班考勤通常用于具有固定作業時間員工的考勤，根據這些員工的固定作業時間完成班次及考勤規則的設定后，系統會自動分析出員工的考勤結果。不可排班考勤專門針對工作時間不固定的員工考核，將員工的上班刷卡時間和下班刷卡時間的差值作為員工的工作時間，把這段工作時間作為考核的依據之一。每個企業可以依據自身實際情況設定一個標準工作時間如8 h，如果工時達到8 h，則作為合格考勤，低于則作為不合格考勤。

修船企業員工人數眾多，如果沒有一個相應的考勤監管措施，會出現很多代打卡的現象，造成考勤數據不準確，使管理者無法了解真實的勞動力情況，不能做出正確的決策。為解決這個問題，企業可采用指紋與IC卡相互驗證的方式。將員工的指紋信息保存到IC卡中，在刷卡時一并按指紋進行驗證，從而確定持卡人的合法性。如果再借助視頻監控、保安值守等方式配合，可以比較有效地杜絕代打卡的發生。

1.2 門禁管理

門禁管理系統又稱出入管理控制系統，是一種管理企業人員進出工作區的數字化管理系統。IC卡門禁管理系統通過對員工IC卡進行權限設置，允許員工只能進出有權限的工作區，從而保證工作區的安全。在修船企業一卡通應用中，IC卡門禁管理除了可以用在辦公大樓的進出控制外，更主要的應用還是工廠大門及封閉工作區域的進出控制。修船企業的工廠大門由于進出人員眾多，又是外來人員的主要進出口，門禁控制要求更高。要考慮到員工的多種進出方式，如步行通過的、騎單車摩托車通過的、還有開車通過;要控制好人流量和通行寬度，避免人員擁擠;還要充分考慮安全可控性，防止外來人員趁機混進來。因此很多修船企業都采用了通道式門禁，在廠大門入口處安裝多個金屬通道，在通道旁設立刷卡機及警示燈、警報器，刷卡不成功的通過警示燈及警報器的提示，禁止非法人員入內。門禁管理不僅可以用來進出工廠和工作區域的安全管理，還可以用來記錄員工的上班人數、工作區域的人員情況，讓企業管理者實時了解工廠內的勞動力情況。

1.3 就餐消費管理

利用IC卡就餐消費，讓員工減少了購買公司飯票的煩惱，方便了員工，也避免了現金流動中出現的各種問題。就餐人員先到發卡處交錢，通過發卡充值機將金額寫入到IC卡中，就餐時，員工將卡在消費機上刷過，即可扣除本次的消費金額，并將消費記錄通過網絡傳送到服務器的數據庫中，便于查詢、核算、消費分析及工作人員、就餐人員的管理，使餐廳管理實現科學化、現代化。

除就餐消費外，一些修船企業的管理者還可以利用一卡通系統給員工發放一些補助方面的福利，如上班的員工可以免費就餐，上班的員工可以得到高溫補貼等等。在以前，企業需要人力資源部每月先匯總各部門的考勤數據，然后計算發放金額，最后再統一發放。由于修船企業人數多，發放工作非常繁瑣，而且發放時間很長，發放過程中還會出現很多問題。利用一卡通系統，可以方便地實現補助的自助發放。員工上下班打卡的記錄已經保存在服務器上，服務器可以根據這些考勤數據和企業的補助標準，自動計算出員工可補助的金額。企業只要安裝幾臺自助充值機，員工隨時到自助式充值機上刷卡，即可將補助金額自動充值到員工的IC卡中。這樣不但方便快捷、降低了企業的工作負擔，還防止了在現金發放中出現的各種問題。

1.4 登輪管理系統

修船企業的主要工程是船舶修理，修理過程中大部分員工要在船上進行各種船舶作業。由于修理的船舶數量多，工期要求各種各樣，怎樣合理地安排各條船上的勞動力資源，按時完成船舶修理工程是管理者必須思考的問題。通常管理者會根據各種因素提前制定出相應的勞動力資源計劃，但實際工作中會發現勞動力的分配并沒有按照計劃執行，企業管理者又不能及時了解到勞動力資源的實際情況，導致工程進度無法完成。如果企業管理者能夠實時跟蹤船上的勞動力分布情況，及時調整勞動力資源，就可以避免上面的問題。一卡通系統的登輪管理帶給我們一個新的工具，企業在修理船舶的登船梯口處設置登輪刷卡點，上船作業的員工必須刷卡上下船。系統根據員工的刷卡記錄和人事信息，可以實時匯總分析出每一條船上的詳細的勞動力資源分布情況。如每條船上有多少員工，各種工種有多少人，各個工程隊有多少人，工作時間有多長等等。企業管理者隨時可以在辦公室查詢到這些實時信息，也就可以隨時地調整勞動力資源分配，更好地完成工程的各項進度。

此外，由于船上作業是一種高危險的作業，修船企業的安全管理人員要嚴格控制上船人員，及時了解人員的進出情況，防止一些意外情況的發生。可以利用登輪管理系統，對員工上船進行身份驗證，對在船情況進行實時查詢，為安全管理提供準確的在船人員信息。

1.5 勞動力管理

修船企業是勞動密集型企業，不但員工數量多、工種多，員工的工作場所也多。精確掌握勞動力的信息對企業的經營、生產、管理有非常大的幫助。一卡通系統對從各種IC卡使用中產生的數據進行分析后，可以獲取到豐富的勞動力信息。如考勤數據可以獲得在廠員工的情況，工作區域數據可以了解該工作區域的人員情況，登輪數據可以了解船上的勞動力情況。這些數據使管理層及時清楚地了解各作業區、各崗位、各工種的勞動力分布情況。通過對勞動力資源進行分析，及時了解當天進廠多少人、上船多少人、內場多少人、等工多少人，合理地分配勞動力資源，避免勞動力資源的浪費，準確地安排經營生產，防止勞動力的不足。

1.6 水控管理

水資源成本在修船企業成本中也是不可忽視的成本，修船企業的員工在比較惡劣的環境下工作，經常需要清潔及沖涼。由于員工的節水意識不強，對水資源的浪費較為嚴重，不但增加了企業成本，也不利于環保。因此，一些修船企業采用了智能卡水控系統，用IC卡作為電子錢包，用高性能單片機控制器自動控制出水口電磁閥放水和關水，并根據用水量自動計費，從消費者的IC卡電子錢包中自動收費。水控系統不僅可以很好的避免浪費、節約增效，而且培養用水人群的節能環保意識，無論對企業還是社會都具有重要的意義。

1.7 物資領用管理

企業在實施了一卡通系統后，IC卡即可以作為企業員工的唯一身份標識。利用其唯一性的特點，一卡通系統可以和許多企業管理系統相結合，拓展更多的功能。目前很多先進的修船企業已經將一卡通系統與物資系統結合在一起，實現了IC卡物資領用管理。如新加坡的修船企業，已經實施了焊材、焊絲的IC卡領用。員工刷卡后，經過計算機的驗證和查詢，自動顯示出該員工需領用的焊材或焊絲，發放人員在觸摸顯示屏上確認即可，領用效率大大提高。而國內的修船企業在物資領用時還采用憑牌領用、憑單領用的做法。不僅領用效率低下，而且在物資領用過程中對領用人無法進行有效的驗證，經常出現冒領、領后不還的現象，導致工具和物資的流失，給企業帶來很大的損失。

將一卡通系統和物資管理相結合，可以大大提高物資管理的水平。員工在領用物資前先由項目相關人員提交物資領用申請，領用人進行物資領用時，物資發放人員用領用人的IC卡進行刷卡，計算機會自動顯示出該卡員工信息和已申請的領用物資信息，核對領用人的權限和領用物資后，物資發放人員清點確認完成物資發放。在歸還物資或退料時，辦理人員一刷IC卡就可以快速檢索到該人的物資領用情況，物資管理人員可以方便地執行歸還、退料操作;在一些物資超期未歸還時，系統還可以及時提醒物資管理員進行追回。結合一卡通系統進行物資管理，使整個物資領用、歸還、退料過程簡單快捷。不但可以驗證領用人身份，而且及時記錄領用信息，提高對物資實時統計和分析的準確性、及時性，提高物資管理員的工作效率，降低了企業物資的流失，節省了企業成本。

1.8 會議簽到管理

在修船企業的經營生產管理過程中，經常要組織各種各樣的會議，為保證會議的正式、嚴肅，組織部門通常會要求參會人員在簽名表上進行簽到。這種方式不但浪費了紙張，而且不利于保存和后期查詢、匯總。采用IC卡進行會議簽到，簡單方便，通過一卡通系統的會議簽到管理功能，可以對簽到數據進行保存、查詢、匯總、分析，為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了信息化的解決方案。

2 結束語

一卡通系統有非常廣泛的應用領域，很多修船企業已經成功實施了一卡通系統的部分應用，并取得了初步成效。除了本文列舉的一卡通系統常用的一些應用外，還有如住宿管理、巡更管理、上網管理等應用。如果能夠進一步挖掘一卡通系統的功能，拓展一卡通系統的應用領域，將一卡通系統與企業其他管理系統結合起來，將會更好地管理企業資源，有效地控制企業成本、為修船企業管理水平的提高提供極大的支持。