自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)的構(gòu)建

杜燕軍

(安陽師范學院期刊編輯部,河南安陽 455000)

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展,國家對于科技、文化、教育的投入不斷加大,各高校學報來稿數(shù)量逐年增多,稿件內(nèi)容涵蓋范圍越來越廣,新學科、交叉學科、邊緣學科不斷涌現(xiàn)[1],由此給稿件管理、期刊管理帶來了很多的問題。比較突出的問題如下:(1)稿件登記工作量較大,操作繁瑣,容易出差錯;(2)作者對稿件審稿、返修、錄用等情況不能及時了解,導致撤稿、一稿多投、重復投稿;(3)作者和編輯、編輯和審稿專家之間的交流不夠及時、便捷,導致發(fā)稿時滯長,增大了信息貶值。這不僅影響稿件的最終質(zhì)量,甚至影響到期刊的競爭力[2]。現(xiàn)有稿件處理系統(tǒng)已在很多期刊編輯部獲得了實際應(yīng)用,但還需要大量的人工干預,一定程度上影響稿件的處理效率[3]。本文以此為出發(fā)點,探討基于現(xiàn)代計算機技術(shù)的稿件自動化、智能化跟蹤處理系統(tǒng)的部署意義和框架設(shè)計,以便能夠為高校學報編輯部的信息化建設(shè)提供一點思路和建議。

1 自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)的意義

由于學報期刊編輯部傳統(tǒng)稿件處理方式存在諸多不足之處,因此,開發(fā)、部署自動化、智能化的稿件跟蹤處理系統(tǒng)有著非常重要的意義:

首先,部署這樣的系統(tǒng),可以實現(xiàn)稿件管理工作的無紙化、自動化、智能化,促進其規(guī)范化,從而實現(xiàn)稿件信息的實時傳遞,極大縮短了審稿周期,避免了稿件積壓,有利于形成稿件的良性循環(huán),從而促進期刊編輯效率的提高。

其次,無人化、無紙化的稿件管理,不僅節(jié)約了人力資源,而且還避免了傳統(tǒng)稿件管理工作中的紙質(zhì)文件打印,減少紙張浪費,從而節(jié)省了森林資源,一定意義上實現(xiàn)了“低碳”編輯。

此外,更重要的是,自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)由于能夠在投稿人、編輯、審稿人三者之間建立便捷的、實時的、人性化的聯(lián)系,有利于建立作者、編輯,編輯、審稿人統(tǒng)一協(xié)作的平臺,消除編輯與作者間信息不對稱的負面影響,杜絕虛假論文;有利于實現(xiàn)科學發(fā)現(xiàn)、文化創(chuàng)新首發(fā)權(quán);有利于提高期刊的可信度、親和力,打造高績效編輯團隊,提高期刊的綜合競爭力,實現(xiàn)期刊跨越式發(fā)展。

2 稿件自動化跟蹤處理流程

談到自動化稿件處理系統(tǒng)的部署,結(jié)合自身從事多年編輯工作的經(jīng)驗,筆者認為:將傳統(tǒng)的稿件編輯處理工作基于計算機系統(tǒng)完成,首先應(yīng)該建立稿件管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)在線投稿[4]。從投稿者角度上看,一篇稿件的處理流程如下:

圖1 稿件處理流程

圖2 稿件自動化跟蹤處理系統(tǒng)框架

從圖1可以看出,稿件的處理流程從投稿作者網(wǎng)上注冊、投稿開始。作者投稿后,稿件自動接受學術(shù)不端檢測系統(tǒng)的檢測,按照稿件相似程度,配合一定的人工檢測,得到是否退稿的結(jié)論。稿件通過這個階段的檢查以后,即登記入庫。如果需要繳納審稿費,則通知作者繳納。然后,根據(jù)系統(tǒng)建立的審稿人數(shù)據(jù)庫和稿件所屬領(lǐng)域等信息,自動分發(fā)稿件給對應(yīng)審稿人開始稿件外審。圖1中描述了稿件從投稿到有最終結(jié)果的處理流程,如果稿件最終結(jié)果是退修,則作者修改后,應(yīng)該再次提交系統(tǒng)進行審稿,直至稿件終審通過。此時處理中心會把稿件擬安排刊期等信息以郵件方式發(fā)送給投稿作者并通過短信提醒。

對于稿件所屬研究領(lǐng)域和范圍的確定,目前很多在線稿件管理系統(tǒng)是以投稿人自己填寫的信息為依據(jù)進行。若投稿人填寫有誤,或者忘記填寫相關(guān)信息,則導致稿件的分發(fā)失敗,因此需要一定程度上的人工干預,無法實現(xiàn)真正的自動化、智能化操作。筆者認為,確定一篇文章所屬研究領(lǐng)域,可以通過抽取文章的題目、摘要、關(guān)鍵詞和文章內(nèi)部的主要詞語使用頻率、使用的圖表數(shù)量等相關(guān)信息,結(jié)合一些機器學習、數(shù)據(jù)挖掘中分類聚類的方法,自動確定一篇投稿文章的所屬領(lǐng)域,進而準確遞交相關(guān)領(lǐng)域的審稿人。這樣降低了系統(tǒng)運行流程中的人工干預,使得一切流程趨于自動化、智能化。

總體來說,自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)面向的操作人員主要有三類,分別是投稿作者、審稿人和期刊編輯。從登錄方式上看,投稿作者和審稿人的登錄和使用方式較為多樣化,可通過有線、無線網(wǎng)絡(luò)或者移動通信網(wǎng)絡(luò)接收和發(fā)送稿件相關(guān)信息。而另一方面,編輯部的工作人員則主要通過臺式電腦有線接入本系統(tǒng)。相對于傳統(tǒng)作業(yè)方式,引入智能化、自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng),對于提高整個編輯部的工作效率來說,具有明顯的優(yōu)勢,可以顯著縮短審稿周期。使得工作人員可以從傳統(tǒng)的稿件分發(fā)、審稿意見的整理及轉(zhuǎn)發(fā)、修改稿及修改說明的整理及轉(zhuǎn)發(fā)等繁瑣的手工操作中解脫出來,只需通過稿件跟蹤處理系統(tǒng)適當對稿件流程進行調(diào)整,從而實現(xiàn)稿件的自動化跟蹤和管理。

3 稿件自動化跟蹤處理系統(tǒng)框架及設(shè)計

為了最大效率發(fā)揮系統(tǒng)的作用,系統(tǒng)的設(shè)計必須緊扣編輯部實際工作的需求。筆者認為主要是審稿專家數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和稿件跟蹤處理中心的功能框架設(shè)計,包括中心所承擔的具體工作,與投稿作者、編輯和審稿人之間的功能劃分,用戶接口的設(shè)定等。按照本文的設(shè)想,系統(tǒng)框架的設(shè)計如圖2所示。

整個系統(tǒng)工作模式總體上看,為C/S,B/S混合式。其中,編輯部端軟件的開發(fā)使用C/S模式。這是因為編輯部端軟件的部署范圍比較小,部署軟件的工作可以忽略不計。另一方面,編輯部端的軟件由于經(jīng)常需要對稿件進行大量的查詢和跟蹤處理工作,操作界面需設(shè)計的更加友好、反應(yīng)更為快捷,因此,采用C/S模式進行開發(fā)。相對應(yīng)地,投稿作者和審稿人端軟件的開發(fā)則使用B/S模式。這是因為投稿作者和審稿人一般通過網(wǎng)絡(luò)遠程訪問本系統(tǒng),而B/S的工作模式通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器即可遠程完成稿件的處理,省去了客戶端軟件的部署工作。從開發(fā)技術(shù)上看來,對于C/S模式部分的設(shè)計,可采用Visual Studio等集成開發(fā)環(huán)境進行開發(fā);而對于B/S模式部分的設(shè)計,可采用PHP作為服務(wù)器端程序的開發(fā)腳本。對于必要的頁面操作,結(jié)合AJAX技術(shù)進行設(shè)計,以便獲取更快的頁面響應(yīng)和更好的用戶體驗。為了降低系統(tǒng)開發(fā)成本,數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使用MYSQL,部署在Linux服務(wù)器上。

審稿專家數(shù)據(jù)庫的建立是自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)部署應(yīng)用的關(guān)鍵[5]。編輯部可以利用本校資源,首先建立主要由本校專家組成的審稿專家隊伍。同時在系統(tǒng)運營過程中,面向校外聘請審稿專家。審稿專家入庫時,需設(shè)置其研究領(lǐng)域,以便能夠準確接收系統(tǒng)分發(fā)的稿件,及時開展審稿工作。

稿件跟蹤處理中心負責稿件的收集與分發(fā)、到期稿件催審和整個審稿流程關(guān)鍵信息的設(shè)置。比如,審稿次數(shù),每次的審稿時間跨度等。同時,稿件跟蹤處理中心也負責稿件錄用、退修及退稿環(huán)節(jié)的電子通知發(fā)放操作。相對應(yīng)地,編輯部工作人員的職能也發(fā)生變化,工作人員不再進行手工收稿及分發(fā)稿件給審稿人等操作,而是轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)操作人員,負責各個流程中所需要人參與的一些工作。比如必要的電話溝通、紙質(zhì)錄用通知的打印等。

在系統(tǒng)的設(shè)計中,投稿作者可以通過Internet連接至本系統(tǒng),可以在線注冊、登錄、投稿、查詢稿件狀態(tài)、更新稿件信息等操作。審稿人的工作方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變,以前審稿都是由編輯部郵遞紙質(zhì)、電子稿件,甚為繁瑣,有的時候甚至會出現(xiàn)稿件丟失以致重新審稿的情況。在本系統(tǒng)中,審稿人可以在線注冊,申請成為學報期刊審稿人,也可以在線提交審稿意見,更加方便地和投稿作者就稿件具體情況進行交流。

自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)部署后,高校期刊編輯部需在管理制度上作相應(yīng)變化,以便稿件的收稿、審稿等工作能夠順利開展。這些制度上的制定包括:工作人員在部署系統(tǒng)后的不同分工、稿件審稿流程時間節(jié)點設(shè)置等,目的是在制度上為系統(tǒng)的順利運行提供保障。

4 結(jié)語

本文根據(jù)高校學報編輯工作的實際情況,提出了一種基于C/S,B/S混合模式開發(fā)的自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng),并從稿件編輯和管理流程的角度出發(fā),分析了自動化稿件跟蹤處理系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計和功能模塊劃分。論述了對于參與使用本系統(tǒng)的投稿作者、審稿人和期刊編輯部工作人員應(yīng)分別設(shè)計的不同應(yīng)用接口。同時,簡單討論了稿件管理制度建設(shè),以期推動高校學報期刊編輯工作的自動化、信息化。

[1]宮福滿.科技期刊提高專家審稿質(zhì)量的編輯措施[J].中國科技期刊研究,2003,14(4):428-430.

[2]李華,李政,顧才東.學報采編自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].編輯之友,2010(7):68-69.

[3]張維維,臧慶軍,吳立航,等.應(yīng)用即時通信軟件在線進行稿件退修的方法[J].編輯學報,2009,21(1):70-71.

[4]周志新.科技期刊建立在線投稿與審稿系統(tǒng)的目的與原則[J].編輯學報,2005,17(1):54-55.

[5]李明志,鎖志海,趙大良.學術(shù)期刊審稿專家數(shù)據(jù)庫的開發(fā)及其應(yīng)用[J].編輯學報,2004,16(4):274-275.