企業財會電算化管理系統的設計與研究

苗清輝,張志勇

(1.中國人民解放軍駐航天二院二八三廠軍事代表室,北京 100854;2.長春師范學院信息技術學院,吉林長春 130032)

企業財會電算化對于財務工作是一次里程碑式的變革,它不僅改變了財務人員的工作狀態,進一步提高了工作效率,也在準確、規范的方面大幅度地提高了財務工作的質量。隨著企業的發展,財會軟件已不能僅僅以減輕財務人員負擔、減少財務人員工作量為目的,而是要規范化、標準化、更準確、更全面地處理企業的會計事務。

1 財會電算化管理的雛形

在中國,會計電算化工作是從20世紀70年代末期開始,至今已有30多年,基本上經歷了兩個發展階段,即70年代末至80年代末的“緩慢的自發發展階段”和80年代末至今的“有組織的穩步發展階段”。財務管理系統由于起步、發展時間較短,市場上雖充斥著各種財務軟件,仍不可避免良莠不齊的局面。目前,很多中小企業迫于市場的競爭壓力,引進財務系統,對企業進行財務管理。而每個中小企業的財務系統建設會因行業、性質、規模的不同而存在很大的差異。

2 實現財務軟件化的必要性

財務軟件化是利用電子計算機的科技功能,把當代電子技術和信息技術統一結合應用到會計實物處理中的簡稱。隨著我國社會主義市場經濟的發展和改革開放的不斷深入,各中小企業在全世界各國的經濟生活領域中都占有十分重要的位置,我國也不例外。中小企業不僅為解決社會棘手的就業問題而發揮著巨大的作用,而且還以其靈活的企業經營機制和事業旺盛的創新活力,為經濟增長提供了最原始的動力。我國中小企業的數量較多,但隨著經濟改革的不斷深化,其在同大企業的激烈競爭中,或多或少地暴露出一些劣勢。因此,對于任何一家中小企業、公司和單位甚至個人的發展來說,設計一個財務系統為其提供一個對資產進行預算、核算的管理平臺顯得尤為必要。

3 實施財務電算化的優越性

財務工作電算化大大減輕了財務人員的工作負擔,加強了企業的流程管理,規范了財務工作某些相應的核算方式,保持了核算前后的一致性;而且在企業對外部通報數據或報表時,系統可以根據制表人的意圖及需要準確地統計出相應數據給以解釋。

4 我國會計電算化的發展方向

第一,進一步提高和改進已有的財會管理系統,學習先進的管理理念,與手工記帳決然分家,做好財會電算化相關軟件的配套方案,轉換工作重心,加強企業不同經濟活動的事前計劃、預測和決策、事中管理控制以及事后分析評價,為進一步使用和開發高級的財會軟件打下良好的基礎。

第二,實現計算機網絡財會電算化系統的管理,有效地提高數據傳輸、匯總的速度,縮小與發達國家的差距,從而更方便于國家的宏觀經濟管理,以發揮會計電算化的總體效益和社會效益。

第三,加快企業會計業務流程的時效性。現代的財務系統數據處理徹底改變了以前手工管理的面貌。企業在每一次賬目發生的時候,通過財務系統可以更準確、更方便地對賬目進行記錄,從根本上完全改變了基于文本、表格等紙介質的手工處理方式,使財務管理工作者擺脫了繁瑣的勞作,而且使財務管理縮短了會計業務活動上的時間差,實現了財務和業務的協同,更進一步保證了資金流通的安全性。

5 財會電算化管理軟件的基本框架與設計

5.1 系統業務流程圖 (圖1)

通過對業務流程分析,我們可以了解企業某項業務的具體處理過程,發現和處理系統調查工作中可能出現的一些錯誤和疏漏,從而進一步修改和刪除原系統中的不合理部分,更有效地在新系統基礎上優化業務處理流程。

圖1 企業財會管理系統數業務流程圖

5.2 層次圖 (圖2)

根據用戶功能的不同,我們把此管理系統分為4個大模塊:總賬模塊、現金日記賬模塊、固定資產模塊和支票模塊。其中,各個模塊的子模塊為:

5.2.1 總賬模塊

(1)總賬錄入模塊:實現對賬目的發生進行錄入操作。

(2)總賬查看模塊:實現對賬目的詳細情況進行核算和查看。

5.2.2 現金日記賬模塊

(1)現金日記賬模塊:實現對當日現金資產的流動情況作核算操作。

(2)按日核算模塊:實現對當日現金資產的流動情況作按日核算操作。

(3)按月核算模塊:實現對當日現金資產的流動情況作按月核算操作。

5.2.3 固定資產模塊

(1)固定資產錄入模塊:實現對固定資產賬目情況進行錄入操作。

(2)固定資產類別詳單模塊:實現對資產中的固定資產的類別進行賬務的核算。

5.2.4 支票模塊

(1)支票模塊:實現對以支票支付的賬目進行錄入操作。

(2)支票詳單模塊:實現對以支票方式支付的賬目進行核算。

5.3 系統設計

5.3.1 本財會電算化管理軟件的主要功能及特點

本系統是針對中小企業開發的,它以管理中小企業財務為目標,是中小企業財務系統的一個子系統,主要負責現金日記賬、支票轉賬業務和固定資產的賬目管理,實現對賬目按指定時段的查詢。

該系統采用JSP、Servile和SQL Servler 2000作為開發工具,以Windows XP Professional為操作系統,利用Dreamweaver進行前臺網頁界面的設計,采用JDBC方式與后臺數據庫進行連接,進而完成數據的添加、修改、查詢等功能。系統的界面設計清晰友好,操作簡潔,功能完善,有一定的市場處理機制和提示信息,用戶無需學習即可使用。對于中小企業來說,中小企業使用該財務管理系統,可以對企業的財務進行有效的管理,從而促使企業在合理的管理中,有條不紊地發展。

圖2 企業財會管理系統層次圖

5.3.2 用戶登錄界面 (圖3)

圖3 企業財會管理系統登錄

在登錄頁面中,當用戶輸入用戶號、密碼和驗證碼后,可以進入對應的功能頁面。進入登錄界面后,進行相應的校驗,跳轉到判斷頁面,判斷輸入的用戶名、密碼及登錄權限在數據庫表中是否存在。如果存在的話,系統就會根據登錄權限的不同跳轉到指定的操作頁面。

5.3.3 企業管理者操作

當企業管理者登錄該系統后,可以進入賬目錄入界面,這是只有領導者才擁有的功能。在管理者登錄成功后即可以對賬目進行錄入,當提交數據后,系統就會將錄入的數據插入到總賬表中,并會自動跳轉到賬目詳單頁面中,顯示錄入后的具體賬目數據。

5.3.4 現金日記帳目

通過現金日記賬界面,用戶可以對每日所用現金支付的賬目進行錄入,當提交后系統即會將錄入的數據插入到現金日記賬表中,然后跳轉到按日結算頁面,顯示相應的查詢信息。

在按日結算界面中,用戶可以通過選擇日期來查看指定日期的現金賬目情況,并可將查詢到的指定日期的賬目錄入的總賬表中;若點擊核算按鈕,系統就會馬上顯示指定日期的賬目;再點擊入賬按鈕,系統就會將指定日期的賬目從現金日記賬表中查出來,并將其錄入到總賬表的賬目中。

在按月核算界面中,用戶可以對現金支付的賬目進行總體查看,并且可以指定年月,進而可以按照給定的時間段查看賬目以及核算情況。

特別需要強調的是,在現金日記賬界面錄入的數據的字段的值都會設置為0,而通過指定時間查詢出的錄入到總賬表中的數據的該字段的值會修改為1,這樣插入過總賬表的數據就不能再次插入了,防止了數據的重復插入。

5.3.5 支票賬目

通過對支票界面的操作,用戶可以對支票支付的賬目進行錄入。當用戶提交該頁面的數據后,系統就會將錄入的數據插入到支票表中,然后就可以對支票支付的賬目進行查看。另外,用戶也可以選擇年、月的查詢條件,按照一定的條件對支票支付的賬目進行查看和核算。

5.3.6 固定資產帳目

通過固定資產添加界面,可以添加固定資產的類別,從而方便用戶在錄入固定資產賬目時,選擇固定資產的類型。在添加資產類別時,若數據庫表中存在該類別編號,則會提示不能進行添加;若數據庫表中不存在添加的類別時,就會將添加的類別添加到資產類別表中。無論添加成功或失敗,系統都會給以提示。此外,在固定資產界面中,用戶還可以對固定資產類的賬目進行錄入管理。當用戶將錄入的數據提交后,系統就會出現金額和預付金額兩欄,若輸入的金額大于等于預付金額,就會將錄入的數據插入到固定資產表中(當金額等于預付金額的時候,系統還會出現賬款付清的提示);若輸入的金額小于預付金額,會提示付款超了的提示。另外,在資產詳單界面中,用戶還可以查看資產類賬目的所有賬目,若總金額大于預付金額,操作中的預付按鈕就可用。當點擊該按鈕后,系統就會跳轉到錄入數據界面;若輸入的金額小于等于預付金額,就會將錄入的數據插入到固定資產表中。

總而言之,財務管理是企業管理的重要一部分,是有關資金的獲得和有效使用的管理工作。在市場經濟條件下,財務管理在企業管理中處于核心地位,為實現企業管理的目標而發揮著重要作用。通過財會電算化管理可以使中小企業更好地對所擁有的資產進行合理的管理,從而加強資源的集中管理,使得企業更注重經濟發展的多元化,進一步擴展企業可調控資源的范圍,為企業的快速發展提供源源不斷的動力。

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