對煙草行業會議改革的思考

秦 寶

(重慶市墊江縣煙草專賣局(分公司)，重慶 408300)

會議是企事業單位乃至國家政府機關開展工作的必要環節和主要方法，會議質量的高低關系著領導層的決策或某種愿景是否以被全員可理解的方式得到有效傳遞，即會議效率和效果是否達到預期滿意度。

當前行業內部分單位的會議出現過多過濫之現象，如果不加遏制，勢必降低會議效益，因此，行業內會議改革的必要性逐漸凸顯出來［1］。

一、國外會議開展現狀

當今，國際會議的召開形式呈現出現代化和多樣化趨勢，以美國為例，其特點尤其鮮明。盡管美國諸多會議也存在數量繁多、規矩煩瑣的通病，不過其各類會議的獨特性和效率性還是極具借鑒力的。

1)主題鮮明。美國各州的政府會議都具有針對性極強的主題意義，使得開會目的很明確，避免了形式化。并且，美國的政府會議特別要求主題性和時間性，通常一個完整的會議時間都是以小時計。

2)時間限定。當地很多會議不論大小，一般都規定有會議個人發言時間，主要發言人的時間一般不超過半個小時，其他發言者時間則控制在10分鐘左右。但是會議內容的確能完整、清晰地傳達，這就要求發言者具備較高的信息提煉與歸納總結能力。

3)效果跟蹤。會議進程顯得非常緊湊，而且往往設有效果跟蹤等長效機制來進行監督落實，其實效性也較強。

4)形式靈活。從眾多會議可以看出，美國當地的會場設置也體現出簡單化思想，不設置主席臺，只有小講臺加話筒，與會發言者逐個按照順序上臺發言，最后直接在現場答記者問，側面反映了其注重實效而非形式的理念。

5)成本控制。當金融危機席卷全球時，各國企業為了將成本控制到最低，對于開會的費用也作了嚴格的限制，在會議實現形式方面也啟用了現代化會議手段——視頻會議的方式，隨著經濟全球化的加速，更多的企業開始采用這種會議方式來控制成本并避免與會人員的差旅勞頓。從經濟效益看來，這種方式方便、直觀、快捷，要求成本低，極具借鑒意義。

二、國內會議現狀

現在，國內很多企業在為“如何開會”而思考，行業內也不乏這樣的現象。我國政府為消除“會海”出臺了很多政策及措施，例如設立“無會日”、“無會周”，大力削減會議數量與壓縮會議時間。2003年，浙江、廣西、江蘇、吉林等地區曾積極響應中辦與國辦的聯合發文，掀起會議整肅行動，出臺了不少精簡會議的規定。效率方面，有的省市行業召開的會議，也曾經制定過“主題報告一般不超過40分鐘，不設主席臺只設主持人，其他發言人限時”等規定，一定程度上提高了會議效率。

就目前國內來看，各類企業，甚至包括政府各層級之間信息的傳遞與事務的執行都是通過文件和會議來實現，會議形式不僅在體制內被接受，在體制外同樣也被公眾認可，而行業各級單位事務繁多，從規劃發展到基層隊伍建設，涉及面非常之廣，管理事務的增加，使得大小會議在所難免，也因此衍生出一些問題［2］。

1)有些會議趨于形式化和格式化，落實到位困難。會議究竟在管理工作中該起到什么樣的作用，事實上沒有形成一定的共識。

2)從上到下會議繁多，占用大量工作時間，并且內容較為復雜，有時難以把握會議精神。

3)表態會議和通報性會議占據所有會議的大部分比例。有時候會出現議而不決的現象，多數會議沒有會議決議文件，這樣會浪費較多的行政資源。

4)會議形式較為單一，多采用集中式座談會議，導致會議機動性不夠。而且座談會并不座談，多數參會人并不發言，缺乏靈活性，難以充分發揚民主，長期開展，與會者接受度會下降。

5)會議程序復雜，講話與發言冗長，廢話、套話太多，很多是既有材料又照本宣科，與會者會感到疲累，多盼早些散會。

6)不重視時間成本和機會成本，往往只重視費用成本。造成很多領導疲于參會，沒有時間系統思考和帶頭貫徹，更不能像國外商務人員那樣有時間和興致去打高爾夫球和喝咖啡。

鑒于上述原因極其重要，行業內會議改革勢在必行，尤其是在會議形式上的更新及程序上的優化設計方面要作出進一步的思考，可以考慮把復雜問題簡單化，并注入新的元素。

三、會議改革目標及措施

(一)會議改革目標

行業內開展各種會議的目的和作用，可歸納為:落實并貫徹上級指示、精神，傳達企業遠景戰略，布置工作任務、解決工作中存在的問題，以及總結工作經驗與推廣并組織員工學習。那么，在對會議進程作出具體改進措施之前，應該要明確改革的目標。

首先，提升會議質量。會議是管理的一部分，管理的效率和會議的效率是一致的，會議屬于管理的技術層面，其程序的合理化設計是會議質量好壞的關鍵因素。

其次，會議成本的節約。這個成本主要包含時間成本和費用成本，如何對兩大成本進行控制是目前行業內會議改革所要考慮的問題。

最后，提高開會效率。這點是開會過程的核心，并涉及會議流程的設計，也是前面兩個目標實現的基礎。因此，為了適應新的形勢，要樹立一種程序優先的理念，對其作深層次研究，思考就程序而言，如何有效執行事務，如何集思廣益，如何改進會議形式。只有做深入研究，才能得出具體而相對較為合理的會議形式與程序設計方案。

(二)會議改革措施

2006年度，國家發布了《中央國家機關會議管理辦法》，主要是針對會議費用進行改革，一是會議費開支標準的設定，二是定點管理，所謂定點管理包括食宿在內的招投標管理，即通過招標來進行住宿酒店的選擇。總體上看來，限定會議費用開支和實施定點管理使得會議管理更加標準化、規范化，與會人員的開支被限定后，會議總體成本得到了控制。因此，從這個政策來看，會議費用呈降低趨勢，可以作為從中央到基層單位會議改革的政策依據。

會議改革應該雙管齊下，即:一手抓會議成本，既重視費用成本，也重視時間成本;一手抓會議精簡，除精簡會議次數，還包括會議程序、內容［3］。

1)盡量減少會議次數，壓縮會議時間。首先明確哪些會議是必須開的，哪些會議是可以不用開的，對于不是特別需要召開的會議，要有硬性規定，不得隨意召開，對于必須開的會議，則要嚴格做好會議預算，控制好整個會議過程中的費用支出，而會議的規模與時間長短也要作嚴格的控制。

2)建立效果跟蹤與監督的長效機制。例如:嚴禁召開沒有實質內容的旅游會議;嚴禁舉辦“假、大、空、虛”的培訓會議;嚴禁將會議開成變味的休閑會議。一般不提倡以會代訓。

3)會議形式與程序的更新。這是會議改革的根本所在，要充分利用現代化技術手段與新型理念，將以往一些規定在特定地點集中召開的會議用視頻會議或者電話會議代替，不僅方便，并且可以節省一定程度的會費開支。

四、視頻會議流程設計

視頻會議作為面對面、融入式的新型會議，成為一種節約成本、快捷方便的會議形式，可以使遠距離的參會人員輕松地參加相關會議。因為視頻會議有圖像、聲音及文檔操作等，功能比較齊全，適合現代遠程商務會議，電話會議與之相比就單一得多，估計在不久的將來，行業內視頻會議可能成為取代電話會議的主要遠程會議方式［4］，所以本研究初步設計了如下的視頻會議流程。

首先，準備階段的設計。會議準備工作是視頻會議成功與否的關鍵，而要辦好視頻會議，需設立秘書機構，由秘書組人員辦理。在準備階段，秘書組及其相關會議臨時機構要按時制發會議通知，確定參會人員范圍，保證會議通知寄發到位，可通過電話方式進行確認。之后，秘書組干事應根據會議內容準備會議文件，包括主持人開、閉幕詞，各種交流材料，主講人的工作報告、講話稿等，并將其整理成冊，便于發放。

準備階段還有一項重要工作就是會場的布置。因為視頻會議不同于傳統會議，在會場的設置與安排方面與傳統會議有很多不同之處。

1)應該根據會議的規模選擇大小適當的場所進行布置。視頻會議整個會場的布置應注意環境的設置要跟與會人員心理相協調，要與會議主題相符合。

2)按不同崗位對與會人員進行分組，指定小組負責人，方便分組討論和會間活動。

3)視頻會議采用“面對面”形式，會議布局應簡潔寬敞，等離子顯示屏懸掛于電視墻中央，長臺會議桌設置于屏幕下，正對會議座椅，方便與會者觀看視頻。

其次，會議開展階段流程設計。當視頻接通之后，顯示屏將顯示出會議主要發言人或遠程與會者，這個時候，處于多個空間中的與會者便可以開始發言并交流了。在流程設計上最關鍵的是充分發揚民主，其次是注入現代氣息，諸如新聞發布、現場采訪等元素，使冗長乏味的空講式會議變成具有生機活力的現代新型會議。一個行業的中型會議的具體會議流程如圖1所示。

圖1 視頻會議時間安排流程

如果行業內會議可以采取這種會議形式召開，并按照以上大體流程來進行，可以節約與會人員的差旅費、住宿費等成本，并且大多視頻設備采用獨立式設計，空間調整很方便，易于分解搬運并重組，因此在設備花費上屬于一次性花費，維護成本也較低，這樣在會議成本上就節省了很大一筆開支。另外在時間上，由于會議是在不同地區同時進行的，不需要到統一規定的開會地點集合，旅途上耗費的時間也節省不少。

最重要的是，這種人人切實能發言參與的會議，確實能夠集思廣益，找出存在的問題和解決辦法，并通過決策立即形成決議，達到統一思想、促進工作的目的。即，在充分發揚民主的基礎上，形成大家共同遵守實踐的措施，避免了過去會上沒機會講，不敢講，會后出現上有政策下有對策的“兩張皮”現象。

最后，為了進一步控制會議進行時間，可以讓秘書設定計時器，進行發言計時，超時立即叫停。還要做好會議效果跟蹤，做好會議記錄，整理成文，以供發布。

五、結束語

行業內各種會議，數量上應壓縮，內容形式應精簡，今后可以根據實際情況來選取是否采用視頻會議或電話會議等現代化會議手段。

視頻會議基本上可以讓會議在一天之內開完，從而節省了不少會議開支，也可以有效避免“休閑會議”等情況的出現，并且視頻會議的過程和結論有相關電子文檔記錄，易于保存與查閱。因此，從整體上來看，行業內會議的改革勢在必行，而改革的方向也會是向著電子化、信息化方面發展，煙草行業的會議開展必將進入一個全新的階段。

［1］郝懿．秘書如何提高辦會能力［J］．人力資源開發，2010(1):167．

［2］支玲琳．程序優先:會議改革的深入思考［N］．解放日報，2005－08－27(5)．

［3］楊金溪．會議改革要雙管齊下［N］．江蘇法制報，2006－12－04(1)．

［4］雷赫．真實的虛擬會議［J］．中國計算機用戶，2008(39):56．

(責任編輯 周江川)