國內十所高?？缧^分館建設情況調查分析*

□陶新權 孫青 高雪青 楊曉光

國內十所高校跨校區分館建設情況調查分析*

□陶新權 孫青 高雪青 楊曉光

采用問卷調查法,從分校區的規模和定位、分館的基礎設施建設、文獻信息資源建設、服務方式、管理與人員配備等5個方面對國內10所高校跨校區分館建設情況進行調查研究,總結出可借鑒的經驗,為其他面臨新校區分館建設的高校提供決策支持。

分館建設 圖書館 調查分析

“總—分館”的圖書館發展形式源于西方國家,它以有效利用資源、提高服務效益為目的,通過一體化和專業化管理,實現體系內各級圖書館之間的資源共享和服務互動,充分體現了管理機制和運行機制的合理性與適用性[1]。20世紀末,這種模式越來越受到國內圖書館界的關注。

目前,國內圖書館“總—分館”形式分為三類:一是基于新校區的建設而出現的跨校區圖書館總分館形式;二是基于院校合并而出現的總分館形式;三是基于院校內部以院系、學科為特色的館藏建設而出現的總分館模式[2]。本文的研究以第一類形式為主,以期對其他面臨同樣情況的高校圖書館的分館建設與發展有所助益。

1 產生背景

近年來,隨著高等教育改革的不斷深人,高校通過合并或擴建而形成多校區辦學的新模式已經成為我國高等教育發展的趨勢。無論是多校合并模式還是建新校區擴大辦學規模的模式,高校圖書館都面臨著多校區辦館的新局面。目前,我校除了原有校區以外,又在沙河新建了一個校區,形成了兩個校區辦學的局面。我校兩個校區的館藏文獻資源都是全校圖書館文獻資源保障體系的重要組成部分,必須有效整合與合理布局,充分發揮館藏特色和優勢,形成高度融合、結構合理、體系完整、布局科學的總—分館文獻資源保障體系,才能適應多校區辦學的跨越式發展。然而,分館建設存在諸多難點,尤其在建設初期,分析這些難點,借鑒其他院校的成功

經驗具有十分重要的意義。

1.1 新校區建設帶來多館之間文獻分散收藏與重復配置的矛盾

多校區多館制下圖書館館藏布局的特點是根據各校區讀者的需求情況對文獻資源進行分散收藏。其目標是通過文獻在各校區的合理分配盡可能使各校區館藏文獻的品種和數量滿足本校區讀者的需求。但是大學生讀者需求的共同性和多樣性的同時并存使得這一理想目標在實際工作中實現起來卻十分困難[3]。勢必帶來經費的緊張和庫容的壓力,這就形成了一校多區體制下圖書館總—分館文獻分散收藏和重復配置的矛盾。

1.2 校區間距離對讀者利用文獻的障礙

分散收藏和重復配置矛盾的存在客觀上要求校區間文獻能有效共享,校區間的距離以及來往的方便程度制約了資源共享的效果。多館模式下,由于館址分散,館藏空間分割,讀者利用文獻資源不便。文獻的復本量普遍減少,無法兼顧各校區讀者對文獻的全部需求;加上多校區讀者對象的復雜性以及學科專業的特殊性,也無法保障讀者對全部文獻的需求[4]。如何采取措施克服或減輕這種因距離而造成的資源共享障礙,是緩解多館模式下文獻分散和重復配置的矛盾的首要問題。

2 研究對象與方法

2.1 研究對象

參考2010年1月6日中國校友會網和《21世紀人才報》公布的中國大學排名,我們對第1至50名中設有分校的高校作了分析,選擇出12所具有代表性的高校作為本次調研的樣本。

采用電子郵件、電話訪談等方式將問卷下發給12所高校的圖書館,問卷12份,回收10份,回收率83%,有效率100%。

2.2 研究方法

收集已有的總分館制研究文獻,歸納整理學者們的研究,確定從分校區規模和定位(4道題)、分館的基礎設施建設(5道題)、文獻信息資源建設(6道題)、服務方式(4道題)、管理與人員配備(11道題)等5大方面設計開放式問卷。

3 結果與討論

3.1 分校的規模和定位

調查結果顯示,10所高校關于分校區學生層次的定位分為三種類型。第一類,以學生所在年級進行區分,大部分學校是將本科生或本科生部分年級遷往新校區,這類學校有:中國政法大學、北京化工大學、北京理工大學、中央財經大學;第二類,以學科為劃分,將部分學院或學科從本科到研究生所有層次的學生整體遷入,這類學校有:西安交通大學、上海交通大學。第三類,上述兩種類型兼有,這類學校有:浙江大學、南京航空航天大學。有超過半數的高校將部分國家重點實驗室遷入新校區,見表1。

3.2 分館的基礎設施建設

調查結果顯示,有7所院校在新校區已擁有獨立館舍,3所院校在新校區設置了臨時圖書館,使用教學樓的部分樓層作為圖書館或與學校其他功能部門(如學生服務中心)共同運營。

各高校的新校區辦學規模不一,對于圖書館新館的定位不一,導致各高校的分校區圖書館建設在建筑面積和資金投入上存在比較大的差異。分校區圖書館館舍面積在1萬平方米以上的有6所高校,這些高校的新館電子閱覽室的計算機配備均在100臺以上。其中,浙江大學、上海交通大學、南京航空航天大學對新館的資金投入力度較大,分別為1.5億元、3億元和1.13億元。

表1 各高校分校的規模和定位

從分校區圖書館的部門設備和館舍內部各個功能區域的劃分情況來看,擁有獨立館舍的新館,一般來說部門設置比較齊全,功能區域劃分相對明晰。例如西安交通大學分館的部門設置和館舍內部功能劃分與總館一致。大部分高校圖書館在分館機構方面,均設置了一些常設部門,如流通部。以南京航空航天大學為代表的一些高校圖書館選擇將總館的信息服務、辦公室工作等功能延伸到分館,包括北京理工大學、中國政法大學、浙江大學在內的一些高校選擇在分館單獨設置館辦公室或咨詢部等。

北京理工大學、浙江大學、上海交通大學還在新校區分館啟用了一些自助服務設備,以提高分校區圖書館的服務效率,以較少的人工服務較多的讀者。上海交通大學采用的自助服務設施主要為自助復印設備(復印、打印、掃描一體機);浙江大學在分館內采用了自助借還儀、自助打印復印掃描、自助超期罰款、自助上機,近期還計劃在分館增添自助取預約書設備,自助服務平臺;北京理工大學圖書館在良鄉分館配備了6臺自助借還機,運行一段時間的服務數據表明,自助借書的冊數已占到總借書量的86%,自助還書量占到了總還書量的63%。這些館的服務經驗充分表明,應用圖書自助服務設備能夠提高分館運行的效率。

3.3 分館的文獻信息資源建設

根據表1和表2中各高校分校學生人數和圖書庫存量之比可知,生均圖書占有量達到標準的有首都經貿大學和西安交通大學,均達到100冊以上。

調研中我們發現,絕大多數圖書館均根據分校區的院系、專業設置情況對館藏圖書進行配置,并根據學校的院系調整、專業需求對圖書配置進行隨時調整。所有高校均通過總館采編部自采自編,統一編目工作完成后,根據分校區讀者的年級、專業調撥圖書。而對于時效性較強、采購頻率高且周期固定的報刊類文獻,大部分高校都選擇通過分校所在地郵局或通過小紅帽訂購,節省運輸的人力及物力。

3.4 分館的服務方式

分館的借閱流通工作和總館基本沒有區別,執行總館制定的借閱規則。除此之外,受訪的高校圖書館中有4所提供向校本部圖書館的委托借閱服務,包括北京科技大學、北京化工大學、北京理工大學和中央財經大學。其中北京化工大學響應讀者的委托借閱的時間為1至2天,讀者只需要在分館填寫申請單。中央財經大學將委托借閱的時間固定化,約定每周二、五讀者可以委托借閱校本部圖書館的圖書。部分高校充分利用CALIS館際互借服務滿足讀者對圖書的請求,如西安交通大學和南京航空航天大學。上海交通大學已實現三個館之間的通借通還,可由讀者在網上查詢書目后預約借書。

關于圖書調撥和運輸,各高校采取了不同的策略,中國政法大學由搬家公司每周一送一次新書;首都經貿大學則由采編部統一編目后由書商送到分館;北京化工大學有專門的聯絡員每天坐班車運送圖書,量大時有專車運送;北京理工大學每天早晨派專人將學生委托借閱的圖書乘班車送到分館,再把還回的圖書帶到總館,其中每周一中午的班車將一周所編目的新書送達分館;南京航空航天大學每天上午有專車運送兩校區通借通還的圖書,新書、調撥資料基本靠此途徑;西安交通大學則指定專車專人全天調撥、運輸。

主校區與各分校區讀者均通過校園網共享圖書館所提供的電子資源服務。此外,各校還通過電子閱覽室給讀者提供上機檢索電子資源的條件,并將文獻傳遞、獨秀推送等方式作為補充途徑。部分高校將讀者咨詢服務延伸到了分館,原文傳遞等常規咨詢服務通常通過咨詢平臺提交,由總館相關部門工作人員負責解答。

大部分高校圖書館的分館讀者培訓工作仍由總館統一考慮安排和開展,內容有的是各校區完全相同,也有部分學校在各校區的讀者培訓內容有交叉也有不同,中國政法大學、南京航空航天大學等校都由總館安排老師前往分館上課。

3.5 分館的管理與人員配備

各高校分校區新館的運作流程和管理制度各有特色,總的來說,要依據各校的實際情況而定。其中西安交通大學將整個圖書館的管理格局總結為“技術服務集中、讀者服務就近、信息資源統一揭示”。

在分館的管理和監督方面,各館均設有一位館領導專門負責分館工作,以部門為主,統一管理,定期檢查?？?、分館之間人員的分配和調整,基本都是采取統一聘崗的方式。不少高校圖書館的總館、分館崗位固定、人員相對固定,中國政法大學圖書館在聘崗初期,將員工住所遠近納入考慮的范圍。對在分館工作的正式編制工作人員,一半以上的高校圖書館對他們發放數目不等的交通補貼、出城補貼等,補貼金額集中在400～800元左右。

表2 各高校圖書館分館圖書資源建設情況

另外,中國政法大學、北京科技大學、北京化工大學、中央財經大學、浙江大學、上海交通大學、南京航空航天大學均有學生助理參加到圖書借還流通工作中,承擔晚上和雙休日值班、部分書刊上架等。中國政法大學、中央財經大學圖書館已經進行了部分業務外包的嘗試,中國政法大學是把借閱量大的圖書(如法律類)的上架、整架工作外包給書尚公司,而中央財經大學圖書館將上架、排架、整架工作中的6個崗位外包給書尚公司,工資2000元/月/人(包括各種保險),由學校提供宿舍。經驗表明,選用素質高、業務能力強的外包公司,能夠較好地解決分館在編制緊缺的情況下的用工問題,收到較好的效果。

4 結論

通過對上述10所高校圖書館跨校區分館建設的問卷調查,可以得到一些有益的經驗和啟示,這對我校沙河分館的建設與發展都大有裨益。

4.1 建設層次結構科學、空間布局合理的總-分館文獻保障體系

由于分校區建設的進度不一,遷往分校區的學生年級、學科背景存在差異,分館的規模大小、面向的讀者類型都不盡相同,各高校在分館的文獻保障方面積累了不同的經驗與方法。但是,從總體來看,“整體規劃、合理布局、相對集中、聯合保障”的建設思路,為大多數高校所采用。這種建設方法能夠以較高的效率使文獻資源得到合理化的配置。

同時,做好校區間的圖書調撥工作,保證分館的文獻資源建設對讀者的需求變化做出最快的響應。一旦由于業務的需要、學生組成結構的調整、學科設置的改變、圖書分配不當、讀者群借閱傾向發生變化等原因,使原來藏書的布局出現了不合理的現象,應根據流通、閱覽工作人員的反饋信息、館藏結構變化的特點,或通過收集讀者的需求,對藏書布局進行及時調整,保持藏書布局的科學化、合理化,便于讀者能夠用最短的時間、花最小的精力,迅速查找到所需的資料。

4.2 加強分館基礎設施建設,做好通借通還與資源共享

從各高校的成功經驗來看,在主校區與分校區之間實現圖書的最大限度流通,能夠體現“以讀者為本”的服務理念。建議把“通借通還”作為一項基礎性服務措施,實行借閱一體化,在各校區之間文獻資源共享中發揮基礎性支撐作用,緩解文獻分散和重復配置的矛盾,力爭在新老校區之間逐步實現“通借通還”。借助OPAC強大的功能,在網上開展預約、續借服務,提供代借代還、文獻遞服務,免除讀者奔波勞累之苦。

另外,資源共享是分館建設的必然要求。依托校園網,各校區的圖書館使用統一的流通自動化系統以外,還應共享其他數字資源,如自建數據庫、期刊文獻全文數據庫、影音資料等。數字資源的訪問不受時間與空間限制,能夠彌補校區空間分散造成的使用不便。在條件允許的情況下,一方面,學校應加大財力投入,加強圖書館網絡設施及訪問終端建設,為讀者提供更便捷的服務手段;另一方面,圖書館應逐步增加數字化信息資源的構成比例,以滿足多校區讀者的文獻資源需求,提供更加有效的數字化信息服務。

4.3 探究適合本館館情的總-分館管理模式

良好的管理模式有利于文獻資源在總館和分館之間的合理組織與調配,能夠保障借閱的有序性和效率,提升分館讀者服務的質量。在調研中我們發現,各高校中,大部分基于新校區建設而出現的總分館,采用的管理模式通常為集中統一式,將分館的人、財、物管理集中到總館,由專門分管分館工作的館長負責,對分館建設進行指導。這種模式便于總館對兩校區館的文獻資源、技術設備統一管理,對人員和財務進行統一調配,提高了日常工作的效率,并且節約了文獻資源以及各種設備采購費用。

同時,為方便讀者,各館流通、閱覽等一線部門向分館派出的人員占了較大的比例。建議在分館建設過程中,將技術性較強、容易提高工作效率的采訪、編目、數字資源開發及計算機系統維護等工作集中于主校區館,這樣能夠避免人力、物力的重復投入;而將與讀者最為貼近的流通、閱覽等一線部門在分館設立專門的流通(借閱)部,進行獨立的管理和運行。

各校在分館建設過程中,往往遇到人員編制有限、人手不足的問題,部分高校的成功經驗也啟示我們,一方面考慮將流通服務部分外包,交付給專業的外包公司,能夠有效地解決編制緊張的問題;另一方面,積極地引入和采用一些自助型的借還終端設備,也能從一定程度上節省人力,緩解流通工作的壓力。

4.4 建立人才激勵政策、穩定分館人員隊伍

分館建設屬于開拓性的工作,必然涉及到人員的調配和崗位變化。這就要求進一步健全和完善各種管理制度,總館要加強對分館的評估和業務指導,營造總分館的和諧環境,建立人才激勵政策、穩定分館人員隊伍。例如,通過完善崗位聘任制度,建立健全人才激勵機制,同時注重人員的在崗培訓,提升人員的業務能力,保證總分館均具有穩定的、高素質的人才隊伍。

1 何立芳.芻議總分館制在國內圖書館的實現.圖書情報工作,2009(7):59-62

2 馬龍超.大學圖書館分館管理模式之思考.情報雜志.2005(2):132-133

3 許旭華,樓碧芬,胡文娟.多校區高校圖書館的文獻資源管理模式研究.浙江高校圖書情報工作,2007(6):22-25

4 賈宇群,李桂祥,劉東燕.多校區模式下高校圖書館文獻資源的布局與管理.情報科學,2009(3):365-368

Multi-District Branch Library Construction of Ten Universities in China

Tao Xinquan Sun Qing Gao Xueqing Yang Xiaoguang

This paper conducts a questionnaire survey and analysis on branch library construction of ten domestic universities,mainly focusing on their infrastructure construction,information resource services and staff management.We try to get some practical and general guidelines for the construction of branch libraries.

Branch Library Construction;Library;Survey and Analysis

* 感謝受訪高校圖書館的領導和同仁,本文是我校“大學圖書館總分館建設模式及運行機制研究”課題的成果之一。

北京航空航天大學圖書館,北京,100191

2010年9月13日