文獻管理軟件在科技查新中的應用——以NoteExpress文獻管理軟件為例

黃春曉

（華南農業大學，廣州 510640）

文獻管理軟件在科技查新中的應用
——以NoteExpress文獻管理軟件為例

黃春曉

（華南農業大學，廣州 510640）

以NoteExpress軟件為例，針對科技查新工作過程中，文獻量大，分析難度大，撰寫報告中重復性工作較多的問題，如題錄信息批量處理、查重及分析文獻、做筆記、標注、關聯文獻等，嘗試利用文獻管理軟件予以解決，對提高查新員的工作效率進行探討。

科技查新；查新效率；NoteExpress軟件

科技查新工作不僅要求查新員要有較強的專業學科背景知識，還要求熟練地掌握檢索技術。隨著文獻數量劇增，在查新過程中，不僅查閱、分析文獻量加大，而且也使得撰寫查新報告的過程中增加了相當工作量的機械性和重復性操作。如何縮短這些不必要的過程，提高查新效率，成為不少查新員急需解決的問題。在科技查新全過程中利用文獻管理軟件，可極大地減少機械性工作，投入更多精力分析和挖掘文獻，從而提高查新報告的質量。

NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發的文獻檢索與管理系統（簡稱NE，下同），其核心功能涵蓋“知識采集、管理、應用、挖掘”等知識管理的環節[1]。科技查新過程中，在文獻檢索階段應用NE，可以對文獻做不同主題內容的分類管理，便于分析歸納文獻對于課題委托中查新點的相關性強弱。在文獻分析階段，利用它可以及時記錄下查新員的思路與分析要點，方便查新員及時發現不同主題或者同一主題下的相同文獻。在文獻綜合輸出輸入階段，可以利用它根據查新規范的要求，設計不同的導入題錄的過濾器，導出題錄信息的樣式。在撰寫查新報告的階段，可以避免對題錄信息重復加工的操作，一次性根據報告的撰寫要求輸出題錄信息。以下就查新工作應用NE過程中的幾個重點闡述如下。

1 建立不同主題的查新數據庫

以委托課題為主題建立數據庫，應是一個課題一個數據庫，本過程可通過NE的“新建數據庫”功能實現。

在新建數據庫時，要把保存目錄更改到專門的“查新文件夾”，積累個人查新原始資料，方便日后查找與復檢。

做好數據備份。可通過NE的“數據庫備份”功能實現，備份自己建立的查新數據庫到專門的文件夾，防止數據的丟失。NE中可根據個人使用習慣，選擇“打開數據庫時備份”或者“關閉數據庫時備份”，NE會根據用戶的需求，把數據庫里的附件一起打包壓縮備份，防止數據的丟失。

2 題錄的采集

題錄信息是指文獻的題目、作者、來源、時間、摘要等相關信息。目前NE中題錄的采集方式有4種：手工建立；文獻數據庫檢索結果批量導入；從在線數據庫檢索后直接導入；從網頁中導入。查新人員可以利用“文獻數據庫檢索結果批量導入”功能來提高題錄采集效率。

目前科技查新工作常用的國內外文獻檢索結果都可以通過NE預設的各種過濾器導入到NE中 ， 如 SCI、Wiley、Springer、Elsevier、Scifinder、CNKI等各個子庫、維普等數據庫，都可以將檢索結果導入到NE中。

導入題錄信息關鍵是選擇合適的保存格式和與之相匹配的過濾器。有時，為了與保存格式相匹配，在實際工作中還有可能需要查新人員利用文獻管理軟件的簡單的二次開發功能制作專門的過濾器。下面，中文以CNKI總庫、外文以SCI為例，介紹如何將數據庫中的題錄信息導入NE中。

2.1 CNKI題錄信息采集

進入CNKI的總庫平臺，根據課題檢索的需要，確定檢索式，進行檢索，選擇與課題相關的檢索結果，進行保存。

選擇合適的保存格式，一般在總庫平臺中，選擇查新格式，然后輸出到本地文件，進行保存。

在NE中選擇與保存格式相對應的過濾器，若選擇保存的格式為NoteExpress，則選擇的過濾器為NE；若選擇的是查新格式，過濾器為CNKI（查新）。

2.2 SCI數據庫題錄信息的采集

進入SCI檢索界面，輸入檢索詞，選擇合適的檢索結果進行保存。在NE中選擇與之相匹配的過濾器web of science，將檢索結果的題錄信息導入到NE中。

3 課題查新數據庫的管理與分析

數據庫中的資源只有進行整理，才方便使用。對建立好的課題查新數據庫中的資料要進行查重和在線更新，通過附件形式管理全文，做相關性心得分析筆記，做標識備注等。

3.1 題錄信息的查重

在查新過程中，通常要檢索中外文數據庫達十多個，數據庫中的文獻有些存在重復收錄的現象，利用NE的“查找重復題錄”功能可以大大減少人工查重的時間和錯誤率，同時也可以解決導入到NE的題錄信息重復問題。打開查重窗體，軟件自動將查重結果中重復的題錄選中并鎖定，可一次性將顯示重復的題錄全部刪除。

3.2 查新數據庫同步更新

查得的文獻通常會因分析文獻的需要及撰寫查新報告的需求，補充題錄中例如摘要、頁碼、作者單位等信息。利用NE的“在線更新題錄”功能可快速從數據庫中查找并補全所需文獻資料的題錄信息。

補全題錄信息。先通過庫內檢索資源的題錄，再根據題錄找到資料。可以根據重要等級為每個記錄標識，這樣可以快速地找到所需的資料。如要找某個文獻的正文，可以先查找這個文獻的題錄，然后在附件中找到這個文獻的正文。

3.3 做批注、標識

在閱讀分析文獻時，可以通過筆記功能來記錄文獻分析情況和相關線索分析批注，在附件中也可以添加與之相關的信息，筆記和附件中的內容可以直接打開瀏覽。為題錄添加筆記，并把筆記和題錄通過鏈接關聯起來，方便以后查詢、閱讀。閱讀文獻時記錄的筆記，在撰寫查新報告過程中可以運用到相關文獻的分析中，節省撰寫報告的時間，也可在文獻條目中插入自己特有的標識，如“密切文獻”、“相關文獻”等，從而更有利于管理查新人員的文獻數據，提高撰寫查新報告的工作效率。

文獻全文以及參考文獻原文、筆記、網址甚至影像資料等，都可以通過添加附件的方式來組織和管理。

4 利用NE實現對文獻信息的導出與整理

4.1 導出文獻

利用NE自帶的導出題錄信息的功能，在撰寫查新報告時，可以根據報告的格式要求，制作相應的導出樣式，把相關文獻信息一次性導出。

導出題錄信息的關鍵在于之前的數據庫建立，通過前述的標注功能實現，把經過標注為“密切相關”或者“相關文獻”的文獻集中在一個文件夾中，然后選擇這些文獻，通過NE“導出題錄”功能導出。

4.2 利用NE對引用信息進行處理

根據查新報告對引用文獻的要求，引用到文獻題錄，體現形式主要有兩類：（1）列舉所選用的相關文獻，這類文獻的題錄必須帶摘要和作者單位信息；（2）列舉在附件中，需要提供查到的所有文獻的題錄，這類文獻的內容不需帶詳細摘要的。

可以利用NE的輸出樣式功能，根據提示內容，制作自己需要的導出樣式，或者通過“樣式管理器”開發適合自己的樣式。

5 結束語

在課題查新過程中使用NoteExpress等文獻管理軟件，注重個人數據庫的建立，將所查課題的文獻分類存放，標記備注，建立專題數據庫數據，根據工作需要進行簡單的二次開發等，可以有效節省查找、管理、引用文獻和資料的時間，不僅使得查新人員的分析文獻與撰寫查新報告變得簡單、易行，更能使得查新人員擺脫大量機械性的工作，投入更多的精力在文獻的挖掘整理中，提高科技查新報告水平。

[1]黎健杏，賴 群，朱麗珍.基于NoteExpress的桉樹人工林專題數據庫管理[J].農業圖書情報學刊，2009，（5）：62.

[2]楊菲菲，王寶杏，李朝品.NoteExpress在構建粉螨專題數據庫中的應用[J].江西圖書館學刊，2008，（3）：119-120.

[3]羅紅燕，陳紹蘭.利用NoteExpress建立專題文獻數據庫的方法與技巧[J].西南師范大學學報：自然科學版，2009，（6）：81-84.

[4]葉佩珍.基于NoteExpress的個人知識管理[J].情報探索，2008，（7）：75-78.

[5]謝奇，李立立，關中玉等.NoteExpress——中文科技文獻管理的絕佳助手[J].科技文獻信息管理，2007，21（3）：18-21.

Application of the document management software in sci-tech novelty search work——A case study of NoteExpress

HUANG Chun-xiao
（South China Agricultural University,Guangzhou 510640,China）

This article probes into raising the work efficiency by trying to use document management software.NoteExpress is a case in point,sci-tech novelty search work involves great quantity of bibliography information to be dealt with,much repetition work in writing the reports,duplication checking,document analysis,note-taking,mark-making,relevant document searching,etc..

sci-tech novelty search work；work efficiency；NoteExpress software

G252

B

1006-1525（2011）01-0054-02

2010-10-15

黃春曉，女，館員。

（編輯：朱愛瑜）