物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應用

畢艾卉

（天津東方海陸集裝箱碼頭有限公司，天津 300456）

隨著計算機技術的不斷發(fā)展以及計算機應用的普及，很多企業(yè)引進了各種各樣的管理信息系統(tǒng)，以提高企業(yè)的管理水平及生產效率。物資管理是工商企業(yè)生產管理環(huán)節(jié)中重要的一環(huán)，它需要對物資的基本信息、調配信息等進行完整的監(jiān)控。建立一套完善的物資管理信息系統(tǒng)，對于更有效的把本單位生產所需的資料及時、保質保量的供應上去有著及其重要的意義。本文將以物資系統(tǒng)中的外修采購功能為例，簡要介紹系統(tǒng)的開發(fā)應用。

物資管理；信息系統(tǒng)；開發(fā)應用

1 物資系統(tǒng)及其開發(fā)環(huán)境簡介

東方海陸公司現所使用的物資系統(tǒng)可以完整實現對物資的管理和信息維護。通過該系統(tǒng)，使用部門可以對物資（包括生產備件、隨機備件、辦公用品等）進行申請、審批、領用及驗收等操作；物資庫的管理人員可以對物資的進出庫進行處理；采購員可通過系統(tǒng)實現付費、發(fā)票核對。物資系統(tǒng)與設備管理系統(tǒng)可以共同實現外修的申請、審批、驗收及付費，財務部門也可由該系統(tǒng)導出相關的報表。該系統(tǒng)在最大程度上滿足了不同部門的管理需求，為更好的進行物資管理提供了方便，并實現了相關單據的電子化，既提高了工作效率，又節(jié)省了資源。

物資系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境Access是目前被廣泛使用的一個應用程序，其強大的數據處理能力和可視化的設計技術為廣大程序員所認可。編程環(huán)境VBA是基于Visual Basic語言的完全面向對象的一種編程語言，VBA提供了強大的form對象創(chuàng)建功能和可視化的查詢設計，利用其方便快捷的窗體創(chuàng)建功能可以構建與Access風格完全一致的應用程序界面，利用其簡單實用的查詢設計可完成一系列的計算匯總工作。本系統(tǒng)就是利用VBA的宏功能，構造了基于ACCESS對象的人機交互界面。

2 物資系統(tǒng)外修采購模塊的開發(fā)應用

2.1 開發(fā)背景

東方海陸公司把電腦設備的外購、機械的維修以及某些工程外包的采購統(tǒng)稱為外修采購，現有的設備管理系統(tǒng)雖然已經存在外修采購的申請、審批及驗收部分，但采購付費流程還不能通過系統(tǒng)實現，這使得付費流程要通過紙面文件完成，不利于信息的保存與傳遞，同時也增加了該工作流程的流轉時間。且該系統(tǒng)面對的用戶及部門有一定的局限性，大部分用戶無法使用該系統(tǒng)，因此很多部門提出需求，要在物資系統(tǒng)中增加新的模塊以實現外修采購的整個流程，并且不改變設備管理系統(tǒng)的現有使用方式。

2.2 系統(tǒng)功能介紹

根據用戶提出的需求，物資系統(tǒng)的外修采購流程劃分為申請審批、采購審批和驗收付費三大部分。為了方便將兩個系統(tǒng)的數據聯系在一起，物資系統(tǒng)中的申請和驗收部分必須依照設備管理系統(tǒng)中的外修申請即驗收流程進行設計。在整個外修采購過程中，系統(tǒng)必須可以直接生成采購申請表、驗收交接單和付款申請表，并提供這些單據的打印功能。

2.2.1 申請審批

在申請審批流程中，由主管部門提出申請，系統(tǒng)自動生成申請單號，申請人需要對申請的內容、申請原因、采購性質以及供應商等相關信息進行維護，維護完成提交部門經理審批，審批通過后，提交到財務采購部門。該條申請所處的狀態(tài)會清楚的在界面中顯示。在實施外修期間（即項目驗收前），主管部門可對該申請單中的項目進行追加。如圖1所示。

圖1 外修采購申請界面

2.2.2 采購審批

采購員要從申請中選擇要采購的項目，并選擇供應商，申請人推薦的供應商可以為采購員提供參考。當采購單數據比較多時，用戶可以根據申請人、申請日期及采購性質對申請單進行篩選查詢，如圖2所示。需要特別指出，在選定采購時，申請單的來源分為兩種，其一是物資系統(tǒng)中的申請；其二則引人了設備管理系統(tǒng)中的申請，采購員可以直接在物資系統(tǒng)中對這些申請實施采購，免去了原來通過紙制單據實施采購的方式，成功的實現了兩個系統(tǒng)的對接。

圖2 選定采購界面

確定采購后系統(tǒng)會自動生成采購單。如圖3所示。系統(tǒng)會根據采購員當天已生成的采購單數量，自動生成該申請的采購單編號（格式為YYMMDD－姓名－當日序號），在采購單界面中采購員需要對采購價等信息進行錄入并提交。如果是來自設備管理系統(tǒng)中的申請，當采購員確認采購后，系統(tǒng)會自動將采購單號、供應商以及采購價格等信息插入到設備系統(tǒng)對應的記錄中，并更改該記錄在設備系統(tǒng)中的狀態(tài)，這樣確保了申請人可以在設備系統(tǒng)中進行后期的驗收。為幫助后期付費工作的進行，用戶可以為自己設置付款計劃，當計劃到期時，系統(tǒng)會在登錄時自動提示。通過“打印”功能，系統(tǒng)可以自動生成采購單報表，不需用戶再手工填寫，節(jié)省了時間，提高了工作效率。

圖3 采購單界面

2.2.3 項目驗收及付款

在財務部門付款之前，項目的主管部門必須要對項目做驗收，對于同一項目申請（包括追加的內容）可分階段生成多次驗收，一次驗收對應一次付款，直至付款的金額和采購單總價相同。如圖4所示。

圖4 外修采購驗收界面

圖5 選定付款界面

選定付費后，系統(tǒng)自動生成付款單，如圖6所示。該界面中，用戶可以清楚的看出付款單對應于哪個系統(tǒng)中的申請。用戶在此需要對支付方式、支付金額、費用類別等信息進行錄入存檔。

圖6 外修付款界面

3 物資系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

通過東方海陸公司物資系統(tǒng)應用的實例可以看出，物資系統(tǒng)的應用大大減少了重復勞動，提高了工作效率。每一個人每一步的操作都會在數據庫中記錄下來，以便讓有足夠權限的人員進行查詢。以前，物資采購不及時影響了正常的生產，其信息的反饋往往是由用戶直接反映到物資管理部門。在使用物資管理信息系統(tǒng)后，信息反饋在系統(tǒng)上，比如一種物資從申請、采購、簽訂合同到出庫，各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)上一目了然，最大程度上避免了各種人為因素對生產的影響。當管理部門需要統(tǒng)計報表等數據時，可以直接從系統(tǒng)中導出相關數據并直接打印，既快速準確，又避免了人為統(tǒng)計可能會出現的錯誤，達到了事半功倍的效果。系統(tǒng)中對供應商的統(tǒng)一維護與管理，也避免了崗位人員流動所帶來的不便，實現了信息的透明化，為更好的管理企業(yè)資源提供了絕佳的平臺。

[1]高芳.企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā).當代經理人，2006-04-15.

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