ERP環境下如何加強會計監督

□

近年來，ERP系統在中國石化逐步推廣上線，使企業生產經營業務活動的運作更加流暢，實現了企業物流、資金流和信息流的“三流合一”。但ERP在給企業業務活動和會計工作帶來巨大變化的同時，也使會計監督面臨很多挑戰。會計監督如何適應ERP上線后的新環境，是當前應該盡快研究解決的一個現實課題。

ERP上線后會計監督面臨的挑戰

ERP系統上線之后，會計監督的工作職能面臨一系列的新挑戰。

一是企業大量的業務活動如生產、采購、銷售、人力資源等產生的會計憑證，直接由相應的ERP業務模塊的最前端產生，財務人員已經不再進行相應業務的會計錄入工作，而系統集成過來的財務基礎信息的準確性，主要依賴于業務部門內部的監督和自律，因此，在采購、生產、銷售和人力資源管理等業務前端環節出現了會計監督的缺位。

二是ERP系統強調標準化管理，而目前大多數企業采用的德國SAP公司開發的R3系統，其各模塊設置極為明細化，大大增加了會計監督難度。例如，ERP系統在物料管理方面設置了上萬個甚至幾十萬個物料號，會計科目方面的設置也是如此，不再設置總賬科目，而代之以各種業務對應的各種明細科目。如此一來，產生的憑證就比傳統會計核算情況下多出了很多倍，會計憑證上的信息也多出很多，會計人員的稽核監督工作難度較以往空前加大。

三是ERP是以業務流程管理為核心的管理信息系統，ERP系統上線后，出現了一系列全新的業務操作流程，財務、業務充分融合，原有的會計控制機制面臨著必須重新設定和優化的迫切需要。

四是ERP系統各模塊的復雜性和專業性對會計監督提出了更高的要求。ERP系統環境下，各部門的業務劃分為不同的模塊，甚至同一部門的不同業務也可能劃分成不同模塊，例如財務部門的業務就劃分成財務管理（FI）、成本管理（CO）、預算管理（FM）、資金管理（TR）等模塊，各個模塊具有很強的復雜性和專業性，使傳統的監督方法和崗位設置面臨著挑戰。

ERP環境下如何適應會計監督職能的新變化

企業會計監督要適應ERP環境的新情況，有效發揮其職能，主要應著力從以下幾個方面實現轉變：

1.實現職能管理向流程管理的轉換，拓寬監督責任鏈條。一是要建立完善業務流程信息管理責任體系。對分散在各業務流程上的會計信息相關崗位，要進一步明細各流程步驟、具體業務處理、監督復核的職責劃分，強化不相容崗位對會計信息的有效牽制和事前控制，強化財務部門對業務部門會計信息的監督管理。二是打破部門負責的管理體制，構建適應流程管理需要的運行機制。業務流程上的會計信息相關的崗位，都應納入財務部門業務考核，并通過完善會計信息責任追究機制、部門溝通機制、日常協調機制，突出財務部門對會計信息質量管理與監督的總管職能。

2.實現財務部門從事中、事后稽核到事前控制與監督的角色轉換。在ERP環境下，會計工作應延伸到企業經營管理的各個角落，財務部門不能只是參與其中的某一環節或被動地在事情發生之后記一個賬，而是應全面、全過程參與和引導企業各類決策，參與企業的各項經營管理策略的制定、執行、跟蹤和評估。財務部門可以通過ERP系統的計劃管理功能對企業各項資源進行整合，預測和控制企業的供應、生產、銷售、成本和費用。可根據業務部門提供的信息和自己收集的數據，運用ERP系統中管理會計功能如盈虧平衡分析、獲利能力分析、投資回報分析等，結合各種影響變化因素及其發生概率，在事前做出準確合理的預測，提高經營管理的直觀性和科學性，提高財務部門對企業經營管理目標實現的控制和監督能力。

3.建立財務部門與業務部門之間的業務操作管理機制，實現業務監督。在ERP環境下，原始會計資料由業務部門進行審核、確認、計量，并登錄ERP系統進行業務操作。在操作完成的瞬間，這些信息就會通過計算機網絡集成到財務模塊，自動完成財務賬簿登記。由于會計監督與會計核算密切相關，核算的內容就是監督的內容，核算的過程就是監督的過程，會計監督也應隨核算工作的轉移相應前移到業務部門，建立相關的操作管理機制，從源頭上控制會計信息的質量。財務部門一方面應對業務部門原始會計資料的真實性、合法性、合理性與完整性進行審核，另一方面應對業務部門錄入ERP系統的信息和形成的結果進行審核，對業務操作制度進行檢查評價，對業務操作過程的合規性、正確性、及時性進行監督并提供咨詢和指導。同時要建立財務部門與業務部門的信息交流管理制度，實現前端業務的實時監督。

4.調整崗位及職責，增強監督力量。在ERP環境下，財務部門的核算工作減少了，而對業務部門監督的工作增加了。因此，財務部門應對原有崗位及職責進行適當調整，減少核算型崗位，增加或加強管理型崗位。財務部門的崗位可以劃分為會計主管、信息收集輸入、信息稽核、報表管理、信息分析、出納、檔案管理、系統維護等。其中信息稽核崗位又可分為財務部門內部輸入信息稽核與對業務部門輸入信息稽核，以適應新前端稽核需要。同時，應加強財務人員對其他業務模塊的學習了解，增強對業務部門進行指導、監督、檢查的力量。

5．建立適應ERP系統要求的會計業務處理制度。除執行傳統會計中各項有效的賬務處理制度外，還要制定適合ERP系統運行的制度，這些制度的適用范圍包括財務模塊和其他業務模塊。比如月末結賬規定，其中包括各模塊業務處理標準和截止時間，各單位、各部門之間互供公用工程、勞務費結轉的截止時間，成本費用分攤程序運行時間，數據抽取和編制報表時間等。與傳統會計工作一樣，ERP環境下企業同樣要建立不兼容職務相互分離控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制等，還應建立職務輪換制度。

6、充分運用信息手段對系統運行過程進行監督。首先，要在系統業務流程中設置控制點，建立控制標準。對企業經濟效益有重大影響的環節，由財務部門在ERP系統信息流程中，對這些環節設置控制點，運用技術手段在控制點設定合理標準，由系統自動把關，對符合標準的信息系統自動確認，予以通過；對不符合標準的信息，根據其與標準的差異程度發出不同級別的報警信號或不予通過。采購與銷售應是財務部門重點監控的兩個環節。在采購環節，可以設置招投標確認項，由財務部門控制。在銷售環節，設置價格確認項和客戶信用額度確認項，由財務部門控制。其次，應在系統中設定預算指標控制，將企業的整體目標分解為具體的控制項目和明確的控制標準，落實到相應的責任單位或責任人，并量化置入ERP系統。在經濟業務發生時，系統自動將實際發生情況與預算指標進行比較，對經濟業務發生額偏離預算指標的項目發出報警、不予通過或提請有關機構進行決策，從而起到會計監督作用。