會展亟待信息化“脫貧”

21世紀是信息的時代，得信息者得天下，已是不爭的事實。目前，互聯網正以強勁的信息傳播能力，方便快捷的即時商務服務功能，成為商家獲取信息和服務的重要途徑。據UFI主席胡明峰介紹，2010年全球有80％以上的參展企業和組展商是通過網絡信息技術進行溝通的。電子郵件、企業網頁、電子支付手段和網絡身份安全認證等信息技術都已滲透到會展業的各個經營環節中，給會展業帶來了翻天覆地的變化。這無疑在告訴人們，在信息時代，誰掌握了信息就等于掌握了制勝了利器。

與國際水平差距大

展會信息化是指利用信息化技術管理展會各個環節的技術，建立主辦方、參展商和專業觀眾交換信息和互動的平臺。在展會的各個環節中加強信息化的進程和普遍程度，不僅加快和完善了展會的媒介功能，也促使展會服務內涵的拓展，為參展商和觀眾提供更多的方便。當然展會信息化并不是簡單的“電腦+網絡”，而是一場深刻的思想變革。

國外展覽會在信息化方面向來投入巨大，展出面積在5000平方米以上的展會項目中，85％都具備利用網站門戶來向客戶提供服務。例如展會資訊的發布都是通過展會的網上信息化平臺進行和完成，60％的展位銷售也是通過互聯網完成，專業觀眾則完全通過網上信息化平臺來注冊參會，參展商通過展會網上信息化平臺標準表格提交參展所需的各種資料，展覽會組織者還通過網上信息化平臺完成準確的觀眾數據收集和分析，不斷地通過網上信息化平臺為參展商提供更詳細準確的客戶資源。

例如，2011年3月1日開展的德國漢諾威國際信息及通訊技術博覽會，其信息化平臺為參展商提供了周全的服務，包括層位在線定制、市場宣傳策劃、服務商定向管理、新聞發布、各類文件下載等。博覽會還為專業觀眾提供了詳細的主題會議注冊，參展商名稱與產品檢索，互動展位圖指引、酒店在線預訂等服務。

相比之下，中國會展業的信息化水平相對落后。MeetExpoIn創始人叢遠華指出，目前國內會展業的信息化程度還處于一個非常原始的階段。據有關的市場調查顯示，目前國內2000多展會中，有主題網站，并能提供基本的業務和服務功能的只占5％，但應用層面操作復雜；35％的展覽會有網站，伹技術手段落后，專業性極差，僅能提供的簡單業務服務；而多達60％以上的展覽會只有幾頁簡單的靜態頁面，或根本就沒有網站，這與我國互聯網絡和會展行業的發展極不相稱。科學技術是第一生產力，把會展業的發展納入到依賴科技進步的軌道上來已是當務之急。

信息化促使會展升級

時間就是金錢，速度決定成敗。信息化提高了展會信息傳播的速度和廣度。廣州會展產業研究所所長劉松萍認為，信息技術的介入改變了傳統的信息傳播方式，提高了政府、會展場館、會展企業、參展企業四者之間的信息交流速度，在規范行業發展，推動產業升級，提高展會綜合競爭力等方面意義重大，

提供參考數據，有利于決策人員的正確決策。展覽面積，參展人數、層位等數據是評估一個展會優劣的重要指標，當然也是重要決策依據。由于我國還沒有權威的會展數據認證機構，因此虛假信息大行其道，嚴重侵害了參展商和觀眾的知情權。而展會信息化建設的目標正是為展會評估提供重要的參數，為參展商和觀眾選擇展會提供科學的依據。此外精確的展會數據使行業監管有據可依，有利于主管部門在多個項目中選優汰劣，為會展市場的科學化管理奠定基礎，在區域競爭中意義極為明顯。

提高參展效率，增加經濟效益，信息化的介入使展會各個環節上的信息收集和處理效率空前提高。例如，展會現場通過互聯網和計算機系統架構的現場信息查詢系統，可以迅速引導觀眾到達指定的展位，參展商查詢系統則提高了觀眾與參展商達成協議的效率。此外，現在的展會主辦方都推出了網上訂票、網上咨詢、網上預約和網上下載資料等服務。所以網絡的應用使主辦方、參展商和觀眾之間的聯絡手段從傳統的電話、傳真、信件中解放出來，降低了各方的投入費用，提高展會各方的經濟效益。

在信息化時代，如果一個展會不能充分利用信息技術來為客戶提供快捷優質的服務，那么將在激烈的競爭中被淘汰，這已是不爭的事實。然而當前我國的展會信息化卻存在這樣一個悖論，在一些人看來信息化似乎不是展覽的核心要素。因為許多奉土的展會都是由最初的小公司發展而來，往往三五個人守著一堆數據打電話就能招來展商，也就能帶來利潤，那么信息化還有什么必要呢?甚至許多有條件發展信息化的大型展覽公司，也在信息化的門口止步不前。正是會展企業對信息化的認識不足，直接影響了我國展覽行業的技術進步。

完美蛻變需意識先行

雖然與會展強國相比較，我國會展業的信息化進程緩慢，但是從發展勢頭和成績來審定，又是一番生機勃勃之景象。從技術上，我國會展企業并不落后，但在戰略意識上的差距仍需未來重點彌補。

會展企業要用信息化武裝發展觀念。之所以信息化程度不高， “罪魁禍首”便是落后的觀念。如同電子商務剛“出道”不被大眾所認同一樣，中國的商家同樣不明白信息化會給展會和相關的企業帶來什么，因此敢于吃“螃蟹肉”的人遲遲沒有成批出現，信息化的概念就出現灌輸不到位、普遍程度不高的不良后果，意識先行，與會展產業相關的企業和個人，必須充分認識到信息化的重要作用和影響，用以指導日后具體的展會活動。

強化政府引導。政府作為市場經濟的規劃者和調控者，在信息化的普及中應當擔負起引導的職能。因為會展業的信息化建設是一項耗資、耗物、耗人、耗時的工程，只有政府才有調配這些資源的權力。所以，在會展業信息化的進程中，如果能夠得到政府的鼎力支持，那么遇到的阻力便會大大削減，獲得事半功倍的效果。

軟件開發水平亟待提高。作為信息化的主要運作平臺，軟件開發的水平直接決定了展會信息化的水平。因此展軟件開發者要加強技術創新，深入了解展會運作的程序，站在用戶的角度來考慮功能設置和使用界面，生產出性能穩定、維護成本低廉、操作簡單和信息準確的展會軟件，以提高使用者對信息化的信心和積極性。

現代展覽業是一個開放的、競爭激烈的行業，行業要充分意識到信息技術對會展業帶來的變革和影響。近年來，盡管中國的會展經濟突飛猛進，從硬件到軟件都有了顯著的改善，但在信息化上與國外相比仍然“囊中羞澀”，會展業亟需信息“扶貧”是一個不爭的事實。但是我們也應該看到，自改革開放以來我國的信息化基礎設施建設成就巨大，為會展業的信息化進程鋪就了一條高速公路。現在我們所需要的就是更新觀念、緊抓機遇、整合信息資源，讓展會業早日實現信息“脫貧”。