西文期刊數據維護探討

【摘 要】 西文期刊數據維護包括現刊登到數據的維護、西文期刊題名變化的分析和機讀編目格式標準維護、出版標識項以及出版頻率的變化的維護等內容。加強西文期刊數據維護，應設立數據維護崗位，完善西文期刊數據質量控制規范和維護制度；建立信息反饋制度， 加強館內相關科室的業務交流和溝通，等等。

【關鍵詞】 西文期刊 數據維護 內容 建議

【文獻編碼】 doi:10.3969/j.issn.0450-9889（C）.2011.02.056

西文期刊具有連續出版和多種變化的動態特性，圖書館期刊的館藏也不斷調整、更新和積累，因而西文期刊數據具有不穩定和發展變化的因素，數據庫管理人員必須遵循書目數據規范化、唯一性、準確性、完備性、時效性、連續性的原則，對每種期刊進行不間斷的跟蹤和描述，及時充實和更新期刊的信息及館藏的變化。西文期刊數據維護是西文期刊數據庫質量控制不可缺少的環節，是圖書館一項重要的日常工作。筆者擬結合工作實踐對西文期刊數據維護的內容和策略進行總結。

一、 西文期刊數據維護的內容

西文期刊數據包括現刊數據和過刊數據，維護的內容很多，包括數據的補充、更新、替換、連接、合并、刪除以及修改和整理等。以下是實際工作中比較常見也是比較重要的幾項維護內容：

（一） 現刊登到數據的維護?，F刊登到書目數據的基礎是現刊訂購目錄數據，一般根據訂購目錄在管理系統中將訂購的品種逐條錄入，下一年則依據上年度的數據進行轉入，現刊登到數據轉入過程中有時會出現數據重復的現象，需及時甄別，刪除多余的數據；對停訂的期刊數據也要及時進行數據刪除；對新增品種進行新數據創建。如果出現諸如更名、版次改變、刊頻改變、?？?、分刊、合刊、休刊等情形， 需視具體情況對相應款項的信息進行修改保存。例如，廣西大學圖書館使用的北郵系統的登到模塊中專設有變更一項，在變更項中可以分別對刊名、ISSN號、訂購刊號、記錄控制號、重點級別、版別、刊頻、訂購份數、架位分配、館藏地點等期刊信息參數進行修改。對期刊的沿革情況也有繼承、被繼承、替代、被替代等款項供選擇，另備注一欄，可以進行靈活的標注和說明。

（二） 西文期刊題名變化的分析和機讀編目格式標準維護。西文期刊刊名變化比較頻繁，據統計，54.47% 的西文期刊刊名在10年內發生了變化，部分刊名變化2次以上。西文期刊刊名歷史沿革的著錄是西文期刊數據維護的一個重點和難點，它的翔實著錄可使一條題名記錄確定多個檢索點， 為讀者檢索不同時期的同一期刊提供多個檢索點，提高檢準率、檢全率。

題名的變化分為主要變化和次要變化。次要變化是刊名有小的改動或副題名、并列題名有改動，期刊內容沒有變，ISSN號也沒有變，對于這種情況，只增加變異題名， 增加246字段，該字段的主要作用是提供不同的檢索點和題名附注，246字段可重復。而主要變化則是正題名改變， ISSN號也改變， 應作為新的出版物處理， 創建新的紀錄，并分別在新舊記錄中的相關款目中予以揭示，主要涉及機讀格式著錄標準規范格式中的245（題名）、246（變異題名）、580（連續款目綜合附注）、780（先前款目）、785（后繼款目）字段。其中580 字段用以說明與連接款目字段（780、785） 相連的顯示常數不能精確表達的綜合關系；780、785字段是著錄期刊沿革信息的主要字段，其指示符值的準確運用能準確地連接目標文獻先前與后繼款目，說明相關文獻與目標文獻之間的沿革關系。780 字段是對正在編目的期刊與其前身出版物款目的連續，說明正在編目的期刊繼承了某種期刊；785字段是對正在編目的期刊的后繼款目的連續，說明正在編目的期刊被某種期刊接續。

（三） 出版標識項以及出版頻率的變化的維護。期刊正題名不變而改用新的標識系統， 在362字段$a輸人原標識系統第一冊和最后一冊的標識， 將后繼標識系統著錄在原標識系統之后， 用空位、分號、空位分割。

西文期刊的出版頻率經常發生變化， 在著錄中， 主要在310、321和008字段中反映出來。310著錄當前出版頻率， 321著錄先前出版頻率， 若有兩個以上321字段， 按最早至最近的年代順序輸入， 并在310和321的$b子字段輸入當前、先前出版頻率的日期。310字段與008定長字段第18～19字符位（FRE出版頻率和REG發行規律）相關， 它們根據310字段的信息給代碼。若出版頻率變化頻繁且無規律， 可在附注項用文字“Frequency varies”加以說明。

（四） 與電子資源的連接。目前各圖書館電子期刊所占的比重越來越大，為節省經費，一般訂購電子版本后，印刷版本即停訂，因而對電子期刊與印刷版期刊信息的關系揭示和數據連接是西文期刊數據維護的又一項重要內容。新增電子版本后，調出原印刷版機讀編目格式標準數據，在245字段增加$h（electronic resource），然后追加776字段即可與印刷版實現連接。另外，856字段（電子資源定位與檢索）是實現書目記錄與網絡電子資源的鏈接點，點擊書目記錄中的856字段可實現書目記錄與網絡電子資源的鏈接，查看遠程資源。如刊物的HTTP地址， 可將HTTP地址錄人856字段， 通過856字段轉到該刊網頁， 對該刊收錄的文獻或索引、文摘等進行查閱。而當點擊856字段中的$a館藏代碼信息時即鏈接到該館的館藏記錄部分， 從中可了解期刊在該館的收藏年代、收錄范圍、訂購情況，并可通過網絡實現遠程共享、文獻傳遞等。

（五） 館藏信息的更新。機讀格式著錄標準規范館藏大多在書目記錄中9**字段（地方使用字段）中設立一個字段表示，連續出版物的索引、增刊等附加部分也和館藏部分一并利用這一字段表達。如下載中心的書目記錄后，在記錄中增加920字段為館藏字段，添加本館的館藏信息， $a為館藏機構代碼，$b為索刊號，$i為實有館藏信息，$u為缺期信息，$z為館際互借方式。某刊停訂或?？瑒t修改館藏項，在館藏項加上停訂或停刊前最后一期的卷期號和年代?？兏钠诳暈樾驴?，修改先前刊的書目記錄館藏項。例如：v.1- 1968-表示連續收藏， 且無缺期的期刊；v.14-361979-2001 表示已停止收藏的期刊。

（六） 問題數據的實時處理。包括合并或刪除重復數據、修改錯誤的數據。期刊數據的建立和使用的過程實際是一個探索中逐步完善的過程。以廣西大學圖書館為例，廣西大學圖書館自動化集成系統自投入使用至今已有10多年歷史， 經歷了大規模回溯建庫工作和3個院校數據合并建庫工作，其中既有為適應流通及資產清查而進行的簡單著錄， 也有本館專職人員所作的詳細著錄， 還有套錄的共享數據。而且經歷了三校圖書館系統合并，由于各校區圖書館所沿用的系統不盡相同，書目數據的側重點也有所不同，加之系統合并時數據判重原則嚴格，使得重復的書目數據較多，如不及時合并，勢必造成數據管理的混亂。北郵系統的重復數據的合并，在編目系統的主書目管理界面下進行機讀編目格式標準歸并。

此外，在數據庫使用過程中還常發現如數據丟失，缺少機讀編目格式標準必備字段、字符，記錄控制號錯誤，條形碼錯誤，索刊號不一致，館藏地點錯誤，館藏數量、品種變化等數據問題。這些數據問題不論是在流通借閱和檢索查詢的時候，還是在期刊登到、驗收、整前處理等工作時發現，都應該第一時間登記并反饋給數據維護人員立即修正。

二、 加強西文期刊數據維護的建議

（一） 設立數據維護崗位，完善西文期刊數據質量控制規范和維護制度。館藏數據的質量控制和維護是一項長期的、復雜的技術性工作，應設立固定的數據庫維護崗位， 配備專業人員承擔數據維護的職責。建立西文期刊數據的審校與維護制度，制定數據維護計劃和實施方案，不斷完善和細化有關標準和規則，編制西文期刊機讀目錄著錄細則， 作為西文期刊數據庫建設和維護的標準。

（二） 建立信息反饋制度， 加強館內相關科室的業務交流和溝通。期刊維護不是單個部門或某個人的工作，期刊數據維護和圖書館各個部門相關聯，期刊采購、期刊登到、期刊編目、流通部門、咨詢部門、電子資源部門和計算機技術部門等必須通力合作，建立數據信息反饋機制，加強館內業務交流、溝通和協作。

（三） 加強期刊管理軟件的開發與完善。期刊的動態性， 對期刊管理軟件提出了較高的要求，軟件須不斷升級和改造。數據維護人員應積極與軟件商聯系，反饋軟件使用心得和改進意見，作為軟件升級改造的依據。軟件開發商應在充分了解期刊出版發行過程中可能出現的種種變化及圖書館期刊管理業務每個流程的基礎上，廣泛聽取用戶的意見，使期刊管理軟件向實用、直觀、靈活、穩定、安全、兼容、方便和功能強大的方向拓展，以適應期刊連續出版、復雜變化的不穩定特點，減少數據錯誤，確保期刊數據庫的質量和安全。

【參考文獻】

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【作者簡介】 張曉文（1968- ），女，廣西大學圖書館館員，碩士，研究方向：西文期刊的管理和開發。

（責編 吳 筱）