中小企業人力資源管理外包的動因\\風險及防范策略

　　摘要：中小企業經營范圍的特定性對人力資源管理提出了更高的要求，因此中小企業可借助外包規避自身人力資源管理短板，除涉度本單位核心業務范圍的人力資源管理內容，可以把其他非核心專業項目交由外部優秀的外包機構代理。文章通過對中小企業人力資源管理外包動因的研究，分離出人力資源管理外包的風險，進而提出防范策略，從而指導中小企業可以正確進人力資源管理外包。
　　關鍵詞：中小企業　人力資源管理　外包　風險　策略
　　中圖分類號：F240　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2011)02-218-02
　　
　　外包在90年代由國外傳入我國，并在大企業間風行起來。劉兵、郭彩云(2005)認為“人力資源外包是企業將一項或者某些項不涉及企業機密、人事方面的非核心人力資源管理工作，如制度設計、員工招聘、培訓與教育、薪酬、企業文化設計、福利等外包給從事該項業務的專業機構，以降低人力成本，實現效率最大化。”
　　近年來，政策大力扶持，中小企業發展迅速，數量呈幾何遞增，解決了眾多的就業人口。為突破中小企業規模、經營范圍的狹窄性，中小企業亟待引進優勢人才，發展其核心競爭力，所以其在人力資源管理方面更需要專業化且高效率的運作，但是我國人力資源管理專業人士稀缺，中小企業高薪聘請人力資源管理人才預期報酬率較低。目前國內的中小企業廣泛采用的人力資源管理方法是由本單位辦公室人員管理，專業化層次低，人事制度松散，中小企業人力資源管理效率亟待提高。那么快速提高人力資源管理效率，用專業化方法管理人事工作，最切合實際的方法是將本單位人力資源管理工作外包給外部機構，同時引導本單位辦公室人員向外包機構專業化學習。從傳統來看，企業外部的一些因素，如企業間競爭的加尉以及現代企業管理制度的建立等因素都推動著企業進行外包，但事物發展的根本動力是由其內困決定的，所以企業的內部因素直接推動著人力資源管理外包的發展。
　　
　　
　　一、中小企業人力資源管理外包的動園
　　
　　國內中小企業蓬勃發展，對人力資源管理外包的需求旺盛。具體分析主要源于以下幾種動因：
　　1.中小企業業務面較狹窄，現金流有限，經營領域有限，應將本單位優勢資源用于核心領域，拓展業務領域和范圍，提升核心競爭力。
　　2.中小企業規模有限，職員不夠，通常設立一人多崗，人力資源管理部門未設置，原擔任人事專員的是辦公室人員，引入專業性外包機構后，可引導負責人事的辦公室人員進一步學習專業管理知識，提升管理能力。制定適合自己的人力資源管理規劃。
　　3.中小企業多帶有家族氣息，管理模式隨意，引入外腦可以規范管理，統一照章辦事，遏制隨意的薪資、員工管理，促進管理工作的公正性。
　　4.由于中小企業規模小，資金少，外包不僅可以獲取專業服務，同時降低管理成本、舒緩資金壓力，克服規模經濟弱點。尤其日千人事費用增大，人力資源管理外包則可以降低日常管理費用，縮減管理成本，獲取更高的成本收益率。
　　5.中小企業的企業文化吸引力不足，加之工薪待遇不如大企業，在引進人才方面有所欠缺，必然不利于長遠發展，人力資源管理外包機構的加入，為企業吸引和留住優秀人才添加一股新的活力，積極引導企業專業化經營。
　　6.引入外包機構可以利用外腦，整合本企業優勢資源，調整中小企業人力資源管理職能方向，為中小企業提供更多戰略政策方向，為自身業務客戶提供更多優質服務。
　　7.隨著法律體系的健全以及民眾民主意識的提升，引入專業人事外包機構，可以有效控制違規風險，改進遵守法律法規的情況，提高員工滿意度。
　　
　　人力資源管理外包的優勢顯而易見，企業人力資源管理活動外包的過程中，由于企業外部經營環境復雜、對外包控制能力欠缺，實際外包效果通常不大理想，實踐中外包存在許多問題，外包風險依然很大，為確保人力資源管理外包過程不走樣，執行收益率高，有效提升中小企業人力資源管理能力，引導企業正確規避風險，提出應對風險策略。
　　
　　二、中小企業人力資源管理外包的風險分析
　　
　　我國市場經濟體制逐步完善，針對于中小企業，外包在國內尚屬新生事物，自身的不完善以及外部環境的復雜性，導致存在的風險性因素較多，對于中小企業人力資源管理外包來說，潛在風險可按照外包階段和外包項目分別列示，外包項目風險如表1所示：
　　外包基本分為三個階段，分別為外包決策階段，外包控制階段，外包評價階段。由表2列示。
　　1.外包決策階段。決策的失誤會導致外包的失敗。中小企業在人力資源管理外包的內容和深度方面缺乏判斷能力。外包意義不大的項目，會造成資源浪費。外包涉及企業機密的項目，會引發后續嚴重的后果。同時，中小企業如果將全部人力資源管理職能外包出去，容易造成內部員工心理與利益上的沖突，引起員工抵觸甚至是人才流失，與人才吸引戰略相悖，也會增加內耗成本。
　　
　　同時從經營環境來講，外包機構魚目混雜，良莠不齊，但中小企業的蓬勃發展，使得企業與外包機構供求不對稱，企業需要從中選擇一家負責任的外包機構，企業與外包機構是一種“委托—代理”關系，企業與外包商信息不對稱。企業與外包商博弈的結果是逆向選擇普遍存在，所選的外包商往往名不副實，不堪此任。對外包機構的實施過程，中小企業由于人力有限，存在監督缺位的問題，只能對外包結果進行評價，外包風險升級，有些外包機構容易滋生“本位主義”，甚至會出現惡意損害企業利益的行為。
　　2.外包控制階段。依據資源依賴理論。中小企業實施人力資源管理外包后將優勢資源專注于主營業務，長此以往，企業嚴重依賴外包機構，不利于本單位繼續接手人事工作。同時，外包商所制定的每項人力資源管理服務都是專門的、有針對性的。當資產專用性比較強時，企業和外包商互相高度依賴，交易費用也會隨之增加。而由于企業對外包商過分地依賴，喪失掉自主學習進步的機會，也錯過了很多創新發展的機會。信息的不對稱，使得道德風險不可避免。在實施人力資源管理外包過程中，外包商利用自己的信息優勢，容易滋生機會主義行為。對外包商提供的服務缺乏一個系統動態的評估體系，企業很難準確及時監督外包商的行為，外包商的努力程度和工作成效只能是最后跟合同相比對。但外包質量很難評估，合同結果要經過長時間的驗證，這樣給外包商提供了很大的投機空間。
　　3.外包評價階段。外包機構履行相關外包合同結束后，企業需對外包成果進行評價，如果雙方合作終止，在外包商接觸到一些企業機密的信息，這就意味著外包商有可能會將這些機密泄露給其他企業，用來謀取自身的經濟利益。或者在企業想終止外包合同時，外包商以此為要挾條件獲取好處。
　　由此可見，中小企業人力資源管理外包風險存在于外包實施的過程和各個項目中，盡管存在若干風險，但是只要采取有效的風險應對措施，就可以有效的降低和控制風險，進而得到良好的外包收益。
　　
　　三、中小企業人力資源管理外包風險應對策略
　　
　　在中小企業實施人力資源管理外包配置的過程中，要想充分彰顯優勢，規避風險，應在加強中小企業內部分析與評估的基礎上，精心策劃外包內容，選擇合適的外包項目，并簽訂周密詳細的外包合同；同時，在外包過程中，應制訂監管制度或規則，強化與外包機構的溝通與協調機制，最大可能地實現外包成效。在具體實施策略上，企業首先應進行內部分析和評估，對企業資源應有清醒的認識。在確定外包的需求過程中，首要應確定本企業核心業務領域，切忌為了減少人事成本，將包含核心能力的人才信息、“軟肋”外包出去。核心業務具有價值優越性、不可交易性。這一判斷的依據是看該核心業務資源是否能夠具有競爭對手難于模仿的獨特性同時信息外泄后，是否會造成外包機構“本位主義”等。在確定外包項目后，論證外包回報率與收益率，并將外包項目以及服務期限等外包內容向本企業員工公布，與員工交流溝通，避免排斥情緒。
　　在內部分析和評估的基礎上，進一步精心策劃外包內容。企業從全局出發，分析內部人力資源管理的現狀以及外包服務市場的發展情況，結合本企業的發展戰略和實際需要，來決定外包的項目。具體地說，通常要考慮以下問題：(1)這些項目不涉及企業核心業務；(2)這些項目是否具有較高的后期價值；(3)這些項目能否以最小的代價或成本順利外包并能取得較好的效果；(4)這些項目外包后，能否證實外包的可靠性、是否能體現本企業的文化價值等。一般而言，涉及本單位核心業務的人才資料要留在本單位。例如，對于某些高科技研發企業而言，研究開發人員的人事資料以及招聘方向可由本企業辦公室人員管理。
　　選擇合適的外包服務機構是實施中小企業外包的關鍵環節，好的外包機構可以保證更好的收益率，意味著更低的風險。在選擇外包商的時候，企業的最高決策層應聽取內部和外部專家的意見，這些專家至少覆蓋法律、人力資源、財務和需要外包的業務領域。在綜合各方意見后寫出詳細的外包程序，包括項目內容、階段性目標以及詳盡的員工需求等。然后根據企業的實際需求，從思想道德、工作經驗、專業技術力量、服務態度、管理能力等方面去審核、尋找最合適的外包機構。選擇的具體原則應包括：外包機構要管理層次合理，認同企業的管理理念，管理標準；在人力資源管理方面上有管理技能并卓有成效；懂得人力資源管理基本知識；業務能力得到社會公認；與企業在技術使用、資源共享等方面要有一定的合作基礎和空間。除了要綜合考察以上幾點外，還需要對外包商過去唧在的客戶進行調查了解，對外包的信譽、服務質量等進行測評，經過系統全面的分析之后，再慎重地選擇適合自己的戰略伙伴。
　　選擇合適的外包機構后，企業還要制訂詳細周密的外包合同。企業必須用具有法律效力的外包合同來約束外包機構的行為，有效降低外包風險。外包合同是雙方以后合作的基礎，也是維護這種合作關系的可靠憑證，直接關系到外包的成敗。通過談判形成的詳細周密的外包合同，主要內容應包括諸如企業外包的服務內容、外包機構的服務價格、雙方的職責范圍、合作的期限、工作進度、工作目標、工作評估與服務形式等。合同的內容應該條款分列，清晰明確，列明應急事項，確定應急程序和原則。具體情況視各企業背景以及外包項目而定。
　　為了提高外包機構的服務效益與保證其服務質量，企業需要制訂相關制度規章，間接監管與激勵外包機構。為了更有效地激勵外包機構，提高他們的服務質量，企業要保持對外包業務性能的隨時監測與評估，可以根據雙方簽訂的外包合同，定期或不定期地對外包機構進行跟蹤調查或間接約束，制訂一種類似企業中“風險，回報定價”的新合作機制，規定：如果外包機構不能實現其目標，外包機構受罰；如果外包機構實現并超過了目標，外包機構將分享企業的利益。在這種模式下，外包機構與企業風險共擔，收益共贏，是一種行之有效的激勵方法。實際上，正由于合作雙方有了互利共惠的利害關系，將促使合作更加緊密。
　　最后，在外包機構的服務過程中，企業要經常與外包機構進行溝通與協調，以管理促成效。企業要從單位整體利益出發，對外包機構的服務全程進行實時觀察、測評、督導，并悉心聽取員工意見和建議，隨時向外包商反映對他們的意見與建議，最大化外包收益，并進而提升企業人力資源管理能力，創新發展核心競爭