施工企業科技檔案信息化建設路徑的新思考

　　摘要：科技檔案信息化建設是企業科技檔案事業發展的必然趨勢，要正確認識企業科技檔案信息化的內在含義及作用，針對施工企業檔案信息化建設面臨的主要問題，從加快企業科技檔案分類標準化、管理信息化、保障安全化、隊伍人才化、資源開發化等方面進行了新的思考。
　　關鍵詞：施工企業　科技檔案　信息化　內涵　現狀　建設路徑
　　中圖分類號：G271　文獻標識碼：A　文章編號：1004-4914(2011)05-251-02
　　
　　在“以信息技術為先導的科學技術”迅猛發展的21世紀，信息化建設已成為衡量社會發展程度和科學技術水平的重要標志。推進科技檔案信息化建設是科技檔案事業發展的必然趨勢，也是順應潮流、適應時代發展的重要選擇。科技檔案信息化對于充分開發利用科技檔案信息資源，迅速、準確地為使用者提供所需的科技檔案信息，促進科學技術成果應用與傳播的最大化，將起到積極的推動作用。
　　
　　一、內涵探究
　　
　　科技檔案信息化是指綜合運用檔案管理學和信息科學的相關原理，以計算機數字化處理技術和網絡傳輸技術等現代化高科技手段，對科技檔案信息資源進行處理、管理、開發和有效利用。科技檔案信息化建設的基本內涵主要包括三個方面：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息網絡化。科技檔案信息化的作用在于：
　　
　　1、提升了科研成果轉化的利用率。科學技術的發展是連續的社會活動，科學研究離不開參考借鑒已有的科研成果。建立科技檔案信息資源共享體系，將科技檔案信息數字化、網絡化，使之得到有效利用，既體現了檔案“管理在于利用”的目的。同時也避免了科研的低水平重復，提高了科研成果轉化率和產業化率，產生了更廣泛的社會效果。
　　
　　2、提高了檔案信息利用的時效性。人工檔案信息加工的模式。即從文偉資料形成到開發“二次文獻信息”時間長。造成信息失去時效性，嚴重影響了科技檔案信息的應用價值。科技檔案信息數字化，可直接將各類電子檔案信息采集、輸入系統，對不同載體的檔案信息資源進行掃描、整合、縮微和數字化，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地形成二次文獻。
　　
　　3、增加了檔案信息的存儲量，實現了資源共享。一方面，現代科學技術發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，存儲密度比紙質檔案高出許多倍，大大增加了科技檔案信息的存儲量：另一方面，檔案信息數字化可對豐富的館藏信息資源進行重組、整理和組織，將原始科技檔案轉化成數字化信息，滿足授權范圍內的檔案利用者在調閱時不受時間、地域的限制，實現真正意義上的資源共享。
　　
　　二、現狀審視
　　
　　科技檔案信息化是一項全新的工作，在信息化建設的過程中將會遇到“數字信息存儲與利用，多媒體，網絡，用戶平臺，技術標準等技術問題”。而現實中施工企業的科技檔案信息化存在很多問題，無法適應21世紀企業科技檔案信息化的要求。
　　
　　1、標準規范滯后。目前，科技檔案數字化建設大都處在試驗和探索階段，但由于標準化推行不力，缺乏統一明確的業務性和技術性標準，再加上計算機軟件開發缺乏整體規劃性。在通用性、實用性等方面存在嚴重不足，缺乏系統管理和網絡技術的支撐，造成規劃要求不明確，軟件各異，兼容性差。數據庫的設計、修改不規范，數據標準難以共享，建成科技檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。
　　
　　2、安全存在威脅。如何在科技檔案信息資源的開發利用與安全保密之間找到最佳的結合點，是對科技檔案信息化工作提出的一大問題。科技檔案的保密性在信息化過程中受到信息網絡使用的挑戰，科技檔案信息系統也存在著安全問題，網絡上非法入侵的病毒和竊取、修改甚至偽造機密檔案數據等不安全因素，也使得檔案信息的安全保密受到嚴重威脅。“安全保障技術更新遲緩，主要表現在：有效的信息安全保障技術得不到較好的普及應用或者即使得到了應用也得不到度時更新。”
　　
　　3、人才隊伍緊缺。科技檔案隊伍建設由于受到原有基礎、總體環境和工作條件等限制，信息化人才緊缺：一是檔案隊伍信息化素質遠不能適應檔案信息化發展的需要。盡管目前檔案人員的信息化意識已大大加強。但由于缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，在技術基礎和操作技能方面十分欠缺；二是信息化建設需要的具有信息技術背景的專業技術人才嚴重不足，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。在很大程度上制約了檔案管理信息化建設的質量和速度，影響到信息化整體效果。
　　
　　4、管理程度不高。當今現代化設備不斷推陳出新，計算機管理逐漸進入檔案室。計算機主要是用于檢索，提高利用率，而許多單位尚未充分利用計算機機進行儲存。管理人員的素質也沒有能跟上現代化的發展。檔案人員不懂得計算機操作，無法充分發揮現代化設備的優勢，影響工作效率。
　　
　　5、利用檔案落后。企業科技檔案工作仍處在一般性的管理狀態，由于科技檔案受長期檔案工作保守性的影響，仍處在封閉或半封閉狀態，在如何正確處理開放與保密關系的這一問題上爭執太多，給科技檔案的利用工作造成很大的困難；提高科技檔案利用工作一直說法多，行動少。處于等待狀態。
　　
　　三、建設路徑
　　
　　國務院辦公廳要求“加強項目檔案工作。所有建筑項目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關規定，建立健全項目欄案。從項目籌劃到工程竣工驗收各環節的文件資料，都要嚴格按照規定收集、整理、歸檔。項目檔案管理單位和檔案管理人員要嚴格履行職責。對失職的單位和個人，要依法嚴肅處理”。建設項目施工檔案是項目檔案的重要組成部分，作為施工檔案形成和管理部門的建筑施工企業也應當大力加強項目施工檔案工作。
　　
　　1、標準體系化。標準規范是科技檔案信息化建設的基礎，是檔案信息化建設的重要保障和不可或缺的必要條件。科技檔案信息化標準規范主要包括三大類：即對電子文件檔案信息進行管理的管理標準規范、時檔案文件信息化處理的業務性標準規范和對電子文檔數據存儲、交換、加密系統軟硬件設施的技術性標準規范等。只有在建立上述有關標準規范的基礎上，才能使科技檔案信息化建設工作的有序發展。因此，有關部門必須加大制定信息化標準規范的力度，盡快出臺相關的規范制度和標準。對已經出臺的信息管理共用標準、紙質文件檔案管理標準和電子文件管理專用標準及規范加以不斷的完善和改進，使科技檔案信息的收集、整理、存儲、傳送和發布程序真正做到有規章可循，有制度可依。
　　完善檔案信息化建設標準體系，實現企業檔案信息的集成和共享標準是規范行為的準則，實行標準化是檔案信息化健康發展的重要保證。企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準，建立統一的信息采集、交換標準，維護數據的一致性、安全性，實現企業信息的高度集成與高效、安全傳遞，充分發揮企業檔案信息化的作用。
　　
　　2、管理信息化。科技檔案信息資源建設是檔案信息化的核心，也是檔案信息服務的基礎和前提。在科技檔案信息化建設過程中，一是要加強檔案資源建設的宏觀規劃與協調。注重科技檔案信息資源的開發，根據科技檔案事業發展趨向及科研需求，加快建設一個完善的科技檔案信息資源開發利用網絡系統：二是要快速、有效、有序、合法地開展館藏科技檔案信息資源數字化工作，大幅度提高檔案數據庫的信息量，實現公用信息平臺及開放目錄信息資源共享，提供開放科技檔案目錄網上查詢，提供部分科技檔案全文瀏覽服務：三是要加強科技檔案資源建設的理論研究，確立館藏科技檔案資源體系的建構原則與模式，努力向社會提供深層次的分析研究性的信息，提高科技檔案信息服務水平。
　　
　　3、保障安全化。信息化之后科技檔隸主要是以電子文檔的形式存在，構筑科技檔案信息安全保密體系就是保護電子檔案信息資源，防止未經授權或者偶然因素對電子檔案信息資源的破壞、更改及非法利用，以實現科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。保證科技檔案信息的安全，首先檔案管理人員必須增強保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍。嚴格審查，嚴格管理：其次，通過制定全面系統的管理制度。從系統建設、信息上網審批、密碼管理、涉密載體的保管、網絡的維護、檢查監督、獎勵懲罰等多個方面進行網絡管理和運轉秩序的規范；第三，通過采用多種網絡安全技術手段確保科技檔案信息安全可靠：對于敏感信息、秘密信息和重要數據，必須與互聯網等公共信息實行物理隔離；利用訪問權限控制技術保證包括電子文件信息在內的網絡資源不被非法訪問和非法利用；通過防火墻、進行安全掃描入侵檢測等。總之，“采用最新的信息安全保障措施，并對這些措施及時更新以保障檔案信息的安全性。”
　　
　　4、隊伍人才化。科技檔案是一門專業性強、技術性廣、內容豐富的一項專門事業，沒有一定的專業知識是搞不好的。要想做好這項工作，就必須培養有現代化管理頭腦的科技檔案工作人員，要求管理人員不僅應當有檔案學的知識。而且還要有自然科學、社會科學及專業知識；既有預測市場的信息頭腦，又有參與企業決策的能力。企業領導應當創造條件努力培養能夠掌握科學文化知識的人進入檔案事業的第一線。
　　
　　5、資源開發化。做好科技檔案開發利用工作。檔案的利用是檔案管理的最終目的。發揮科技檔案為企業的經營決策、生產運轉、設備維護、基建技改項目的設計。新產品、新技術的開發和試制等發揮其應有的作用，使潛在價值轉化為現實價值。
　　企業信息化建設中有一句話：“三分技術，七分管理，十二分數據”。信息系統的實施是建立在完善的基礎數據之上的，而信息系統的成功運行則是基于對基礎數據的科學管理，可見基礎數據的科學管理是企業信息化建設成功與否的關鍵之一。企業檔案部門集中、系統地保存了企業生產、經營管理的重要信息資源，是企業信息化基礎數據的匯集地和成品庫，因此企業檔案信息化是企業信息化的重要部分。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇，把檔案信息化納入其中，使檔案信息化與企業信息化同步發展。一方面，檔案部門要根據檔案管理的要求，對企業信息化規劃和建設提出檔案管理需求；另一方面要充分運用企業信息化的技術手段和網絡平臺。開展紙質檔案的數字化工作以及檔案管理和利用。
　　一套完整的科技檔案是一項科研活動從立項到研究到取得成果的全過程的詳細記錄。其中包含了課題立項的科技背景。科研人員的研究(設計)思路。關鍵技術，出現問題解決的方法，重要參數，操作工序和重要結論等。
　　檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源。檔案信息化使檔案資源能夠更方便、更快捷地為大眾、為市場所開發所利用，創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
　　
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