淺談檔案的利用和開(kāi)放

　　[中圖分類號(hào)]G273.5　[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A　[文章編號(hào)]1009－2234(2011)01－0156－01
　　
　　隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的轉(zhuǎn)型對(duì)檔案信息需求面的迅速擴(kuò)大，檔案利用工作出現(xiàn)了許多新的特點(diǎn)，如何運(yùn)用檔案利用信息，來(lái)發(fā)現(xiàn)檔案作為信息資源所產(chǎn)生的效果如何及客觀對(duì)這種信息的需求程度，研究并掌握檔案利用的基本規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案的科學(xué)管理水平，是目前工作面臨的一個(gè)重要課題。
　　
　　一、檔案利用工作的意義
　　
　　大力加強(qiáng)檔案工作，建立和發(fā)展檔案事業(yè)，其目的是為黨和國(guó)家社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)。檔案的利用工作，正是這個(gè)目的所賦予的具體任務(wù)。開(kāi)展檔案利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)，是檔案工作的方向。因此，檔案利用工作開(kāi)展得如何，能否準(zhǔn)確、及時(shí)、系統(tǒng)地提供檔案，最大限度地滿足國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要，這是衡量檔案工作是否堅(jiān)持正確方向，貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的標(biāo)志，是評(píng)價(jià)檔案工作好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)。
　　開(kāi)展檔案利用，提供服務(wù)，是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接體現(xiàn)，也是檔案工作聯(lián)系社會(huì)、服務(wù)群眾的紐帶。通過(guò)檔案利用工作，發(fā)揮檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用，使人們認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性，從而擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響，爭(zhēng)取社會(huì)各方面的廣泛重視和支持，給檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。
　　
　　二、檔案利用的方式
　　
　　(一)提供查閱原件
　　1.　檔案利用者在閱覽室查閱檔案原件，是對(duì)外服務(wù)的重要方式。閱覽室的好處很多。檔案是原始記錄，多為單份，有時(shí)在內(nèi)容上還具有一定的機(jī)密性。原件一般不外借，主要在閱覽室內(nèi)供利用者查閱。在閱覽室利用，便于保護(hù)檔案材料，避免遺失，降低毀損程度，延長(zhǎng)檔案壽命；便于及時(shí)周轉(zhuǎn)，方便調(diào)卷，供更多利用者使用，能提高利用率；有利于維護(hù)黨和國(guó)家機(jī)密，防止失密和泄密；有些研究題目，可不受原來(lái)提出查閱檔案數(shù)量的限制，查閱更多的不外借和沒(méi)有出版的檔案材料；利用者在閱覽室可利用視聽(tīng)設(shè)備、各種工具書(shū)和參考材料；閱覽室工作人員能隨時(shí)向利用者介紹情況，幫助擴(kuò)大線索，提供新的材料。總之，閱覽室很方便利用查閱原件。
　　2.　檔案原件暫借外使用，是檔案利用工作的又一種服務(wù)方式。檔案外借服務(wù)，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和一定的批準(zhǔn)手續(xù)。機(jī)關(guān)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)借閱本單位的檔案，必須進(jìn)行登記，履行簽收手續(xù)。外機(jī)關(guān)部門(mén)借閱檔案材料，要嚴(yán)格掌握，一般不外借，如確需外借者需持有介紹信，寫(xiě)明借閱人身份、借閱范圍、期限和使用方法，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能借出。借閱的檔案歸還時(shí)，要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查文件狀況，并在借閱登記簿上注銷(xiāo)，若發(fā)現(xiàn)文件損毀，及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)處理。
　　
　　(二)提供檔案復(fù)制件
　　檔案的復(fù)制件有兩種，一種是副本，一種是摘錄。副本，是指同一文件的抄寫(xiě)或復(fù)制本，反映原件的所有組成部分；摘錄是摘抄原件內(nèi)的段落，反映原件的部分內(nèi)容。可根據(jù)所需單位和利用者的不同用途，分別加以提供。復(fù)制的方法可分為手抄、打字、印刷、拍照和縮微復(fù)制、靜電復(fù)印等。檔案復(fù)制應(yīng)由利用者提出所需復(fù)制的檔案，并說(shuō)明復(fù)制要求、用途和數(shù)量，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能復(fù)制。檔案復(fù)制件必須和原件仔細(xì)校對(duì)，避免復(fù)制時(shí)遺漏和差錯(cuò)。
　　
　　三、如何做好開(kāi)放檔案的工作
　　
　　做好開(kāi)放檔案工作，一是擴(kuò)大開(kāi)放范圍，二是擴(kuò)大利用檔案的對(duì)象。具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
　　
　　(一)要進(jìn)一步解放思想，積極做好檔案開(kāi)放工作。
　　實(shí)行檔案開(kāi)放的方針，是我國(guó)檔案工作的一項(xiàng)重大改革，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步解放思想，以適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)檔案工作的要求。開(kāi)放的檔案大部分屬于歷史檔案，而這些檔案絕大多數(shù)不涉及黨和國(guó)家機(jī)密，需要控制的是極少數(shù)，一般都可以開(kāi)放，對(duì)此，不應(yīng)該存有疑慮。應(yīng)該加快步伐，積極創(chuàng)造條件，開(kāi)放一切應(yīng)該開(kāi)放的檔案，使開(kāi)放檔案工作向深度和廣度發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)注意正確處理開(kāi)放與保密的關(guān)系。對(duì)于不同的檔案，在開(kāi)放的范圍、對(duì)象、時(shí)間界限上都應(yīng)該有必要的區(qū)別，應(yīng)當(dāng)建立健全一整套的制度和方法?？傊?，開(kāi)放檔案，既要采取積極態(tài)度，又要把工作做細(xì)，防止失密、泄密。
　　
　　(二)積極扎實(shí)地做好開(kāi)放檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。
　　只有做好檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，才能更好地向社會(huì)開(kāi)放檔案。當(dāng)前的情況是基礎(chǔ)工作比較薄弱，若不加強(qiáng)就要直接影響開(kāi)放工作。所以，必須立足于積極創(chuàng)造條件，以狠抓基礎(chǔ)工作為突破點(diǎn)，合理組織力量，加速基礎(chǔ)工作的進(jìn)度，以便更快地向社會(huì)開(kāi)放檔案。具體地說(shuō)，應(yīng)對(duì)一些零亂的和根本無(wú)法查找的檔案進(jìn)行必要的整理；對(duì)一些不便于查找的檔案，編制必要的檢索工具；對(duì)準(zhǔn)備開(kāi)放的檔案進(jìn)行審查，分析檔案機(jī)密程度的變化，具體區(qū)分開(kāi)放和控制的界限，編制出開(kāi)放檔案目錄和控制利用的目錄?？傊?，要大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，采取多種形式，利用多種渠道，積極為檔案開(kāi)放做好準(zhǔn)備。
　　
　　(三)編輯、出版更多的檔案史料和檔案參考資料。
　　這是開(kāi)放檔案工作的組成部分，是開(kāi)放檔案的一個(gè)重要內(nèi)容。大力加強(qiáng)編研工作，不斷提高科學(xué)研究水平，將大大促進(jìn)檔案開(kāi)放工作。
　　
　　(四)提高檔案工作人員的政治文體素質(zhì)。
　　開(kāi)放檔案需要有一支政治思想水平高，科學(xué)文化素質(zhì)好，專業(yè)技術(shù)工作能力強(qiáng)的檔案干部隊(duì)伍。由于歷史檔案涉及到幾個(gè)歷史時(shí)期，內(nèi)容廣泛，涉及人物、事件、單位眾多，檔案又多是文言文，還有一部分滿文、蒙文、藏文和一些外文檔案。要做好這些檔案的開(kāi)放工作，就要有一支過(guò)得硬的隊(duì)伍。他們必須具備一定的政治思想水平，認(rèn)識(shí)歷史人物和事件；同時(shí)，還應(yīng)具備歷史、政治、哲學(xué)、古漢語(yǔ)等多方面科學(xué)知識(shí)；而且要掌握公文檔案基礎(chǔ)知識(shí)。還要有懂得滿文、蒙文、藏文及有關(guān)外文的人員，才能勝任開(kāi)放檔案的工作。
　　總之，檔案利用工作的重要作用正為越來(lái)越多的檔案工作者所認(rèn)識(shí)。檔案事業(yè)的發(fā)展需要我們不斷探索，以促進(jìn)檔案科學(xué)管理水平的不斷提