高校人事檔案信息化管理

　　高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率。
　　目前，很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。人事檔案管理人員的計算機僅局限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了在高校中，大量涉及教職工和學生的統計工作只能依靠手工完成，造成大量的重復勞動和人力資源的極大浪費。
　　針對我國該校人事檔案存在的諸多問題，我認為，應該從以下幾點進行解決：
　　一、高校的領導和檔案管理人員要轉變和更新觀念。一方面，學校領導要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供財力支持。另一方面，檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務意識，主動、及時地為學校的各項工作提供優質服務，學習和研究現代化管理技術，適應人事檔案信息化管理的需要。
　　二、政府和立法機構要修改和完善人事檔案管理制度。rG6nNoHPrmlBhe6yDI4fug==人事檔案信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護，因此，要加強法律法規和規章制度的建設。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。
　　三、開展人事檔案信息的數據化，要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。依靠計算機系統強大的存儲、檢索、匯總、統計等功能，我們可以將人事檔案中關鍵的信息作為數據錄入計算機中，通過成熟的檔案管理軟件實現數據的存儲、檢索和分析。隨著條件的成熟，我們可以利用網絡技術，開發出具有B/S架構的檔案管理系統，對整個學校的人事檔案進行系統、統一的管理。各類管理人員只須維護好與自己工作對應的部分人事檔案信息，統一存儲在服務器上提供全校范圍內的信息利用。要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整、準確，培養時時更新意識，要派專門檔案管理人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。
　　四、要做好人事檔案數據資料的保密和安全工作。在對各種信息資料進行嚴格界定的基礎上，一方面，要建立規范、嚴格、科學的信息化管理制度，從制度層面杜絕泄密及數據丟失的可能性。另一方面，要嚴格分配管理權限，定期備份，及時維護數據庫，從技術手段上保證數據的安全性及保密性。
　　五、提高高校人事檔案管理人員的素質。要實現人事檔案管理信息化，就必須有一批高素質的檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員，不但要有較高的政治素質和人事檔案管理的業務知識，而且，要有掌握現代技術、熟練運用高新設備管理的能力。
　　
　　（作者單位：河南省開封人民警察學校學生處來稿日期：2011-08-11）