關于檔案鑒定與銷毀的思考

　　摘要：本文通過對濮陽縣期滿短期文書檔案鑒定銷毀工作實踐的分析，提出了檔案完整性保存的一些想法和建議。
　　關鍵詞：檔案鑒定；檔案銷毀；完整性；思考
　　
　　2003年底，濮陽縣檔案局在全縣范圍內組織了一次期滿短期文書檔案鑒定銷毀工作，但工作進行極不順利，直到2010年7月才告一段落，至今，尚存一些遺留問題待解決。筆者自始至終參與了這項工作，并由此引發了一些思考。
　　
　　1檔案鑒定銷毀工作情況
　　2004年初，濮陽縣的7594卷期滿短期文書檔案，經基層單位和縣檔案局兩級鑒定后，移交縣檔案館擱置待銷。直到6年之后，又經再次鑒定，最后，銷毀檔案3340卷，延期保存檔案3230卷，仍有1024卷檔案處于待鑒待定狀態。具體情況如下：
　　1.1被延期保存的檔案的情況
　　1.1.1各鄉鎮移交的期滿短期文書檔案。這些檔案，多數是各行政村上報到鄉鎮黨委、政府的各種年度統計報表，歸檔時，誤定為短期保存，如延長為定期30年保存，也有相當一部分已保存期滿。對于這批應該由村級保存而未保存的歷史真實記錄，我們決定延期保存。但延長到什么時候，怎么確定所屬全宗，沒有找到標準依據。
　　1.1.2檔案工作恢復整頓期間剔除的檔案。上世紀70年代末、80年代初，重新整理“文革”前的鄉、鎮文書檔案時，將原檔案中的國家、省、市、縣四級黨委、政府及其所屬部、委、辦普發的文件一律剔除沒有整理，也沒有銷毀，一直擱置在鄉鎮檔案室。幾年前，濮陽縣五星鄉因保管條件差，而將這批檔案移交到了縣檔案館，這次也被納入了鑒定范圍。這批檔案多數是縣委、縣政府及縣直各局、委、辦在歷次政治、生產運動，如“反右”、“社教”（即“小四清”）運動中形成的有具體細節的檔案。它們完整地記錄了當時的歷史實況，各公社（鄉鎮）都完整程度不同地收集歸檔了，而文件形成單位卻沒有歸檔，因此，應該保留。可是，如果將全縣20個鄉鎮的這批檔案都整理進館，勢必造成大量重復，如果只接收整理一個鄉鎮的，明顯會造成檔案收集不全。如果延長其保存期限，應歸入哪個全宗，延長為何期限也難定論。
　　1.1.3“文革”期間形成的檔案。在鑒定期滿檔案和核查館藏檔案時驚奇地發現，1966年至1976年間10年的檔案“一刀切”式的奇缺，甚至有的全宗竟無一件檔案。筆者之一是親身經歷了“文革”全過程的人，“文革”期間，各機關、團體、社會組織都產生了大量文件，作為當時歷史的原始記錄，無可爭議地應該轉化為檔案保存。但由于種種原因，它們被排除在了檔案之外或被當做“黑材料”銷毀了。現在被收進短期檔案保存的這些文件，就顯得特別珍貴了，也被納入了延期保存范圍。
　　1.2待鑒待定檔案。經實踐證明，某單位關于某一事件、某一活動中形成的細節性檔案，記錄了某一社會活動的全過程，對歷史研究很有價值。卻按保管期限表被列為短期或定期10年保存，此類檔案應該怎樣處理，尚無定論。
　　1.3被銷毀的檔案。按照現行的保管期限表，有些期滿檔案經擱置后，并未明顯顯示出有繼續保存的價值。根據現行規定，我們進行了銷毀，但此舉正確與否，只有讓歷史去證明，因為檔案價值有可知的一面，也有不可知的一面。
　　
　　2幾點思考
　　2.1對檔案完整性的思考。對檔案鑒定，多數人都會自然而然地想到對檔案價值的鑒定。從歸檔鑒定開始，按照歸檔范圍確定哪些文件有保存價值，應該保存，哪些文件被認為無保存價值而不予歸檔。這樣一來，就可能有一批有價值的檔案被剔除而漏掉了。再按照檔案保管期限表，分別整理保存，人為地割裂了同一事項形成檔案的完整性。再經過進館鑒定，同一事項形成的檔案又因保管期限分隔在不同的檔案館、室。又經過期滿鑒定銷毀，一般工作活動中形成的和“大事”、“要事”中形成的一般的檔案，逐漸被剔除銷毀。按照這種檔案管理方法和標準，沒有一個單位的檔案能夠“完整”地保存下來，也沒有任何一項活動形成的文件材料，能夠完整地“永久”保存下來。永久保存下來的檔案只有一些“大事”、“要事”中的主要的、綜合性的、法規性的檔案。
　　實踐已經證明，由于歷史的局限性，人們不可能認識所有的檔案價值。因此，今天看起來是“一般的”、“小事的”，價值不大的甚至認為無價值的檔案，可能恰恰是最重要的歷史記錄。如，中共濮陽縣委全宗中的一件1948年柳格（現為清豐縣一個鄉）整黨培訓班的學員聽課簽到表，本不屬歸檔范圍。可是，這件被“誤存”的檔案，卻為落實豫政［1983］2號文件，為“建國”前參加革命工作，“建國”后經組織批準退職返鄉，現無固定收入的老同志確定國家干部身份，落實生活待遇起到了巨大作用。再如，濮陽縣五星鄉移交來的334卷在檔案工作恢復整頓時被剔除的檔案，正是當時縣委、縣政府及縣直局、委、辦沒有保存的歷史記錄。又如，這次鑒定的鄉鎮檔案中各行政村的統計年報表，正是行政村應該保存而沒有保存的永久檔案。由此可見，檔案的完整性保存非常重要。不僅一件檔案應保存完整，一個事件、一項活動、一個全宗的檔案也應保存齊全完整，只有完整了才可記錄歷史的全貌。因此，筆者建議：一個單位、一個地區、一個行業在工作活動中形成的文件，都要成套地永久保存起來，為現在和未來的利用者保留人類活動的方方面面的社會記憶。
　　也許，有學者會說，“完整性鑒定只能作為鑒定原則提一提”，或者說，“只是理想的愿望，很難成為檔案鑒定的實際內容”、“只要有不能‘有文必檔’的限制……，就不可能做到完整齊全”、“完整性鑒定根本不具備可操作性”。[1]筆者認為，世界上沒有絕對的完整，檔案的完整性同樣具有相對性。完整是相對于不完整而言的，檔案的完整性保存就是檔案文件的成套性保存。一份檔案齊全完整了，一個事件、一項活動中形成的整套文件齊全完整了，一個全宗、一個地區、一個行業甚至一個國家活動中形成的檔案都保存起來了，就做到了檔案的相對完整。因“歸檔范圍”、“保管期限”規定，一整套檔案文件被漏掉、剔除、銷毀了一部分，造成了整個信息記錄的不完整，就失去了檔案的完整性。完整性鑒定應該是通過檔案鑒定工作，把無故被剔除、漏掉的檔案收集補充齊全，把同一套檔案調整到一起永久保存起來。被鑒定剔除的只能是同一套歸檔文件的重份文件，同一事件檔案的重套檔案，或經鑒定與本套檔案無關的文件。把成套文件完整保存下來，與“有文必檔”是有原則區別的。
　　2.2對歸檔范圍和檔案保管期限表的思考。劃定歸檔范圍為檔案鑒定第一關，關系到檔案文件的存毀，如有失誤損失無法彌補。因此，要加強對歸檔范圍的研究，按照人們對檔案價值的最新認識和對利用需求的預測結果，適時修訂歸檔范圍，把有價值的檔案文件都劃歸范圍之內，使檔案完整保存程度不斷加強。
　　目前，我國的文書檔案保管期限表將保管期限定為“永久”、“定期30年”和“定期10年”三種，它與原來的和其他門類的永久、長期、短期沒有本質區別，只是改變了名稱，調整了保存年限。在這種標準下，人為地把同一套檔案分成了三部分。部分檔案保存期滿被鑒定銷毀，使同一套檔案數量逐漸減少，最后，細節性文件消失，只剩下綜合性、法規性和所謂的“大事”、“要事”檔案，歷史變成了無從考證的“骨架”式框架。事實證明，歷史記錄有了細節才真實，細節性檔案和今天看起來是“一般的”、“小事的”、價值不大的檔案，可能恰恰是將來全面反映歷史的重要依據。因此，建議：檔案行政管理部門在制定保管期限標準時，也要充分考慮文件的成套性，將成套內的檔案文件都定為永久保存，為社會保留完整的歷史記錄。
　　2.3整合檔案鑒定理論與方法，完善與調整檔案鑒定標準。檔案鑒定理論應該是一種方法論，離開了具體鑒定方法與相關標準，理論便會成為空話。在電子文件大量出現的今天，以“新職能鑒定論”為主要理論依據的間接鑒定法，解決了宏觀問題、前端控制和批量進行的鑒定問題，簡便易行，效率很高。而對后續鑒定（包括歸檔鑒定、進館鑒定、分級鑒定、期滿鑒定和開放鑒定），還需以“客體屬性決定論”為主要理論依據的直接鑒定法鑒定，用以全面把握檔案自身狀況及其屬性。但是，這種鑒定方法偏重于分析單份文件、單個案卷價值，卻可能忽略其存毀對相關全宗，相關館、室藏，乃至整個地區、整個國家檔案資源建設的影響，鑒定中，難以從客觀層次即整個社會或整個檔案館的視角去把握檔案的價值。故會將一些對將來社會有重要價值的檔案給以剔除或銷毀，破壞了歷史記錄的成套性和完整性。解決方法，可同時運用以“利用決定論”和“主體需求指導論”為理論基礎的需求預測法。根據人們對檔案的主體需求判定檔案的成套性價值，確定檔案的保存范圍，細化和調整檔案保管期限表，解決微觀鑒定問題。因此，建議在確定主體需求的基礎上，將微觀與宏觀視角并用，使鑒定工作盡可能地做到客觀、準確，把人類社會活動的原始記錄都完整地保存下來。
　　2.4收回或返還上下級互有關系的期滿檔案，是補充其檔案不足的有效方法。從濮陽縣鄉鎮期滿檔案的鑒定中發現，基層（如鄉鎮）檔案室保存的定期檔案中，有相當一部分是上一級機關（如縣委、縣政府及縣直各局、委、辦）檔案中缺少的細節性檔案。上級（如鄉鎮）保存的期滿定期檔案中，也有相當一部分是下級（如行政村）需要保存的永久檔案（當然，有的也可能是下級報來的重份檔案）。因此，筆者建議，把上級期滿的與下級有關的文書檔案有選擇地（非重份）返還相關下級檔案室，用以補充下級的檔案缺失。把下級由上級下發文件轉化的期滿檔案，有選擇地延長保存期限后，返還相關上級機關檔案室；或延長保存期限后，移交檔案館單獨保存，也是補充上級機關檔案缺失的有效方法之一。
　　
　　（劉東斌組稿作者單位：濮陽縣檔案局來稿日期：2011-08-16）