秘書國家職業資格培訓教材亟需規范

秘書國家職業資格鑒定是勞動和社會保障部于1998年推出的全國第一個權威的職業資格考試，考試內容以《國家職業標準秘書》和《國家職業資格培訓教程秘書》為依據。在標準方面，經過了1997年試行的《國家職業技能標準秘書》、2003年重新修訂版，再到2006年再次修訂、今天依然使用的《國家職業資格標準秘書》。而教材方面，由勞動和社會保障部中國就業培訓技術指導中心組織編寫與審定，參照標準的變化。歷經了由海潮出版社出版發行的《職業技能培訓鑒定教材秘書》(1999年版)、(2003年版)，到今天仍然使用的中央廣播電視大學出版社出版發行的《國家職業資格培訓教程秘書(基礎知識》和模塊化的《國家職業資格培訓教程秘書(五級)》(簡稱《五級秘書》，以下同例均用簡稱)、《四級秘書》、《三級秘書》、《二級秘書》五本書(2006年版)，教材一步步趨于合理完善。但是筆者在長期的職業資格培訓教學工作中，深感教材在某些例文的選用、體例的安排、知識的前呼后應等諸多方面存在不規范之處。筆者以現行的2006版教材為例，冒昧地指出這些瑕疵，以期在修訂本或新教材中得到改進，更規范嚴謹，以體現國家職業資格鑒定的權威。

一、《國家職業資格培訓教程秘書》中選用的有些例文不夠規范

以《四級秘書》為例。在文書擬寫與處理一章，行政公文請示的擬寫要點中:“標題一般不采‘申請’‘請求’等詞語，以避免與文種‘請示’在語意上重復”，可是在例文2中就用了“ⅹⅹ建工集團第一建筑工程有限責任公司關于申請對外承包勞務經營權資格的請示”，例文后的點評中也沒提及標題中用“申請”不妥，自相矛盾。而且此例文用了“特此申請，請批復”的結尾用語，雖然點評中談到了“請注意文尾的尾語”，但筆者認為這樣的例文對看書不仔細的學生很容易造成誤導。權威教材應以正面引導為主，比如可以以“以上請示，請予審批”等請示的規范結語作結。明明在《秘書國家職業資格培訓教程基礎知識》文書基礎一章，有“公文標題中除法規、規章名稱加書名號以外，一般不使用標點符號”(此乃《國家行政機關公文處理辦法》第十條公文標題的規定)，可是在批轉、轉發性通知的例文3卻用了“天倫公司關于印發《天倫公司發展規劃》的通知”、例文4用了“教育部國家語言文字工作委員會關于印發《普通話水平測試大綱》的通知”，這樣的標題顯然不合規范。在“會議管理做好會議的記錄工作和簡報工作”這一小節中，會議記錄的標題“一種是會議名稱+文種”，“另一種是文種”，會議記錄的正文結尾處“應另起行，寫明‘散會’并注明散會時間”。可是選用的會議記錄的樣式，標題為“飛翔公司項目會議”，沒有文種“會議記錄”，在結尾處只有“散會”，并沒有注明散會的時間。這樣的例文顯得隨意草率，不能有力支撐教材的理論部分。

二、體例的不合理之處

《四級秘書》的體例總的來說，分為會議管理、事務管理、文書擬寫與處理三個部分，比較明晰。其間每一種知識技能均按照相關知識、示例分析、工作程序、注意事項、相關鏈接這樣的模式編排。這樣編排的好處是可以把一種知識技能介紹得全面透徹，但在介紹有關聯的知識技能時就表現出明顯的缺點。比如在“事務管理辦公室日常事務管理印章和介紹信”這一小節中，既有管理印章的內容，又有介紹信的內容。學生學習的過程中，一般是先學完管理印章的內容，再學介紹信的內容。這樣的編排致使老師帶著學生不停地翻書，把斷開的知識內容重新銜接起來。類似的例子在“辦公室日常事務管理零用現金并辦理報銷手續”時也是一樣，而且教材中出現了明顯的錯誤，就是把零用現金的管理放到了另一技能“安排上司的差旅事務”中。另外教材在“辦公室日常事務完成上司臨時交辦事項”中全面、系統地介紹了文字記錄工作的方法、要求、工作程序、注意事項等，筆者認為單列出來也許會更好一些。

三、《四級秘書》在知識上沒有做到一脈相承前呼后應

《四級秘書》中有些知識技能的重合、關聯之處，教材在處理時顯得雜亂，給人以各自為陣的散亂感覺，沒有做到一脈相承前呼后應。比如在文書擬寫與處理一章，簡報作為機關、企事業單位、社會團體常用的一種日常文書，教材對其概念、特點、類型、擬寫要點作了全面詳細的介紹，其間簡報的特點是“簡、快、新、實”。而在“會議管理做好會議的記錄工作和簡報工作”章節中，談到會議簡報的要求是“真實準確、短小精悍、快、生動活潑”。會議簡報作為簡報的一個類型，雖然最終意思指向統一，但這樣求新求變的說法并不適合教材，只會給人玩文字游戲的感覺。又比如“會議管理安排會議值班”這一章節，教材結合實例介紹了會議值班內容、值班工作制度、值班工作任務、編制會議值班表等，很清晰。到了“事務管理安排值班工作”一節，教材用了很多篇幅，介紹了值班工作的任務要求、值班工作規范、工作程序、注意事項等。會議值班作為值班工作的一方面，二者之間是特殊與一般的關系，在編排及表述方面應該具有一致性。雖然二者主要內容一致，可是前后體系不一樣，表述有較大差異。教材同一知識點前后各成體系的編排，純粹是增加學生負擔，毫無任何現實意義。又比如關于文字記錄這種技能，在“會議管理做好會議的記錄工作和簡報工作”章節中有會議記錄的一套說法，在“辦公室日常事務完成上司臨時交辦事項”中又全面地介紹了文字記錄工作，而且是另一套說法，而在《秘書國家職業資格培訓教程基礎知識》速記中又有關于會議記錄方法的一套說法。這些知識本來該一脈相承前呼后應的，卻各說各話，叫人難以適應。

另外教材將公文函從內容的角度分為商洽函、問答函、請示批答函，并分別對應編入《五級秘書》、《四級秘書》、《三級秘書》。筆者認為函作為一種運用比較廣泛的文種，中級(四級)秘書應該是全面掌握的。況且從行文方向和寫作的角度，函可以分為去函和復函，而去函和復函寫作都比較模式化，只是具體內容不同而已。把請示批答函編入《三級秘書》，并不能代表一種高度。

筆者深知編寫這樣一套知識廣博的教材有很大的難度，但作為一本指導性的教材，縱使難度再大，也應該是規范嚴謹的，而上述的不規范、不嚴謹之處是很容易避免的。期待規范、嚴謹的《秘書國家職業資格培訓教程》早日問世，讓教師好教、學生好學，更能體現秘書國家職業資格鑒定的權威。

(作者單位:西南石油大學)