定制讓開會不再繁瑣

高效的會議是集中解決企業重大問題的一種方式，而繁瑣的會務工作是否能夠留給企業外部的專門機構來解決?

王碩是一家國有企業財務部一名管理人員，每年財政廳會對持有會計證、資格證的人進行新的會計準則培訓，老師可以自選，但是會務要自行組織，每次500人的培訓會只好選擇專門的會務定制機構來打理。

對于商務會議，你常常會覺得有一些什么樣的困難?

最大的困難就是選擇籌備會議的地方，而后就是跟會議地點管理人員的溝通和協調，如果有專業的人士推薦會感覺好一些，就像你出去旅游，你常常會問問旅行社哪個酒店比較好。

為什么會考慮到定制會議這項服務?

需要什么價位和場地，我們不可能每家酒店都會去看看，如果有一個機構能夠給予所有的經驗那就非常好了。另外一點就是對會場的布置和房間的協調，如果我們自己去安排，工作量會比較大。

定制都體現在哪些方面?

主要有一些客戶化的要求，如果你的會議是一個單純的授課、討論或者走訪之類，定制的機構會按照你的需求給你一個建議或者方案，什么時候入住和開會，何時走訪等等。以前自己組織沒有經驗，有時候上午就會去酒店報到，但是人家的房間并沒有騰出來，定制機構會提醒我們下午或者晚上去入住就比較好。

你覺得一個好的會議標準是什么樣的?

好的會議主要體現于內容，內容跟定制機構沒有太大的關系，在服務上應該是能滿足參會人員和組織者雙方的要求，有時候兩者的要求并不一樣，組織者會要求會場要到多少人、設備準備得如何，參會人員可能會考慮住的地方房間能夠朝哪個方向(笑)，或者食物的味道更好。

最大的問題是在靈活性上，因為你可能對會議的地點并不熟悉，光靠酒店，它只會對酒店內部的東西比較熟悉，如果一個酒店只能提供中餐，如果出現了西餐的要求，那么就無法得到滿足。如果有對周圍的環境比較熟悉的專業人員，這個需求很快就能得到滿足。

你非常不能容忍會議中哪個環節做得不好?

我不能容忍的就是會議無法按計劃實施，如果作為一個組織者，要求會議在早上八點進行，領導和到會者都已經就坐了，而會議室的投影儀和麥克風都沒有準備好，負責人也沒到，這一點最無法容忍。

其次就是房間的安排，如果付了酒店定金，到了酒店，無法騰出房間就比較糟糕了。有些會務定制機構會提供一些便利的服務:比如在進酒店前提前拿到房卡，為領導安排簽單等等。我們之前合作的一些會務定制機構，資源太少，來來去去還是那幾家酒店。而我們對空港之旅常常提出酒店車程、以及外帶高爾夫球場的種種要求，每次都能得到滿意的建議和答復。

你會事先預算成本嗎?

我們對會議事先都會有預算的，我會先把一個關，然后讓會議的定制者再做一個方案出來，但是原則是不能超過我事先的預算，具體項目的開支可以由他們自行增減和調配，空港之旅會列得非常清晰，同時他們還會給你一個浮動的預算，主要用于一些臨時的活動，比如安排外出的活動突然下大雨，臨時改成在室內集體看電影了，另外還有吃飯就是你無法控制有人多吃多喝一些。你會發現有經驗的會務組織者在這方面會控制得非常到位。

空港之旅:我們負責提供經驗

李娜是白云國際機場商旅服務有限公司下屬公司空港之旅的副經理，經她手承辦的會議不下百次，類型有產品研討會、訂貨會、培訓會以及各式各樣的企業年會等等，“如果是董事會，常常需要做一個U字形或者回字形的布置，有時候又會是正方形的回字形，有時候是劇院式的，有時候是客座式的，有的會是培訓式的，不同的會議類型會有不同的講究，策劃基調也常常會分成商務型、喜悅型和活潑型。”說起會議，這位經驗豐富的策劃者不由地侃侃而談。

做了這么多年的會議工作，李娜覺得空港之旅在會議的量身定做這一塊還是積累了不少的經驗，而依托的優勢，是以前在做訂房中心時與眾多的酒店建立的良好合作關系。

她覺得服務這些客戶區別僅僅在于與會者的檔次上，如果是一個內部人員的交流，會議的檔次自然要低一些。而誰將出席會議，誰是會議活動中的重要人員是非常重要的一個因素，“他們常常會決定一個會議的評價，這是我們做會務工作的人需要重視的。”李娜坦言，而她在充分了解了客戶的需求之后，提交給客戶的方案常常有好幾份。

李娜覺得會議的安排主要有會議地點、交通安排、會務籌備、特色餐食、休閑娛樂幾大塊，“選擇會議地點，首先面臨的問題是對會議休閑度假勝地資訊的收集和了解，包括會議設施設備、商務服務設施、食宿標準、價格標準、路程遠近等項目。然后在預算范圍內進行對比篩選。這是一項耗時而繁瑣的工作。”盡管如此，李娜還是會事必躬親。

中山大學管理學院是李娜的老客戶了，2003年中山大學管理學院EMBA的第一屆年會就是由李娜操辦的，當時有100個參會者，李娜自己的上司也在這屆學生里，之前大家在英國開了一個年會，也是找專門的服務機構，結果會務組織得并不好，與會者都很不滿意，校方有很大的壓力，回國后的年會準備在北京召開，院長找到李娜的上司開玩笑地說，“這次由你的公司來組織，組織不好，同學們罵你就行了。”

為了辦好這次會議，李娜專門赴北京考察了酒店，住宿酒店原本安排在一家四星級酒店京倫飯店，結果李娜到了酒店才發現這家酒店是接待日本旅游團隊的一家酒店，并不適合本次年會。恰好這家酒店旁還有一家建國飯店，服務和設施都很好，李娜還是不放心，特意咨詢了北京的同行，大家都說建國飯店比京倫飯店要好，于是李娜跟管理學院的院長建議將酒店地址改到建國飯店，后來會議舉辦得很成功，最終與會者們的機票也由空港之旅一并代訂。

定制會議中的繁瑣細節

會議團隊到達時，酒店的房間已經整理出來那是最好的，因為路途勞累，參會人員最想進入房間梳洗輕松一下。因此，作為會議策劃人，要充分做好會議團在12點前到達時能進入房間。空港之旅常常會讓客人在到達酒店前就能拿到房間鑰匙，無需經前臺辦理入住手續。

酒店已經爆房了，當客人還需要改房期和增加房間數量，這時候是比較麻煩的一件事情，如果前臺人員無法解決，需要迅速找酒店高層的管理人員來解決，這里常常會考驗一個會務定制機構與酒店方的良好合作關系。

為與會人員訂餐并不是一件容易的事情，所謂眾口難調，如果會程時間比較長，需要考慮新的就餐環境、價錢、口味等等，這項服務的綜合難度比較大，空港之旅常常會做大量的前期準備工作，如上網查詢，跟專業人士打聽或者實地考察等等，從而積累大量的經驗。

領導出席的一些活動常常是由下屬來買單，如果遇上一些外出的活動，比如打高爾夫球等，可是定制機構與球場不會太熟悉，空港之旅的服務人員要么先期把錢匯給球場，要么找到球場的高層事先溝通，再安排一個工作人員隨行，等領導打完球離開之后再把錢付上。