高校實驗室建設儀器設備采購管理系統的設計與實現

[摘 要]在對某高校實驗室設備處儀器設備采購管理系統進行詳細分析的基礎上將其設計為項目計劃制定、采購計劃編制、合同管理、付款管理、統計查詢以及校撥經費管理等六大模塊，選用Microsoft Vc++6.0和SQL Server2000作為開發工具，最終開發實現了高校實驗室設備處儀器設備采購管理系統。

[關鍵詞]管理信息系統 采購管理 系統分析

一、引言

隨著高等教育的發展，國家和高校自身的科研經費投入越來越多。而這些科研經費中大部分資金都是用來購買儀器設備。與此同時，對儀器設備采購的管理工作也應加強。依靠傳統的手工處理方式來管理儀器設備的采購數據，既難以做到及時性也難以保證數據的準確性。

為此，我們根據管理信息系統的相關理論和最新發展動態對高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統進行了研究。

二、系統分析

運用結構化分析方法，對高校設備實驗室處的儀器設備采購流程進行了調查，高校實驗室建設儀器設備采購管理的業務流程分析如圖1所示。

從業務流程圖上可以看出高校設備實驗室處的儀器設備采購管理主要有以下幾個方面的管理功能:

1. 項目計劃制定:首先將各學院根據學校下達的年度學科與實驗室建設經費額度申報的建設項目及相關內容導入設備處的項目庫中，處辦公室對申報的項目進行受理、匯總、歸類，然后將分類整理好的建設項目申請分送分管校長、教務處、學科學位建設處等相關部門。在分管校長主持下，相應職能部門審定建設項目及內容。設備實驗室處的處長對審定通過的項目進行審核，審定項目時將項目的控制金額與對應經費卡的余額進行比較，立項審定后不準修改，且生成采購計劃初稿交給采購計劃編制人員。

2. 采購計劃編制:設備科的采購計劃編制人員根據已審定的項目所生成的采購計劃初稿并結合實際具體情況來編制最終的采購計劃。實際中某些大型儀器是由若干個零部件構成，有時往往需要對這些零部件分批購買，這就需要對采購計劃進行拆分。由于各學院申請的項目中有相同的儀器設備，因此需對這些相同的儀器設備推薦同一供應商和執行人，這就需要對采購計劃進行組標打包。此外還可對項目的具體儀器設備選擇相應的執行方式，審核后的采購計劃不準修改。

3. 合同管理:合同是設備處根據已審核的采購計劃與供應商簽定的。因為合同是針對儀器設備簽定的，而一個項目可能包括多種儀器設備，或多個項目都含有同種儀器設備，所以一份合同可與多個項目對應，一個項目也可與多份合同對應，合同和項目之間是多對多關系。設備科根據采購員招標結果履行儀器設備采購合同。合同審核后，對應的采購計劃就相應地被執行，且審核后的合同不準修改。

4. 付款管理:付款管理包括合同付款管理和學院自購付款管理。合同付款管理主要是對合同的每批付款進行記錄，并減少相應經費卡的余額。學院自購付款管理是對學院送來的自購申報單進行核查，并減少相應經費卡的余額。

5. 校撥經費管理:設備處需要對學校給經費卡的每次劃撥進行記錄，并增加相應經費卡的余額。

6. 統計查詢:設備處的領導需要對儀器設備采購的各種相關信息進行綜合統計查詢，以便進行分析比較。

三、系統設計

1. 功能結構設計

功能結構設計主要是對系統的功能進行分解。功能結構圖就是按功能從屬關系畫成的圖表，圖中每一個框稱為一個功能模塊。高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統的功能結構圖如圖2所示。

2. 數據庫設計

本高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統嚴格按照第三范式[2]的要求來設計數據表，后臺數據庫名cggldb，該數據庫包含了8張表:經費卡表、學校劃撥經費表、建設項目表、建設項目明細表、采購計劃表、合同表、合同明細表、付款記錄表。

四、系統實現

1.開發模式選擇

我們選用C/S模式開發高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統，因為C/S模式充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到 Client端和Server端來實現，降低了系統的通訊開銷，而且交互性強、安全性可以得到可靠的保證。

2.開發工具選擇

我們選擇Microsoft Vc++6.0進行前臺軟件的開發，選擇Microsoft SQL Server 2000進行后臺數據庫的創建。

五、結束語

實現系統后，運用該系統對某高校的設備實驗室處儀器設備的采購進行管理，它加強了設備處信息的共享、提高了儀器設備采購管理工作的效率。但該系統只適用于局域網，所以在滿足網絡需求方面的不足是系統的一大缺陷，這同時也指出了系統今后改進的方向。

參考文獻:

[1]薛華成.管理信息系統(第4版)[M].北京:清華大學出版社，2003年

[2]薩師煊，王珊.數據庫系統概論(第3版)[M].北京:高等教育出版社，2003年