轉(zhuǎn)型期中小民營企業(yè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用分析

摘 要 本文分析了我國中小民營企業(yè)在轉(zhuǎn)型期信{息系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀)論證了中小企業(yè)開展信息系統(tǒng)項目的必要性和意義.信息系統(tǒng)的建設(shè)可以成為中小企業(yè)更新?lián)Q代，增強企業(yè)競爭力的強大武器。同時，本文重點論述了中小企業(yè)應(yīng)該如何建設(shè)信息系統(tǒng)，并結(jié)合有關(guān)案例加以闡述。

關(guān)鍵詞 中小民營企業(yè) 信息系統(tǒng) 企業(yè)競爭力 管理模式

中圖分類號:F273文獻標(biāo)識碼:A

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，民營企業(yè)也隨之不斷發(fā)展壯大，并逐漸成為國民經(jīng)濟的重要組成部分。另一方面，信息技術(shù)的發(fā)展與普及，為企業(yè)的發(fā)展叉注入了新的活力。企業(yè)信息化已成為提高企業(yè)管理水平和效率、提升競爭力的重要手段。我國大型民營企業(yè)基本引進并應(yīng)用了完善的企業(yè)信息系統(tǒng)，但是對于規(guī)模小、實力較弱卻占民營企業(yè)總數(shù)近95%的中小企業(yè)來說，其信息系統(tǒng)的應(yīng)用并未普及，信息系統(tǒng)項目往往也難以“輕裝上陣”，無急步實施。

一、我國中小民營企業(yè)發(fā)展的新狀況

對于中小民營企業(yè)來說，如今的市場異常殘酷。一方面，金融危機給中小企業(yè)特別是從事制造業(yè)的外貿(mào)企業(yè)帶來重大影響，市場很不景氣，業(yè)務(wù)明顯下降。銀行業(yè)的態(tài)度也變得更為謹(jǐn)慎，不會輕易放貸，企業(yè)資金來源受限，資金鏈條極易斷裂。在此次波及世界的經(jīng)濟危機中，中央曾先后下?lián)?萬億的資金投放市場，然而這4萬億資金卻很少直接流向中小企，致使“國進民退”的呼聲此起彼伏。另一方面，與前幾年比較，市場細分加劇，企業(yè)發(fā)現(xiàn)可以選擇進入的行業(yè)越來越窄，開辟新市場越來越困難，對于靠細分行業(yè)和市場策略來提升競爭力的中小企來說，如今的市場狀態(tài)無疑是制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。由此可見，中小民營企業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境不容樂觀。

同時，就民企內(nèi)部而言，中小民企多為家族型或合伙型。其本身所存在的所有權(quán)結(jié)構(gòu)單一，產(chǎn)權(quán)不明晰，決策程序不合理，組織機構(gòu)不完善等特性，也嚴(yán)重制約了民營企業(yè)的發(fā)展。而如今很多中小民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面臨著更新?lián)Q代、新老班子交替等問題，又將這些特性的缺陷帶來的矛盾變得更為突出。因此，中小民企的內(nèi)部機制亟待更新和調(diào)整。

有鑒于此，如今我國中小民營企業(yè)正面臨外部和內(nèi)部環(huán)境變化的雙重挑戰(zhàn)。

二、建設(shè)信息系統(tǒng)的必要性和意義

國內(nèi)外的實踐經(jīng)驗表明，民營企業(yè)的命運與前途主耍取決于以下三大因素:民營企業(yè)自身;為他們提供資金的金融機構(gòu):以及控制著政策和制度環(huán)境的政府。面對上述新形勢，越來越多的中小民營企業(yè)認識到，外部環(huán)境不可控制，想要生存必須靠自己的實力，從企業(yè)內(nèi)部抓起，進行卓有成效的內(nèi)部改革。而信息系統(tǒng)的應(yīng)用正是中小民營企業(yè)進行內(nèi)部改革，適應(yīng)外部環(huán)境的有效策略。

從根本上說，信息系統(tǒng)的應(yīng)用改變了信息傳遞的方式，加強了企業(yè)內(nèi)部之間，內(nèi)部和外部之間信息的傳遞，降低了信息不對稱的成本，從而促進了企業(yè)各個方面的改進與變革。具體表現(xiàn)在:

(一)促進企業(yè)營銷方式的轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)市場的需要。

市場是企業(yè)的生命線，迅速地適應(yīng)市場，并對市場需求信息做出反應(yīng)，及時推出適銷對路的產(chǎn)品是企業(yè)成功的關(guān)鍵。信息系統(tǒng)的建立能使企業(yè)在第一時間掌握市場的現(xiàn)狀與發(fā)展動向，獲取顧客需求，并預(yù)測市場未來，從而合理安排生產(chǎn)，制定科學(xué)的營銷戰(zhàn)略。

(二)促進企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞，提高效率，加強企業(yè)內(nèi)部管理。

現(xiàn)在，企業(yè)競爭力如何，很大程度上取決于企業(yè)對信息的獲取和處理能力。中小企業(yè)隨著管理幅度的增大，企業(yè)主往往會感到信息傳遞的速度在減慢，效率在下降。此時最好的辦法就是構(gòu)建或改進企業(yè)的信息系統(tǒng)。在生產(chǎn)管理模式上，信息系統(tǒng)使企業(yè)對生產(chǎn)能力的安排部分優(yōu)化，對專業(yè)分工的安排趨于細化;在財務(wù)管理方式上，倘融資手段和內(nèi)部財務(wù)結(jié)算方式實現(xiàn)了電子化，就能更有利于企業(yè)加強財務(wù)的內(nèi)部控制;在人力資源方面，信息系統(tǒng)能使企業(yè)在人力使用上更加合理、動態(tài)化、知識化，監(jiān)督激勵機制也更加科學(xué)化。同時還可為企業(yè)內(nèi)各成員重建信任與信賴關(guān)系提供信息支持，并減少了人為阻塞信息的誘因，促成了信息的流動。①

(三)信息系統(tǒng)的建立，促進了企業(yè)決策方式的轉(zhuǎn)變。

企業(yè)主通過信息系統(tǒng)可獲得足量信息，使其仍能通過高水準(zhǔn)的決策來維持企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)威地位，并通過其意志來控制和驅(qū)使企業(yè)最大限度地降低企業(yè)內(nèi)部，特別是管理高層由于內(nèi)部交易而發(fā)生的各種代理成本。同時，企業(yè)主通過該系統(tǒng)提供的信息并借助各種決策精英的幫助，仍可以做出有挑戰(zhàn)性的戰(zhàn)略決策來面對日益復(fù)雜、不斷變化的商業(yè)環(huán)境。②

(四)信息系統(tǒng)項目可以成為企業(yè)改革換代的強大武器。

接班人上任，急需得到企業(yè)內(nèi)部的認可。為此，可以讓接班人從事某些重大變革項目的領(lǐng)導(dǎo)來樹立威信。而信息系統(tǒng)項目就是一個很好的選擇，它不僅涉及企業(yè)的方方面面，同時對企業(yè)戰(zhàn)略運行至關(guān)重要。通過項目的實施，使接班人得到鍛煉，了解企業(yè)內(nèi)部運行自制，樹立良好的威望和信譽。

三、中小民營企業(yè)信息系統(tǒng)實施發(fā)展?fàn)顩r

近年來，我國中小企業(yè)信息化雖然有了—定程度的發(fā)展，但總體來說還處于起步狀態(tài)。多數(shù)企業(yè)還停留在購置幾臺計算機，使用財務(wù)、辦公自動化軟件上;局域網(wǎng)的運用也僅僅停留在信息共享領(lǐng)域，并沒有滲透到生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。大多數(shù)企業(yè)沒有構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，核心業(yè)#8226;務(wù)流程的信息化水平總體較低。

現(xiàn)在，很多企業(yè)認識到信息系統(tǒng)對企業(yè)發(fā)展的重要性，并開始著手開展信息系統(tǒng)項目，但是由于種種原因，困難重重，項目不能輕裝上陣，很多企業(yè)被迫停止項目。主要困境如下:

(一)一味“跟風(fēng)”，項目沒有周全的規(guī)劃，從而導(dǎo)致引進的信息系統(tǒng)并不能完全滿足企業(yè)的需要。

在跟風(fēng)的情況下，很多民企盲目開展信息系統(tǒng)項目，表面上是引進了一套信息系統(tǒng)，實際上引進的只是其中的凡個模塊。在運行中，軟件系統(tǒng)化程度不高，僅僅是其中某些模塊是有效的，另外的部分以及其他的配件卻跟不上。即使是資金充足的企業(yè)引進了完備的系統(tǒng)，往往很多功能都不適合企業(yè)要求或者多余，無法充分利用，從而導(dǎo)致資源的浪費。

(二)項目不能得到企業(yè)內(nèi)部的認可。

絕大多數(shù)民企的老板和決策層的資本積累是一點點積累起來的，所以他們對錢看的很重，但他們普遍對系統(tǒng)化認識不夠。信息系統(tǒng)涉及到設(shè)計、生產(chǎn)、采購、物流、商品、銷售、售后、財務(wù)等各個部門，系統(tǒng)的實施會有—段較長的適應(yīng)期，有時會長達3～5年。信息系統(tǒng)需要大量的資金投入，但是巨大的投入短期卻不能達到企業(yè)預(yù)期效益的提高水平，使企業(yè)對項目產(chǎn)生懷疑。于是很多企業(yè)決策層中途放棄信慮、系統(tǒng)項目。

另一方面，信息系統(tǒng)帶來企業(yè)生產(chǎn)、管理等機制的轉(zhuǎn)變，容易讓員工產(chǎn)生抵觸情緒，觀念沒有#8226;改變，學(xué)習(xí)成本大。很多員工寧愿采用熟悉的人工操作，也不愿意運用信息技術(shù)。這就使信息系統(tǒng)的運用效果大打折扣。

(三)缺乏專門的信息部門和信息人才。

大部分中小企業(yè)都沒有實力自主開發(fā)信息系統(tǒng)，往往采取軟件外包的形式。所以在開展項目前，企業(yè)內(nèi)部沒有專門的信息人才進行規(guī)劃和需求溝通;項目實施后，也沒有專門的人才進行系統(tǒng)的維護和改善。個別民營企業(yè)雖有獨立的信息機構(gòu)，但人員少且設(shè)備差，制度不健全，變得無所作為。由此影響和阻礙了信息系統(tǒng)在企業(yè)中的實施和發(fā)展。

四、我國中小企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)

(一)宏觀層面。

宏觀上，要了解國家政策，充分利用目前國家對企業(yè)信息化項目的支持。

2010年全國I業(yè)和信息化I作總體部署中“八大任務(wù)”強調(diào)，全面落實促進中小企業(yè)發(fā)展的政策措施，不斷優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。推進兩化融合向縱深發(fā)展，促進社會領(lǐng)域信息化。繼續(xù)從企業(yè)、行業(yè)、區(qū)域、三個層面推進融合工作。支持一批試點示范企業(yè)和項目，帶動企業(yè)信息化上水平，深化基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的中小企業(yè)信息化服務(wù)。

企業(yè)可以抓住此良機，獲得國家的政策性外部支持，推動企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)。

(二)微觀層面。

微觀上，企業(yè)要將信息系統(tǒng)項目看作是一個規(guī)劃、實施的全過程，同時也要進行內(nèi)部改革，確保項目的成功實現(xiàn)。

l、明確建設(shè)什么樣的信息系統(tǒng)，并做好總體規(guī)劃。

首先要明確建立信息系統(tǒng)的目的在于，通過改進管理決策的質(zhì)量提高企業(yè)的績效。其核心在于符合企業(yè)發(fā)展的需要。有效的信息系統(tǒng)通過收集、編輯、存儲、歸納和展現(xiàn)信息而回答重要的經(jīng)營與戰(zhàn)略問題。信息系統(tǒng)的核心是一個包含對管理者很重要的各種文件和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫。

在諸多子系統(tǒng)中，應(yīng)注重首先選取那些使用效果明顯又易于開發(fā)的子系統(tǒng)。其運行效果會增強民營企業(yè)推進信息化的信心，然后再根據(jù)企業(yè)的需要完善信息系統(tǒng)。在這一過程中，與系統(tǒng)開發(fā)單位的溝通尤為重要，企業(yè)需要將自己對系統(tǒng)的功能要求準(zhǔn)確詳細地傳遞給開發(fā)者，并隨時保持溝通，這樣使系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)變化的業(yè)務(wù)發(fā)展要求。

另外，應(yīng)特別側(cè)重于營銷的信息系統(tǒng)建設(shè)。

根據(jù)藍徹斯特法則④:只有0.5%的大公司可以實行“強者的策略”。其余99.5%的中小企業(yè)，必須實行“弱者的戰(zhàn)略”，實施小范圍作戰(zhàn)，注重近戰(zhàn)。重視正對最終顧客的直接銷售，與顧客保持良好的關(guān)系，重視顧客介紹顧客的效應(yīng)，減少間接部門的人員，為銷售部門配置更多的人員是整合營銷傳播的階段之一。

因此，中小民營企業(yè)想在近戰(zhàn)中獲勝，就必須在設(shè)計信息系統(tǒng)時，要特別注重開發(fā)側(cè)重于營銷的信息系統(tǒng)。根據(jù)唐舒爾茨的觀點，這個階段，企業(yè)應(yīng)該組織運用信息技術(shù)的力量與潛能提高整合績效。技術(shù)的運用會以三種方式發(fā)生:第一，運用一個或多個數(shù)據(jù)庫來獲取、存儲并管理客戶與潛在客戶的相關(guān)信息，尤其是關(guān)于他們對公司經(jīng)濟價值方面的信息;第二，利用新技術(shù)改善給客戶、潛在顧客與其他目標(biāo)對象傳送信息的方式和時間;第三，利用電子傳播來促進客戶信息在內(nèi)部的散布，并讓各個業(yè)務(wù)單位了解公司上下的營銷與傳播的狀況。因此，中小企業(yè)可以通過諸如會計、工薪、ERP和電子商務(wù)等信息系統(tǒng)自動化企業(yè)的生產(chǎn)與服務(wù)過程，提高企業(yè)資源的綜合利用率，達到以最快的速度和最低的成本，讓客戶獲得更多的價值。這些信息系統(tǒng)能夠提供來自企業(yè)環(huán)境的許多信息，特別是那些直接與客戶進行交流的信息系統(tǒng)，是企業(yè)主獲得戰(zhàn)略性信息的重要途徑，也是建立信息系統(tǒng)的重要任務(wù)。

2、獲得老板和決策層的支持是項目成功的前提保障。

日本藍徹斯特經(jīng)營株式會社社長竹田陽一指出，在商場中，99.5%的企業(yè)都是中小企業(yè)，對于中小企業(yè)來說，公司業(yè)績的98%都是由老板的戰(zhàn)略實力決定的。由此可見，老板的力量對中小企的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

目前多數(shù)中小民營企業(yè)老板已認識到信啟、系統(tǒng)對企業(yè)的重要性。但我國的現(xiàn)狀卻是，很多民企老板都是白手起家，靠艱苦奮斗成就事業(yè)的人，總體科學(xué)文化素質(zhì)并不高。他們對科技的了解并不深亥吐。換句話說，即使很多企業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)主對于像信息系統(tǒng)這樣需要 時間才要見到效果的項目，無論從其觀察視角，還是從知識理解程度都是遠遠不夠的。國企或大型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)高層大多數(shù)都是高級人才，從知識層面和遠見卓識上都是很優(yōu)秀的。相比而言，民企在這一點上都有很大差距。民企決策者的這一特點決定了企業(yè)對信息化推進的決心、意志和追求的目標(biāo)以及所愿意動用的人力和物力常常是有限的。因此，信息系統(tǒng)項目實施前一定要獲取領(lǐng)導(dǎo)層的長期支持，并讓他們深層次認識到信息系統(tǒng)的性質(zhì)和特性以及對企業(yè)的長遠戰(zhàn)略意義。

3、推動業(yè)務(wù)流程重組，促進企業(yè)流程優(yōu)化。

一個企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都是動態(tài)的，很難指望一個業(yè)務(wù)流程符合某種標(biāo)準(zhǔn)就不再改變。這種特點在發(fā)展中的中小民營企業(yè)表現(xiàn)尤為突出。部門在擴大，業(yè)務(wù)在復(fù)雜化，流程也會發(fā)生改變。#8226;因此，在實施信息系統(tǒng)項目之前，首先要對業(yè)務(wù)流程重組。在企業(yè)系統(tǒng)外包過程中，要盡量避免由于企業(yè)流程大規(guī)模的變動而推倒重來，以致浪費大量人財物力。

4、信息系統(tǒng)應(yīng)用與改進企業(yè)文化并行。

信息化的背后實際上是管理思想與理念，是企業(yè)文化在升級，在革命。如果把企業(yè)看做一個生命體，企業(yè)文化就是這個生命體的基因。轉(zhuǎn)型時期，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不僅要對于企業(yè)文化現(xiàn)狀有清醒認識，而且注重對于企業(yè)文化基因的集成和再造。當(dāng)企業(yè)文化基因本身具有某種缺陷或者不再適應(yīng)外界環(huán)境發(fā)生的巨變時，再造企業(yè)文化基因就成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在企業(yè)轉(zhuǎn)型時期必須接受的挑戰(zhàn)。轉(zhuǎn)型時期的企業(yè)往往既要克服自身的文化基因缺陷，叉要主動適應(yīng)外界環(huán)境的變化，需要在傳統(tǒng)與現(xiàn)代、封閉和開放、務(wù)虛和務(wù)實、分散與整合、守成與創(chuàng)新之間做出抉擇或科學(xué)平衡，必要時可再塑文化基因。⑤

我國中小企業(yè)主要是依靠大量的人力勞動，采用傳統(tǒng)的管理方式。如果只靠諸如信息系統(tǒng)等硬件方面的改造，企業(yè)文化軟實力沒有跟上，也會導(dǎo)致上述各部門不能協(xié)調(diào)配合，企業(yè)員工不愿意運用信息系統(tǒng)等狀況。中小企業(yè)倘要轉(zhuǎn)變文化基因，可以通過重新組建和調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部機制配合信息系統(tǒng)加以實施，包括組織上的調(diào)整、人力資源的佩服、考核機制的配套等等，而且自上而下都要努力實踐。另外，加強職工對信息系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)，讓員工適應(yīng)信息系統(tǒng)帶來的高效率的變化，從觀念上改變企業(yè)員工對信息系統(tǒng)的認識。

5、組建信息技術(shù)隊伍，提供技術(shù)支持。

為確保信息系統(tǒng)的成功實施，組建信息管理部門是必要的。如果沒有最基本的人才技術(shù)線，想開展大規(guī)模的企業(yè)信啟、系統(tǒng)項目，就如平地起高樓。即使采用軟件外包，在今后信啟、系統(tǒng)的運行和維護中都需要專業(yè)的IT人才。這就要求民營企業(yè)通過加強人才培養(yǎng)、技術(shù)交流合作等方式來造就一大批精通專業(yè)知識，具有強烈的創(chuàng)新精神和實踐能力的專業(yè)隊伍，來推動民營企業(yè)內(nèi)部信息化改造。□

注釋:

①白加德，張元潔.信息技術(shù)與民營企業(yè)管理理念的適應(yīng)性變革.生產(chǎn)力研究，2006(01)∶205～206.

②潘曉曉.基于關(guān)系資本的民營企業(yè)管理模式選擇研究.南京師范大學(xué)，碩士學(xué)位論文.

③尹雙興.利用IT技術(shù)提高我國民營企業(yè)競爭力分析.科技信息，2009(27)∶303.

④運用藍徹斯特法則的要素之一:強者與弱者的差異，Ell實力弱小的公司在戰(zhàn)略上應(yīng)以—對—為中心，創(chuàng)造單打獨斗的戰(zhàn)略區(qū)域和戰(zhàn)略性產(chǎn)品，避免以所有產(chǎn)品和所有區(qū)域為目標(biāo)。選定特定的階層對象，展開局部戰(zhàn)丬，以點的反敗為勝，連線為面，取得最終勝利.

⑤吳海寧，孫繼偉.在危機中轉(zhuǎn)型求生——企業(yè)戰(zhàn)Ⅲ各轉(zhuǎn)型的六項原則.企業(yè)研究，2010(02):60€$P63.

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[2]白加德，張元潔.信息技術(shù)與民營企業(yè)管理理念的適應(yīng)性變革.生產(chǎn)力研究，2006(01).

[3]潘曉曉.基于關(guān)系資本的民營企業(yè)管理模式選擇研究.南京師范大學(xué)，碩士學(xué)位論文.

[4]封面報道.IT建設(shè)晚起未必環(huán).信息系統(tǒng)工程.

[5]尹雙興.利用IT技術(shù)提高我國民營企業(yè)競爭能力分析.科技信息，2009(27).

[6]吳海寧，孫繼偉.在危機中轉(zhuǎn)型求生——企業(yè)轉(zhuǎn)型的六項原則.企業(yè)研究，2010(02).

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[8]邱燕娜.娜其爾日化:EPR實施成敗在一念間.中國信息產(chǎn)業(yè)網(wǎng).