對新時期高校基層學院辦公室工作的思考

摘要隨著高等學校辦學規模的擴大、辦學層次的提升、辦學水平的提高和內部管理體制的不斷深化，高校基層學院辦公室所承擔的任務也隨院系職能的延伸而不斷變化。只有與時俱進、開拓創新，并針對實際工作中存在的問題，在工作職能、工作思路、管理制度和手段等方面創造性地開展工作，才能使高校基層學院辦公室進一步發揮承上啟下、協調左右、聯系內外的作用，充分體現其在高等學校管理系統中的重要地位和“窗口”職能。

關鍵詞高校 辦公室工作 思考

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

隨著我國高等教育事業的快速發展和高教體制改革的不斷深化，高校辦學規模不斷擴大、辦學層次穩步提升，高校的院系規模也在不斷擴大。不斷提高辦學水平、走內涵發展之路、辦人民滿意的教育成為高校發展的主要方向。高校基層學院辦公室在高校基層組織體系中占有重要位置，作為學校基層學院的綜合辦事與服務機構，具有承上啟下、協調左右、溝通內外的職能，是展示學校管理水平和精神風貌的重要窗口。如何緊緊圍繞學校的中心工作，促進院系工作更好更快地發展，是擺在高校基層學院辦公室面前的主要任務。高校基層學院辦公室應該在新形勢下，努力為本學院的教學科研服務，為培養和造就眾多的四個現代化所需要的人才服務，不斷加強和改進基層學院各項工作，為提升高校教育教學水平、人才培養質量和管理層次發揮作用。

1 高校基層院系辦公室工作的特點

1.1 上傳下達，協調督辦

高校基層學院辦公室作為一個綜合部門，承擔著辦理、溝通、協調、聯系等諸多事務。對學院領導所交辦的事項，辦公室要及時落實到有關部門及經辦人，并將辦理結果向學院領導匯報;對學院內部的各類請示報告及信訪件，辦公室要及時提交有關領導，根據領導批示交相關部門辦理，并回復處理結果;辦公室要定期匯總領導批示文件的辦理情況，督辦未完成事項;辦公室要配合學院領導，協調好基層學院內部各部門的工作，及時化解各種矛盾，確保學院內部的教學及管理工作正常有序運轉。

1.2 服務領導、服務部門、服務院系

高校基層學院辦公室的工作千頭萬緒，一言以蔽之，就是服務。辦公室要為學院領導服務，當好領導的參謀，完成領導交辦的各項工作;要為學院內各個職能部門服務，使各部門安于工作，做到各司其職，各負其責，忙而不亂，和而不散;要為學院內的師生服務，讓老師教書育人，使學生學有所成。總而言之，辦公室要做好學院工作的辦事員、信訪員。

1.3 參與決策，強化管理

高校基層學院辦公室既要不折不扣地執行上級政策、規章、文件和重要會議精神，又要認真領會和貫徹基層學院領導的指示精神，根據學院工作實際和新時期對高等教育的要求，按照學院領導的布置，參與學院對重大事項的決策，適時制訂學院的中長期規劃，為領導決策提供參考。同時，基層學院辦公室作為中樞管理部門，要根據學校要求不斷修訂學院的規章制度，推進管理的制度化、規范化和程序化，提高學院整體管理水平，不斷更新管理理念、塑造學院整體形象、營造優秀的校園文化氛圍。

1.4 注重時效、提高效率

高校基層學院辦公室的工作牽扯到學院工作的方方面面，它是代表學院領導行使學院的行政管理權的。由此，學院系公室的工作必須講究高效、快捷、及時、準確。無論是基層學院辦公室主任、副主任，還是辦公室的工作人員，無論干什么事，都應注重提高工作效率，學院辦公室就像一個球隊的中鋒，只有及時快捷將球傳遞給其他隊員，才能克敵制勝。特別是在當今高度信息化時代，基層學院辦公室工作時效性就顯得更為突出。

1.5 公關窗口的示范作用

同其他單位辦公室一樣，高校基層學院辦公室有著“窗口”、“關口”之稱。基層學院辦公室要把好機要關，對經辦的文件、經管的印鑒，應注意做好保密工作，對代表學院領導承辦的信訪、接待、服務、內外聯系應注意學院的整體形象，加強精神文明建設。基層學院辦公室在處理大量文件信函、接待各方面的來訪上訪及對內對外的聯系中充分體現著它的公關作用。基層學院辦公室在處理事務過程中公關能力的高低直接影響著學校辦公室的工作效率。

1.6 辦文辦事規范條理

日常辦文辦事是辦公室的基礎工作和基本工作職能。不論是領導交辦的事項，還是下級部門上報請示的事項，都需抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，讓領導放心，讓部門滿意。同時，辦公室工作需要實行規范化和科學化管理。對帶有規律性和程序性的經常性工作和周期性工作，需事先做好計劃安排;對突發性和臨時性工作，要注意平時積累，善于捕捉信息，并通過制定印信管理、會議管理、公文處理、公務用車等制度，使雜事、瑣事條理化、規范化。

2 加強改進高校基層院系辦公室工作的思考

要加強和改進高校基層學院辦公室工作，實現管理上水平、服務上檔次、業務上臺階、工作有突破，針對以前高校基層學院辦公室工作所存在的問題，必須切實加強辦公室工作人員的素質建設，努力實現“四個轉變”。即:當好參謀助手，實現由一般化的辦公操作向既通曉辦公程序又出謀劃策的轉變;搞好綜合協調，實現由單純的收發傳遞信息向既收發傳遞信息又提煉、加工、處理信息的轉變;做好日常規劃管理，實現由單憑經驗辦事向實行科學化、規范化管理的轉變;提供優質服務，實現由被動應付向主動操持、周到熱情的轉變。

2.1 實現由一般化的辦公操作向既通曉辦公程序又出謀劃策的轉變，重在學習

(1)端正學習態度。高校基層學院辦公室的工作人員要想出色地完成本職工作，就得不斷的充實自己的頭腦，豐富自己的學識，而唯一的方法就是學習。基層學院辦公室的工作人員要有憂患意識，明了學然后知不足的道理，要牢固樹立自覺學習的意識，提高學習的主動性、積極性，要始終把加強政治理論學習和業務技能學習擺在突出位置，即使工作再忙、情況再特殊，都要抽時間、擠時間進行自學。

(2)講究學習方法。孔子說:“學而不思則罔，思而不學則怠”。一個人要想真正學到知識，光有端正的學習態度是遠遠不夠的，重要的是要有科學的學習方法。實踐反復證明，方法對了，事倍功半，方法不對，事半功倍。基層學院辦公室的工作人員要善于學習、勤于思考，要把學習與生活、學習與工作、學習與交友、學習與創新、學習與競爭有機地融合起來，向書本學習，向同事學習，向實踐學習，要善于歸納，勤于總結，提高綜合歸納和觸類旁通的能力。

(3)精選學習內容。學習要克服盲目性，講究針對性。基層學院辦公室的工作人員要從本職工作出發，做到邊干邊學，急用先學。一是認真學習我黨將馬克思主義理論與中國革命實踐相結合的最新理論成果鄧小平理論、“三個代表”以及科學發展觀，同以胡錦濤同志為總書記的黨中央保持高度一致，提高貫徹執行黨在新時期路線、方針、政策的自覺性;二是加強對國家的教育方針、教育法規和教學方法的學習，明了黨和國家對高等教育的當前目標及長遠規劃，努力為社會提供實用型和高素質的人才;三是認真學習公務工作的專業技能，特別是學習公文寫作、社交禮儀、綜合協調、組織管理、網絡辦公等方面知識，提高在實際工作中化解矛盾、解決問題的能力。

2.2 實現由單純的收發傳遞信息向既收發傳遞信息又提煉、加工、處理信息的轉變，重在協調

綜合協調是基層學院辦公室的基本功能。為此，基層學院辦公室的工作人員必須做到:一要加強道德修養，尊重上級，理解同級，善待下級，堂堂正正做人、公平合理處事，恪守大事清楚、小事糊涂的做人理念，妥善處理好各方面的關系。二要準確把握領導的意圖，“吃透”上情，增強工作的系統性、科學性、預見性和創造性。三要善于傾聽群眾的呼聲，體察民情，廣納群諫，使辦公室的工作有堅實的群眾基礎。四要統籌安排，輕重有度，理順工作思路，找準問題的切入點，使復雜問題簡單化，達到事半功倍、收放自如的效果。

2.3 實現由單憑經驗辦事向科學化、規范化管理的轉變，重在管理

常言到:“沒有規矩，無以成方圓”，說的就是要加強管理這個道理。新時期高校基層學院辦公室工作要在學院的領導下，結合學院工作實際，建立一整套行之有效的規章制度，實行規范化管理，建立起新勢下適應高校基層學院辦公室需要的工作機制和工作方法。

加強管理能力建設，一是要實行目標管理責任制。要根據學院工作需要設崗位，以崗位定職責，以職責定指標，按照設定的指標評優劣，實行有獎有罰，賞罰分明，最大限度地調動學院的干部職工及教學人員的工作積極性。二是要加強人性化管理。學院辦公室要樹立以人為本的思想，采取人性化的管理措施，著力為辦公室工作人員營造良好的工作環境、生活環境和學習環境，使大家又有約束，又有自由，又有統一意志，又有個人心情舒暢，團結一致，生龍活虎干工作。三是要規范會議制度，嚴格辦事程序。要盡量少開會，開短會，集中時間、集中精力履行好參與政務、管理事務、搞好服務這三大職能;要及時分解落實領導交辦的工作任務，著力解決工作中存在的問題和困難，總結成績，推廣經驗。四是要加強分工與合作。要通過明確、合理的分工，使辦文、辦會、辦事各有側重，人人有事做，事事有人做，做到各司其職，各負其責，各項工作有序開展。

2.4 實現從被動應付向主動操持、周到熱情的轉變，重在服務

基層學院辦公室的工作，用一句通俗的話講，就是侍候人的。別的部門不愿做的，辦公室要主動去做，別的部門不敢管的，辦公室要主動去管。為此，基層學院辦公室的工作人員必須做到如下幾點:一是要樹立敬業精神和責任感、使命感，堅守“舍我其誰”的工作理念，不怕吃虧，廢寢忘食，快節奏、高效率地為領導和學院的教學工作提供優質服務。二是要樹立全局意識，學院辦公室的工作人員要總攬全局，站在全局的高度認識問題、分析問題、解決問題，想領導之所想，急領導之所急，緊緊圍繞學院的中心工作，幫領導出主意、想點子、抓落實。要有超前意識，對領導考慮的工作提前介入、主動參與，做到領導未謀有所思，領導未聞有所知，領導未示有所行。三是要樹立群眾觀念，堅持為民服務的理念，經常深入學院各部門和廣大教職工當中，認真聽取并及時反饋基層工作中存在的困難和群眾反映強烈的問題，竭盡全力為群眾服好務，以群眾滿意、教工認可作為自己的工作信條。四是要在“細”字上做文章，在“實”字上下工夫。辦公室工作事事責任重大，出不得半點差錯，否則，就會造成不良影響甚至不必要的損失。如文件中寫錯一個字，就可能失之毫厘，謬以千里，使意思大相徑庭。對院系辦公室而言，提供優質服務，決不是一句簡單的口號，辦公室的工作人員必須慎之又慎，在細節上下工夫，在細微處見真情，勤勤懇懇，兢兢業業，力戒浮躁和麻痹大意，避免因辦公室工作人員在工作中的失察而釀成大的禍患。

綜上所述，高校基層學院辦公室的工作點多面廣，眾所矚目;事務繁雜，責任重大;領導重視，群眾關注。真可謂牽一發而動其全身。新時期基層學院辦公室的工作人員，必須緊緊圍繞教學這一中心工作，努力學習和實踐科學發展觀，只有切實加強學習能力、協調能力、管理能力、服務能力建設，才能實現學院辦公室工作管理規范化、決策科學化、協調高效化、服務優質化。