提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量的認(rèn)識與思考

摘要本文通過闡述教學(xué)秘書在教學(xué)基層單位的工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)，論述了做好教學(xué)秘書工作的基本工作思路，并通過在教育教學(xué)管理過程中的切身體會，思考總結(jié)了“細(xì)”、“勤”、“熟”、“巧”、“嚴(yán)”等五個(gè)方面的具體做法，對做好教學(xué)秘書工作、提升教學(xué)秘書的工作質(zhì)量有了深刻認(rèn)識。

關(guān)鍵詞教學(xué)秘書 工作質(zhì)量

中圖分類號:G64文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

1 教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書，作為一個(gè)高校特殊的教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)，以其工作于教學(xué)基層單位，而與教學(xué)管理機(jī)構(gòu)有著緊密聯(lián)系的特殊性，在高校的教學(xué)管理工作中起著承上啟下的紐帶作用。同時(shí)作為高校基層教學(xué)單位的管理者和執(zhí)行者，教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對維護(hù)高校教學(xué)秩序起著至關(guān)重要的保障作用。

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中必不可少的組成部分，是連接教學(xué)管理部門與教學(xué)基層單位之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。

在日常的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書要以團(tuán)隊(duì)意識、服務(wù)心態(tài)，奉獻(xiàn)精神、時(shí)間觀念、溝通能力為本位，提升自我業(yè)務(wù)水平，為教育教學(xué)的正常開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也為高校的教師、學(xué)生做好服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀。

2 做好教學(xué)秘書的基本工作思路

2.1 愛崗敬業(yè)，全心全意為教育教學(xué)服務(wù)

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)非常細(xì)致、繁雜的工作，涉及面廣，頭緒多，責(zé)任重。愛崗敬業(yè)就是要熱愛自己崗位，熱愛本職工作，全心全意為師生服務(wù)。只有熱愛本職工作，對待工作才會付出高度的責(zé)任心，才愿意作出犧牲和奉獻(xiàn)。

2.2 增強(qiáng)服務(wù)意識，提高工作能力

教學(xué)秘書不僅是教學(xué)的管理者，更是面向師生的服務(wù)者，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)、為教師、為學(xué)生服務(wù)。只要服務(wù)意識加強(qiáng)了，認(rèn)識到位了，我們在進(jìn)行上傳下達(dá)，溝通、協(xié)調(diào)、落實(shí)等各項(xiàng)工作時(shí)才能更好的完成任務(wù)。教學(xué)秘書要緊緊圍繞以教育教學(xué)為中心的理念，牢牢樹立為教學(xué)服務(wù)的思想，在工作中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自我的工作能力。

教學(xué)秘書的崗位要牢固樹立管理育人、服務(wù)育人的服務(wù)意識，才能主動熱誠地為師生服務(wù)，高質(zhì)量地完成繁瑣的教學(xué)管理任務(wù)，樹立敬業(yè)愛崗職業(yè)道德、樂于奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神。

2.3 良好有效的溝通手段做好雙向通行的橋梁

溝通在日常工作生活中是非常必要的，在教學(xué)管理工作中，溝通同樣是非常重要，不但能溝通，還要會溝通，掌握一定溝通藝術(shù)，可以更好的完成教學(xué)管理工作，保證教與學(xué)能夠順利進(jìn)行。

(1)教學(xué)秘書是溝通教學(xué)基層單位與教學(xué)管理部門的橋梁。要將教學(xué)管理部門的要求、教師對學(xué)生的要求、學(xué)生對教師上課的建議和看法等及時(shí)上傳下達(dá)，以便教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

(2)教學(xué)秘書是協(xié)調(diào)本部門與其他各教學(xué)單位、行政部門關(guān)系的橋梁。學(xué)院的資源共享必將導(dǎo)致各教學(xué)單位之間的聯(lián)系，教師共享、實(shí)訓(xùn)場地共享等任務(wù)。例如，在教學(xué)任務(wù)的下達(dá)中，要及時(shí)的與任課教師所在教學(xué)單位以及教學(xué)管理部門進(jìn)行溝通聯(lián)系，才能保證排課的準(zhǔn)確性。

(3)教學(xué)秘書是教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)與教師間的溝通橋梁。教學(xué)秘書在教學(xué)服務(wù)管理過程中，要將自己所了解掌握的原則性的要求及時(shí)準(zhǔn)備的提供給教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)與教師，以便于更好、更準(zhǔn)備、更及時(shí)地處理好相關(guān)的事件。

(4)教學(xué)秘書是教師與學(xué)生間的溝通橋梁。在教學(xué)過程中，做好教師與學(xué)生間的溝通也是提升教學(xué)質(zhì)量的重中之重。通過定期地召開學(xué)生座談會，及時(shí)地檢查學(xué)委班級日志，了解情況，定期地向教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)反映，由教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)與教師溝通協(xié)商教學(xué)安排。

2.4 貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，保證教學(xué)順利開展

教學(xué)秘書要圍繞教學(xué)職能部門及教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行工作。正確領(lǐng)會、貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書人員處理好同部門領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的一個(gè)基本出發(fā)點(diǎn)。這不僅是個(gè)態(tài)度問題，也是一個(gè)原則問題。

(1)不能延誤傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的時(shí)間。有些工作有較強(qiáng)的時(shí)限性，不及時(shí)傳達(dá)落實(shí)，就會給工作帶來被動、甚至帶來不可挽回的損失。

(2)不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書人員不能以個(gè)人愛好意氣用事，對領(lǐng)導(dǎo)意圖滿意的就傳達(dá)，有不同看法的就扣壓，這會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

(3)不能隨意解釋和歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。對領(lǐng)導(dǎo)意圖一知半解，甚至錯(cuò)誤解釋，會給工作帶來很大危害。不懂就問，將事情了解清楚是教學(xué)秘書工作的重點(diǎn)。在工作中，如果以自己的理解去解釋領(lǐng)導(dǎo)的意圖，會出現(xiàn)意圖歪曲性，也無法保證工作的正常順利開展，也將使教師對領(lǐng)導(dǎo)的決策產(chǎn)生懷疑。

3 提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

通過幾年來的教學(xué)秘書工作體會，更加深刻認(rèn)識了教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)，對如何提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量進(jìn)行了深入思考，總結(jié)了教學(xué)秘書在實(shí)際教學(xué)管理工作中，做為一個(gè)教學(xué)管理人員，應(yīng)該做到如下幾點(diǎn):

3.1 細(xì)

(1)在教學(xué)秘書與教學(xué)職能部門的工作接觸中，教學(xué)秘書對安排的工作要問的細(xì)一些，想的細(xì)一些。例如對教學(xué)大綱的制訂，做為教學(xué)秘書首先就要想到同一門課不同課時(shí)、同一課時(shí)不同理論與實(shí)踐課時(shí)，就要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行咨詢，提供給本部門領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)的信息。

(2)心要細(xì)，要想部門領(lǐng)導(dǎo)所想，為部門領(lǐng)導(dǎo)分憂，要做好部門領(lǐng)導(dǎo)的備忘簿。每當(dāng)教學(xué)管理部門下達(dá)工作任務(wù)后，要在所需上報(bào)材料或完成工作任務(wù)前幾天提醒部門領(lǐng)導(dǎo)，這樣可以保證及時(shí)順利地完成任務(wù)。

(3)制訂全系教師授課時(shí)間表，隨時(shí)為教學(xué)檢查和部門領(lǐng)導(dǎo)備查。為系內(nèi)教師和外聘教師建立資料檔案，當(dāng)統(tǒng)計(jì)教學(xué)工作量、教學(xué)成果、個(gè)人信息等信息時(shí)，順手拈來。

(4)在協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理過程中，難免遇到調(diào)課、補(bǔ)課等教學(xué)突發(fā)事件，在遇到這種情況下，要做到細(xì)心的通知。要把這個(gè)消息告訴輔導(dǎo)員通知學(xué)生。與此同時(shí)，也要確定好學(xué)生是否知道，遇到該班的學(xué)生也要再次提醒。

3.2 勤

(1)及時(shí)、準(zhǔn)確的做到上傳下達(dá)。對諸如停、調(diào)課通知，各項(xiàng)規(guī)章制度等要及時(shí)傳達(dá)給學(xué)生，要多次提醒。對教師和同學(xué)有一些自己的想法、見解及意見，要將之傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便采取相應(yīng)的措施和對策。

(2)要常提醒、常督促。不論是部門領(lǐng)導(dǎo)還是工作任務(wù)的承擔(dān)者，在完成任務(wù)前，要不定期的提醒。雖然有些時(shí)候感覺到這樣有些啰唆，但啰唆的同時(shí)，是可以保證任務(wù)的順利完成。

3.3 熟

(1)教學(xué)管理的要求要熟記。在要求教師嚴(yán)格按照的規(guī)章制度之下，要把這些關(guān)于教學(xué)管理的文件熟讀、理解其意思，教師要按這個(gè)要求去做，我們才有據(jù)可查。

(2)工作程序要熟悉。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，接觸的部門也比較多，在接受工作任務(wù)后，不要產(chǎn)生盲目感，要按照工作程序，有條理、逐步完成。

(3)自身業(yè)務(wù)要熟練。教學(xué)秘書要熟練教學(xué)管理工作流程和熟悉教學(xué)流程，保證教學(xué)秩序有條不紊的進(jìn)行。

3.4 巧

(1)教學(xué)管理二級化的正式執(zhí)行，加大了教學(xué)秘書的工作量，因此，要在工作上找巧勁。比如在日常教學(xué)管理工作中建立學(xué)生檔案，在上報(bào)考級名單之類的重復(fù)性工作中，每當(dāng)進(jìn)行上報(bào)材料的時(shí)候，進(jìn)行刪減便可以了，減少了像輸入身份證號等即容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、又麻煩的工作。

(2)資料管理上要巧。教學(xué)資料是教學(xué)評估的主要部分，教學(xué)秘書增加了管理教學(xué)資料的任務(wù)。在教學(xué)資料的管理上，主要采取電子文檔與打印文稿共保存的措施，這樣即使一方面出現(xiàn)問題，另一方面也可以及時(shí)的補(bǔ)救。

(3)堅(jiān)持記錄工作日志。在平時(shí)的工作中，建立一本工作日志，前一天做好第二天的工作計(jì)劃，第二天想到的事情、臨時(shí)接到的通知要臨時(shí)增加，這樣不容易忘記，可以做到備查。

(4)教學(xué)秘書要學(xué)會通過網(wǎng)絡(luò)建立教學(xué)管理的渠道，一些事物性的通知或文件可發(fā)在校園網(wǎng)上或各班郵箱里，讓師生們養(yǎng)成隨時(shí)上網(wǎng)查看教學(xué)管理信息的習(xí)慣。

3.5 嚴(yán)

(1)協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格按照考核規(guī)章制度辦事，履行教學(xué)秘書的職責(zé)，做好記錄工作，成為年終考核的第一手資料。

(2)控制調(diào)課次數(shù)，督促調(diào)課后補(bǔ)課。要不斷的和教學(xué)管理部門聯(lián)系，掌握調(diào)、補(bǔ)課情況，提醒教師。

(3)針對實(shí)踐教學(xué)、畢業(yè)設(shè)計(jì)要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去面對。比如獨(dú)立實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行前，要及時(shí)提醒專業(yè)主任制訂一套合理的計(jì)劃并嚴(yán)格執(zhí)行。

總之，做好教學(xué)秘書工作，必須努力學(xué)習(xí)政治理論、業(yè)務(wù)知識和教學(xué)管理規(guī)章制度，深入到教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，認(rèn)真思考，勤于總結(jié)，強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷地在各項(xiàng)工作中提出供部門領(lǐng)導(dǎo)決策參考的有價(jià)值的意見和建議，從而保障教育教學(xué)的順利進(jìn)行，提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量。

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