項目管理助力企業(yè)順利參展

每年世界各地都會有大量的綜合性和專業(yè)性的各種國際國內(nèi)商品展覽會、展銷會、博覽會、貿(mào)易洽談會等。積極、適度、有針對性地參加一些展會活動，是進出口企業(yè)重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容。展覽的時間雖然短，但卻為展商提供了一個充分展示自己產(chǎn)品的機會，便于客戶直接與商家交流，大多數(shù)參展者都希望在展覽會上達成一些協(xié)議或意向，企業(yè)認為這是他們在展覽會的最大收獲。有時雖然在展會上沒有立即成交，但是也奠定了良好的基礎(chǔ)，孕育了潛在的訂單。換個角度，參加展會是客戶關(guān)系管理的重要內(nèi)容，也就是在項目管理中如何“立項”，是解決我們要“做正確的事”的問題。

著眼全局有選擇性地參展

如果進出口企業(yè)要積極、適度、有選擇性地參展，從項目管理的角度思考和行動，也許會達到事半功倍的效果。從這一角度出發(fā)，就需要從企業(yè)全局著眼，確定目標，抓住重點，認真篩選，組織專門的項目團隊，審慎行事。通常要注意以下幾點:

弄清展會性質(zhì)和規(guī)模 展覽往往分為國際展和國內(nèi)展。有的展覽范圍極廣，如博覽會，而有的專業(yè)展展品只限于該行業(yè);另一方面，有的展覽注重的是產(chǎn)品的展示，有的則側(cè)重貿(mào)易交流。參展者必須先對展覽的性質(zhì)、規(guī)模和范圍有所了解，再進行重點考慮。

看準展會時間和地點 對于專業(yè)展來說，展覽的時間十分重要。如果展覽時間恰處于該行業(yè)的經(jīng)濟繁榮時期，展覽的效果自然會好。故通常在年初或年底的展覽比較受歡迎，因為這個時候通常是企業(yè)制定計劃的時間，企業(yè)的參展或參觀都有可能對雙方有所影響。而場地也同樣至關(guān)重要，展覽會的場址是吸引參展商和觀眾的重要影響因素，直接關(guān)系著產(chǎn)品的市場。

把握展會組織者與參展商 展覽會的組織者是展覽會中的靈魂，其素質(zhì)和行為決定著展覽成功與否，其核心是展覽服務(wù)。展覽會的服務(wù)一般分為展前、展中和展后服務(wù)，這些都是企業(yè)比較容易忽視的。此外，其他參展者對于展商來說也不可忽視，如在展覽會上有沒有競爭對手，有沒有同行業(yè)的代表企業(yè)，這些因素都關(guān)系著展覽的水平，也影響著參展所能獲得的信息量。

注意觀眾數(shù)量與組成 觀眾的數(shù)量與組成也應(yīng)引起參展商注意。在大批的專業(yè)觀眾中往往包含有大量潛在客戶和合作伙伴，在與觀眾的交流過程中，參展商可直接獲得市場的反饋，便于達到參展的預(yù)期效果。

劃分展會項目生命期管理

把參展活動按項目管理，可以收到較好的效果。參展項目的生命期如圖1所示。

外貿(mào)企業(yè)參展項目案例解析

案例:大連全球國際貿(mào)易公司(簡稱全球公司)是一家新成立不久的小型國際貿(mào)易公司，主要經(jīng)營五金機電工具商品的出口貿(mào)易。為7開拓國際市場，公司決定參加美國芝加哥五金工具展。此時距離展覽公司組團出國只有20天。因為是第一次參展，沒有經(jīng)驗，公司決定按項目管理的方式組織這次參展活動。全球公司的參展工作安排如下:

組建項目團隊 根據(jù)公司項目化管理戰(zhàn)略和公司的組織狀況，公司確定此項目為公司支持的中級項目，決定建立以出口二部為主的弱矩陣式的項目團隊——五金工具參展組。由公司一名副總經(jīng)理任項目經(jīng)理，業(yè)務(wù)=部經(jīng)理任執(zhí)行項目經(jīng)理，項目團隊成員由業(yè)務(wù)員2人、貨源部1人，以及財會部、儲運部共7人組成。公司項目管理辦公室重點做好支持和服務(wù)。該團隊工作分為籌展和參展兩部分。出國參展人員5人。在公司系統(tǒng)的組織機構(gòu)中的關(guān)系類似本刊第10期介紹的A公司的案例。該項目團隊如圖2所示。

明確項目范圍和目標 宣傳公司擬出口商品，進行市場調(diào)研，結(jié)識客戶，開拓市場，為開發(fā)新產(chǎn)品作準備，鍛煉隊伍。

分解項目工作 對參展工作的內(nèi)容進行分解，參考出國拳展的業(yè)務(wù)流程和公司的實際情況，繪制WBS。

編制責任矩陣 團隊通過責任矩陣進一步明確了責任和分工，落實各項工作。參展工作責任矩陣如表1所示。

編制行動計劃 根據(jù)展覽公司的安排和國際展會的要求，做好各項工作計劃，包括參展工作計劃、市場調(diào)研計劃、會見客戶計劃和出國生活計劃等，其形式可以是甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖。

以下以網(wǎng)絡(luò)圖形式對參展項目作出說明，以求在較短點時間內(nèi)開展準備工作，也便于及時調(diào)整。參見表2和圖2。計劃或執(zhí)行的結(jié)果保證在20天內(nèi)出行(在網(wǎng)絡(luò)計劃中，關(guān)鍵路線為15天，為項目進展留有了充分的余地)。

接下來，就要集中精力做好展會現(xiàn)場工作，積極、合理地安排展會之外的客戶開發(fā)和會見，充分利用出國的條件、環(huán)境，開展市場調(diào)研和新產(chǎn)品開發(fā)準備工作。此外，也要重視參展工作總結(jié)和后續(xù)工作，還需做好知識管理工作，從而實現(xiàn)資源和信息共享。