淺談高校辦公自動化系統管理平臺的認識

建立辦公自動化平臺(OA平臺，Office Automation)是當前經濟社會發展進程中一項必不可少的工程，是節約社會資源、精簡辦事程序、提高辦公效率的需要，是全面貫徹落實科學發展觀的具體體現。面對新的形勢，我們在著力提高高校辦公自動化系統辦公效率、提高決策執行能力、完善“一站式”行政服務體系等工作的基礎上，一直探尋適應當前發展的數字自動化管理模式。現對高校辦公自動化系統管理平臺建設談幾點認識。

一、高等院校辦公自動化系統管理平臺發展情況分析

高校辦公自動化系統管理平臺是集多項事務自動化管理平臺為一體的。目前，省內部分高等院校在單項業務或部分業務中推出的管理平臺，仍沒有一套功能齊全并得到成功運行的高校辦公自動化系統管理平臺。2008年以來，郵政、移動部門對辦公自動化管理平臺進行了一些需求分析，建議高校辦公自動化系統管理平臺應把多項功能集于一體，爭取建立一套功能強大、內容精細的管理平臺，它應具備如下功能：一是在運行平臺上。整個辦公自動化系統是通過專線網絡將終端與服務器數據互動相連并實現共同管理。二是在需求分析上。該平臺的各項需求更加全面、更加科學、更加規范，能包含校內各部門(院、系)各種事務的管理功能，并擁有專門業務機構負責網絡維護，同時提供軟件的長期升級，各部門(院、系)可以根據業務的不同增、刪、查、改各種管理功能。三是在系統維護上。該平臺須提供安全保障系統，擁有數據追蹤功能，自動產生安全日志；擁有文件資料加密系統，實現部分身份公開或部分全面公開；擁有數據備份系統，實現數據的修復與恢復。四是在數據處理上。該平臺擁有公文收發、登記、批處，自動統計，自動歸類歸檔，自動產生檔案目錄，逐項文件打印等功能；擁有數據管理、查閱、交流等功能；擁有電子政務交易、認證、結算、審計功能；擁有學報系統電子報紙雜志在線上傳、征訂、閱覽等功能；全面實現遠程監控、即時通信、信息預警、無紙化辦公，等等。

二、當前建立高校辦公自動化系統管理平臺需要解決的問題

一是需求分析不充分。主要體現在：機構設置上有差異，造成“機構分塊需求分析”可能存在漏缺，各院校機構設立不盡相同。職能設置上有差異，造成“職能分塊需求分析”可能存在缺漏或者交叉重復，如一些院校綜合部門的職能職責也可能包括一般業務部門的相關職責，業務功能設置上有差異，使“業務功能分塊需求分析”可能存在交叉或者不規范。

二是業務功能不兼容。主要體現在：各種業務性質不同，造成開發的軟件所實現的功能不同，不同功能需要設計不同的程序。業務辦理的秩序不相同，造成同一事項需要設計的程序數據處理秩序不同，不同秩序的業務可能需要調整不同的程序。單項業務開發的軟件不同，造成各種業務程序數據不統一，新的程序包無法直接調用原有的子程序或數據包，不同格式的數據無法相互支持，造成各種數據庫之間的數據轉換難以實現，或者容易出錯。

三是程序設計者對學校工作不熟悉。主要體現在：程序設計人員對需求分析不清楚，對需要設計哪些功能，實現哪些功能不清楚。程序設計人員對部門(院、系)之間的相互關系不清楚，造成程序設計人員無法搭建整個平臺的主體構架，無法對部門(院、系)之間進行分層、分類管理。程序設計人員對業務辦理流程、方式、方法不清楚，造成程序設計人員無法編輯子程序的順序，無法實現子程序與主程序之間的功能關系。

四是程序開發運行成本大。主要體現在：分塊制作成本大，因投資主體不確定，各院校開發的各種單項業務自動化辦公軟件重復投資；長期維護經費得不到保障；管護專業人員欠缺，參與管護的人員除了需要熟悉相關軟件知識以外，還要掌握學校辦公業務的相關程序，以便及時改正錯誤并升級。

三、建立高校辦公自動化系統管理平臺的幾點思考

一是建立高校辦公自動化系統管理平臺技術中心。由技術中心負責資料收集、需求分析、程序開發等工作。在資料收集上，根據各部門(院、系)職能職責進行邏輯分塊，以利于在程序開發過程中對不同功能進行數據編排，解決功能的交叉、重復問題。在需求分析上，按序組織部門(院、系)業務人員及技術人員參與功能需求匯總，避免出現功能需求的漏、缺。在程序開發上，對不同功能設計模塊進行設計，以適應增減機構、增減業務的需要。

二是逐步取消各部門(院、系)業務功能不兼容不全面的管理平臺。將各種業務功能不兼容不全面的各種平臺集于高校辦公自動化系統管理平臺之中，盡量保存他們前期工作的相關數據包，有效轉換成黨政系統管理平臺可以識別的數據。將不同業務、不同辦事程序有效整編，設計成可以增加刪除業務、可以自行調整辦事順序的程序模塊，或者自行調用某種模式、某種規范性的格式。

三是由專業技術人員學校辦公人員共同管理自動化平臺，充實平臺管理隊伍。逐步讓技術人員熟悉學校日常辦公的具體情況，以保證平臺的升級更加科學、規范。同時，參與操作使用的校內辦公人員也需要不斷熟悉辦公自動化的運行管理過程，對存在的問題提出意見或建議，以便不斷完善管理平臺的主體功能。

四是采取有效措施解決平臺開發管護的各種經費。不提倡各部門(院、系)自行開發各種單項業務或者部分業務的管理平臺，避免重復投資；不提倡分散技術人員進行管護工作，盡量集中技術人員力量，盡量由院校技術中心對運行出錯問題進行糾錯。將校報紙雜志、交流資料、視頻會議等設計成電子專欄、電子版本、電子會議室，精簡辦事程序、節約學校經費，逐步實現無紙化辦公。在必要情況下，可試行校內管護中心開辦工作經費，各部門(院、系)每年交納一定年費，用于服務器的更新換代以及程序的日常管護工作。