如何做好紙質文字檔案管理工作的探討

眾所周知，檔案管理工作點多面廣，涉及到一個單位的各個方面。因此，做好檔案的管理在單位的日常工作中顯得尤為重要。

做好公文制發工作。在公文制發中，不僅要注重公文的內容，更要規范化、標準化地制作公文，為檔案工作的合理有效管理打好基礎。一要注意檢查制發公文是否經由領導同意并簽字，要通篇檢查公文的內容，看有無不符合要求的地方，一旦發現有錯誤的地方，應及時向有關人員提出并予以改正。二要檢查公文用紙幅面尺寸規格、排版形式是否統一、規范、標準。三要檢查公文字跡是否工整清晰。四要檢查行發的公文文種使用是否合理，擬制格式是否規范，禁止濫用簡稱和使用不規范的文字。

做好公文檔案的分類分卷管理。在推進檔案工作規范化、標準化工作進程中，要注意解決好立卷方法問題和案卷裝訂質量問題。首先，對各類文件進行分類，如上行文歸一類，下行文歸一類。這其中又可細分，如上行文涉及哪一單位的歸一類，下行文涉及哪一科室的歸一類，并編碼排號，建立搜索引擎。要注意防止應歸檔文件的散失，需要存檔的文件，必須及時準確地存檔。對不用歸檔而需要銷毀的文件，必須嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》予以銷毀，使不該歸檔的文件不致混入，這樣能保證檔案的完整性和系統性。

完善檔案室的基礎設施設備。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨建立。檔案室的門窗等應專門加固，加裝防盜門、防盜窗，以防被盜竊。檔案柜最好采用鐵皮柜，并做好防火防水的準備，檔案室要配置滅火防水設施，檔案管理員必須通過培訓，能掌握使用方法并熟練應用。檔案管理還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。

加強對檔案管理人員的培訓和管理。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。因此，必須做好對檔案管理人員的培訓和管理，不斷提高其業務素質和工作技能。

做好檔案保管過程中的保密工作。作為存放檔案的檔案室，必須制定嚴格的庫房管理制度，除專職檔案管理人員外，無關人員一律禁止入內。由于檔案管理人員具有知密早、知密多、知密深的特點，因此，檔案保密工作的好壞與檔案管理人員的素質高低有很大的關系，管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，要做到心中有數，守口如瓶，不該說的話一句不說，不該辦的事一件不辦。

同時，日常管理工作中檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱利用。凡是調閱的文件，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。檔案使用完畢后應及時清對檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

做好檔案保管期限與保密期限的區分工作。重點解決好兩個問題:一要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用。二要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。

做好破損檔案的搶救保護工作。對不耐水的檔案，可用聚酯膠片輕輕刮去紙張的污泥，然后放陰涼處晾干除土后再行裝訂。對耐水性好的，可以放在清水里用海綿擦洗或用水沖后進行干燥。干燥的方法有自然干燥法、去濕機干燥法、真空冷凍干燥法、遠紅外干燥法等，但切忌放在陽光下暴曬。對于已經損壞的檔案，可以做以下方法的處理:對輕度損壞的檔案，可以采取書畫裝裱的方法進行裝裱，由于檔案具有保密性的特點，不宜拿到書畫店進行裝裱。對損壞嚴重的檔案，可以采用過塑的手段，對其進行整個的密封和保存。

隨著社會經濟和科學技術的飛速發展，檔案信息數字化、檔案管理網絡化將是檔案現代化管理的重要手段和途徑，但并不能完全取代紙質檔案的存在和使用。作為一名檔案管理工作者，要不斷學習先進的管理方法和管理模式，不斷完善和提高自身管理能力和水平，切實把檔案管理工作做好、做扎實。(作者單位 河南省魯山縣運輸管理所)