商務檔案管理在國際貿易中的作用

摘要 現代社會經濟發展的多元化管理形勢下，檔案管理已經成為各項事務管理的重要形式。商務檔案是經濟主體在各種商務活動過程中直接形成的原始記錄。新形勢下，商務檔案管理對于促進各項商務活動的健康運行舉足輕重，同時又與社會各個階層密切聯系，相互促進相互發展，商務檔案管理，在國際貿易活動中發揮了積極作用。

關鍵詞 商務檔案 檔案管理 國際貿易 作用分析

商務活動，是企業為實現相關生產經營目的而從事的各類有關資源、知識、信息等交易活動的總稱。商務檔案是微觀經濟主體為了自身發展的需要，根據相關原則標準，在各種商務活動過程中直接形成的，具有保存價值的原始記錄資料。它是企業商務活動的基礎信息資源，包括圖片、文字、影音、錄像等等信息材料。由于商務檔案材料的形成復雜多元化，商務檔案管理成為新時期社會經濟發展及企業正常生產運作的重要管理手段，是現代企業商務管理工作的重要組成部分。在國際貿易活動中，商務檔案的科學有效管理，為國際貿易的發展運行起著重要的推動作用。本文針對商務檔案管理的特點及作用，分析了它對國際貿易活動的積極作用，闡述了國際貿易中商務檔案管理的發展建議。

1 商務檔案與商務檔案管理的內涵

1.1商務檔案

商務檔案，是指企業等經濟主體在各項商務活動過程中，根據需要形成的各種具有保存價值的原始文字、圖表、影像等信息資料。根據資料屬性的不同，商務檔案主要包括各種商務文書、商業法律文件、客戶市場信息、策劃方案等。具有以下特征：

1.1.1主體性、過程性

商務檔案的形成者是微觀經濟主體，政府機關和非營利性的社會組織一般不會形成商務檔案，商務檔案是在商務活動過程中直接形成的，或者是由商務文書直接轉化形成的。

1.1.2針對性、價值性

商務檔案的涉及領域是各種經濟主體的各項商務活動，具有一定的針對性，商務檔案是具有保存價值的歷史紀錄，沒有保存價值的商務文書經過一段時間后就會被銷毀。

1.1.3客觀性、原始性

現代商務檔案的主要載體是紙張或磁盤、光盤等電子載體，商務檔案的記錄形式具有客觀性，商務檔案的本質屬性是原始記錄性。它是一種原始的歷史紀錄，具有客觀真實性特點。

1.2商務檔案管理

商務檔案管理，是現代企業管理的重要組成部分，是企業等經濟主體針對企業自身的長遠發展需要，根據商務檔案潛在的社會經濟效益，將商務檔案進行歸類、儲存、保管以及再利用的管理過程。商務檔案管理，是現代社會經濟高度發展的管理需求，是相關經濟主體企業管理的科學系統性規劃。商務檔案管理具有以下特點：

1.2.1時代性、科學性

任何企業經濟主體的運行，都要適應社會經濟的發展，具有一定的時代氣息，企業主體的商務活動也應與時代經濟發展同步接軌，商務檔案管理要體現科學規劃性，以便適應時代發展需求。

1.2.2規范性、系統性

商務檔案管理作為企業管理的有機構成，具有其他檔案管理的一般特點，商務檔案材料的采集匯編與存儲復雜繁瑣，在管理過程中需要科學的規劃，嚴格規范管理和系統的歸類整理。

1.2.3高效性、實用性

商務檔案管理的最終目的，是針對商務檔案自身潛在的社會經濟效益，進行合理的管理與開發，提供有效便捷的參考憑證作用，促進企業經濟主體自身的長遠規劃與健康運行，具有一定的實效性。

2 商務檔案管理與國際貿易活動的聯系

國際貿易是指不同國家或地區之間的經濟主體進行有關商品、服務和生產要素商業交換的活動，是各國之間經濟合作分工的表現形式。經濟主體是實現貿易國際轉移的跨國公司或組織。

國際貿易是貿易活動與國際接軌的融合，商務檔案管理直接而集中地體現了商務活動對國際貿易格局的影響，商務檔案管理是經濟主體各項工作的橋梁與紐帶，是國際貿易企業管理的重要環節。加強企業商務檔案的管理工作，對國際貿易活動具有極其重要的意義：

2.1商務檔案管理，是企業國際貿易活動的重要組成部分

不同的經濟主體，在其發展過程中，都會形成一定的檔案材料，國際貿易活動，商務檔案作為企業管理的重要成分，構成了國際貿易活動的管理內容，特別是現代社會經濟全球化發展的環境下，商務檔案管理，成為國際貿易活動管理的有機形式。

2.2商務檔案管理，是國際貿易企業可持續發展的歷史見證

對于國際貿易企業來說，商務檔案資料如同電影回放，它能夠詳實地再現國際貿易實體商務活動的歷史軌跡；是企業商務活動的原始再現，是員工智慧與經驗的結晶；是企業把握商業規律、規劃企業主體創建貿易藍圖的重要依據。

2.3商務檔案管理，為國際貿易活動發展提供了正確導向

商務檔案材料是企業主體之間在各種商務交流活動中，形成的各種有價值的商務原始材料。現代經濟的全球性合作，推動了國際貿易企業商務檔案資源的開發與管理，商務檔案的參考憑證作用為國際貿易活動提供了正確導向。

2.4商務檔案管理，推動了國際貿易活動的有序健康運行

國際貿易企業的發展，與時代接軌。規范的商務檔案管理，是衡量企業主體核心競爭力的重要標準。商務檔案資料的科學實效性，確保了貿易發展歷程的再現與參憑，構建了國際貿易活動發展的穩定氛圍，促進了國際貿易活動的健康有序運行。

3 商務檔案管理在國際貿易中的作用

商務檔案是企業管理的重要組成部分，是企業針對性收集的商務活動中最原始可靠的信息。它是企業預測商情、進行營銷策劃的決策依據，是履行企業商業管理職能的工具，是維護企業或者經營者合法權益的法律憑證，是記錄和研究企業商業活動歷程的寶貴資料。相對于國際貿易來說，商務檔案管理具有以下作用：

3.1商務檔案管理隨國際貿易的參考憑證作用

商務檔案，能夠為國際貿易活動提供真實可信的依據資料。商務檔案的參考憑證作用，是由檔案的形成規律和它自身的紀實性特征決定的。商務檔案是從商務文件直接轉化而來，是客觀事實的真實記錄。從檔案本身的物質形態來看，文件上保留著真實的歷史標記，所以，商務檔案對指導國際貿易活動具有廣泛的參考作用。

3.2商務檔案管理對國際貿易的推動促進作用

商務檔案管理工作的中心就是圍繞工作實際，為改革和發展提供優良服務。因此，做好商務檔案管理對促進國際貿易發展尤為重要。在國際貿易活動中，商務檔案管理可以為國際貿易提供先進的商務信息和管理動態，通過開發檔案信息資源，為國際貿易管理提供優質服務。探索符合國際貿易發展的管理模式。

3.3商務檔案管理對國際貿易的基礎保障作用

商務檔案管理是涉及多學科的綜合管理形式，表現為工作程序復雜量大、技術要求嚴謹。國際貿易活動過程中，商務檔案材料的原始積累采集、整理歸類與存儲維護，要求檔案管理者運用科學的方法對這些文件資料進行有效管理，為以后的國際貿易商務活動，提供及時準確的基礎性參憑資料。

結束語

總之，現代全球化經濟合作的運行環境，推動了社會經濟管理模式的多元化發展。商務檔案管理，作為經濟主體企業管理的有效手段，對于促進企業實體的經濟發展，具有重要功能。國際貿易活動中，商務檔案管理更是體現了極其重要的推動作用。

參考文獻：

1 《商務檔案管理探析》張偉科技致富導報2006

2 《影響國際貿易的要素分析》李會利國際貿易信息2008