如何加強人事檔案管理方式和手段的改變

摘要:加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢。加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度。

關鍵詞:檔案管理;人事;手段

中圖分類號:G271文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)24-0032-01

檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。

當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。

人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

那么，如何加強人事檔案管理方式和手段的改變?

1.人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務。

2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

4.實行人事代理，促進人事檔案的社會化開放式管理人事代理是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。

自1999年起，逐步實行大中專畢業生人事代理，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。

5.加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金投入，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為我院可持續發展奠定堅實的基礎。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解我院的戰略規劃，認識到自身工作對我院戰略及整體業績的作用，從而提升整體管理水平，增加經濟效益和社會效益。

中國傳統文化中有關人際關系的理論特別發達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環境的和諧，而且延伸到人內在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務效益，這種文化現象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務思想并構建了具有經典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關系上突出的是“愛”，強調的是服務過程中的情感因素。