對如何做好辦公室工作的幾點思考

【摘要】辦公室是企業協調運轉的中樞部門，承擔著上傳下達的重要職責，是企業的信息中心、服務中心和參謀中心。如何做好辦公室工作，本文結合企業實際，談了十個方面的體會。

【關鍵詞】企業 辦公室 工作 思考

辦公室是企業協調運轉的中樞部門，承擔著上傳下達的重要職責，是企業的信息中心、服務中心和參謀中心。具體說，就是要堅持服務原則，辦好文、辦好會、辦好事，促使企業各項工作有序運轉。結合我們企業辦公室工作實際和個人工作體會，現就如何做好辦公室工作淺談幾點認識:

要認知一個規律。辦公室對上是兵，是辦事員;對下是將，是管理員。辦公室職責要求我們必須從屬于領導，服務于領導。所以，辦公室工作從本質上來說具有被動性和服務性。辦公室事情繁雜，重復性工作多，往往不見成效，不能立竿見影，好象是人人都能做、一年到頭又感覺沒做什么事情的部門。實際上，辦公室的許多工作沒有什么規律可循，“無規律”其實就是辦公室工作的最大規律。我們認知了這一規律，在工作中才會把握有序性和隨意性、主動性和被動性的有機統一。做到事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動中把握主動，在規律中把握靈活。不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事雜而盲為，不以事難而怕為。

要保持兩種狀態。一是始終保持清醒的狀態。辦公室工作千頭萬緒，不付出艱辛勞動，不加班加點，肯定是做不好工作的，我們不能因為業務多、應酬多、雜事多而處于混沌無序狀態中。從另外角度說，我們僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的，還必須忙里偷閑，加強學習，善于思考，站在全局的高度，每逢大事、每臨急事、每遇棘事，要靜下心來，有高度的政治責任感和敏銳性，時刻保持清醒頭腦，認真對待，謹慎辦理。二是始終保持緊張的狀態。這里說的意思并不是工作過程中存在的恐慌感，辦事戰戰兢兢、畏首畏尾，而是指我們工作過程中的態度、心理要達到這樣一種狀態。辦公室工作無小事，“細節決定成敗”，要常有“如履薄冰”之感，時時刻刻非常謹慎地對待辦公室的任何工作，始終保持“緊張”的狀態投入到工作過程中，達到事后“不緊張”的辦事效果。

要處理好三個關系。辦公室的工作性質決定了我們在主與次、進與退、前與后之間要能把握分寸，這不僅是職責的要求，也是反映我們辦公室人員素質和能力的重要參數。一是處理好工作性質的輔助性與工作要求的主動性的關系。參與不干預，不當“二領導”;尊重不盲從，不當“吹鼓手”;干事不亂事，不當“糊涂蟲”。二是處理好工作目標的一致性與職權任務的差異性的關系。辦公室同樣僅是一個單位的職能部門，但不是主權部門。辦公室人員盡管經常傳達領導的指示，但是并不意味著可以以領導自居任意發號施令。三是處理好臺前和幕后與領導的關系。接受領導、服從領導、服務領導，向領導學習、跟領導建議、當領導參謀，臺前幕后都要始終維護好領導的形象、單位的形象。

要接受四種考驗。一是受得了委屈。辦公室的工作性質和任務決定著我們往往置身于矛盾的焦點之中，有些時候被領導批評，不被他人理解或受到一些埋怨是正常的。所以，辦公室人員必須有良好的的心理素質和承受能力，受得起各種委屈。二是耐得住寂寞。我們大都在幕后工作，許多工作是看不見摸不著的。所以，我們要樹立正確的業績觀，工作中講大局、講奉獻，能做到默默無聞，任勞任怨，甘當無名英雄。三是經得起誘惑。辦公室相對權力部門顯得比較清苦。所以，我們要樹立正確的人生觀和價值觀，把本職工作做好。四是守得住秘密。辦公室有許多重要文件，特別是涉及單位商業秘密的一些重要文件、合同等，我們要站在維護企業利益的高度“守得住”;辦公室人員在領導身邊從事工作，肯定會聽到許多重要信息，有的是領導個人意見，有的涉及單位人事、獎懲等企業的一些重大事宜，“禍從口出”，我們必須“守住嘴”。

要樹立五種形象。一是好人形象。這里說的并不是當“老好人”，而是要學會與領導共處、和同事共事，與人為善、誠心誠信，做到人品好、人緣好。二是智多星形象。辦公室人員知識面要寬，工作能力要強，聰明、靈活、精干。三是老黃牛形象。工作中特別能吃苦、特別能戰斗、特別能奉獻，不斤斤計較、拿得起放得下。四是“不管部長”形象。辦公室承擔著協調上下、溝通內外的重要職責，傳達領導指示，但只是“協調”、只是“傳達”，不能替領導“當家作主”。五是莊重形象。辦公室人員對內又對外，言行舉止從某種意義上代表著領導和單位的形象，工作也好，為人處事也好，一定要有個良好的精神狀態，始終保持莊重形象。

要練好六種功夫。一是多思考。工作中能出點子，會出點子，出好點子。當高參，不亂參。二是勤練筆。有較強的文字表達能力，能勝任辦公室大量的各種文字材料工作。三是說好話。反映問題、傳達指示不走樣，組織溝通協調不走彎，坐著能寫，站著能說，下去能唱。四是善貫通。當上級要求與領導認識不一致時能找到融合點;領導之間意見不一致時能找到相同點;部門之間意見不一致時能找到切入點。五是會補臺。補領導做不了的事，補領導顧不上的事，補領導忘掉的事。六是敢創新。針對工作中的新要求、新問題、新情況，能夠出新思路，創造性地開展工作。

要樹立七種意識。一是樹立“機不可失”的意識。百倍珍惜在領導身邊難得的學習和鍛煉機會，兢兢業業工作，本本真真做人。二是樹立“服從領導”的意識。領導的要求和意圖靠我們去執行去落實，領導的指令就是我們的行動，我們的執行力一定要強。三是樹立“勇爭一流”的意識。勇于爭先、勇于跨越，做到“干一行、愛一行、專一行，行行爭先”。四是樹立“辦公室無小事”的意識，認真對待每項工作，認真做好每件小事，哪怕是端茶倒水之類的雜事。五是樹立“事不過夜”的意識。要有很強的時間觀念，領導的指示命令必須立即傳達，下級的請示報告及時呈送領導，說辦就辦，不等不靠，雷厲風行。六是樹立“眼觀六路、耳聽八方”的意識。多看，多聽，當好領導的“眼睛”和“耳朵”，為領導多提供有價值的信息。七是樹立“三思而后行”的意識。思路決定出路，行動決定效率。想好了才做，做后再反思，在反思中不斷總結提高，才能保證我們工作的精確高效。

要克服八種不足。當前，辦公室工作還存在著許多問題和不足，這些問題和不足有客觀因素，但更多的是自身主觀因素所導致的。所以，我們要從主觀上查找原因，力戒克服，日臻完善，主要解決好以下八個方面的不足:一是克服“扯皮多、配合少”的不足。二是克服“要求多、措施少”的不足。三是克服“計較多、寬容少”的不足。四是克服“索取多、奉獻少”的不足。五是克服“牢騷多、實干少”的不足。六是克服“請示多、意見少”的不足。七是克服“說得多、做得少”的不足。八是克服“事務多、學習少”的不足。

要扮好九種角色。一是扮好參與政務、處理事務的“管理者”角色。二是扮好能出主意、會出主意、出好主意的“參謀者”角色。三是扮好上情下達、下情上報的“信息員”角色。四是扮好深入群眾、聯系實際、貼近人心的“調研員”角色。五是扮好領導視察、客人來訪、群眾上訪的“接待員”角色。六是扮好會撰文、善修文、精批文的“文書員”角色。七是扮好聯系內外、溝通上下、協調左右的“聯絡員”角色。八是扮好企業、領導、群眾的“代言人”角色。九是扮好維護企業利益、代表領導對外、樹立企業形象的“外交家”角色。

要修煉十種素養。一是“有夢有想”。不想當將軍的兵永遠不是好兵。辦公室是企業培養人才的階梯，辦公室人員一定要做一個有理想、有抱負、有進步的好兵。二是“有德有才”。知識是基礎，素質是關鍵。常說的有德有才是精品、有德無才是次品、有才無德是危險品，我們一定要做德才兼備的優秀人才。三是“有能有力”。要有終身學習的精神，向領導學習、向他人學習，從書本中學習、從實踐中學習，不斷提高自身的業務能力和工作水平，工作中有較強的執行力和戰斗力。四是“有形有象”。辦公室是窗口，容易成為別人議論的焦點。所以，在言談舉止上要把握好分寸尺度;在個人形象上要注重禮儀，熱情待人，謙虛謹慎。五是“有上有下”。“上得廳堂、下得廚房”。在工作上能夠成為領導的左膀右臂，為領導做好服務;還要不怕累、不怕煩，為群眾做好服務。六是“不卑不亢”。對上，不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾;對下，不盛氣凌人，不狂妄自大，指指點點。七是“不驕不躁”。不因工作做得好而驕傲自滿，不因工作時間長短而浮躁不安。八是“不冒不過”。工作中正確處理好與領導和他人的關系，不錯位、不越位，不說過頭的話，不做過頭的事。九是“不偏不傳”。不該做的不做，做的不偏差;不該說的不說，說的不傳訛。十是“不求不要”。要樹立嚴以律己的意識，對上對領導不為個人利益而有所要求;要樹立廉潔自律的意識，對下對基層不為個人利益而有所索要。■

(作者單位:中鐵四局集團有限公司辦公室)

責編:姚少寶