新形勢下的檔案管理工作創新

隨著社會主義建設事業的蓬勃發展，以及科學技術日新月異，檔案館作為整個檔案事業的主體，作為黨和國家永久保管檔案的基地，面臨的任務十分艱巨和繁重。檔案館體制的改革、檔案的開放、檔案接收范圍的擴大、檔案信息的開發、檔案館工作的現代化等，迫切需要檔案館相應地提高和擴大其功能和效率，優化檔案館的工作程序，實行科學管理，使檔案管理工作適應新形勢的需要。

改革開放以來，我國的檔案工作取得了很大的成績。檔案工作在為社會主義現代化建設服務方面取得了較大的社會效益和經濟效益。但是，我們也應當看到檔案事業的發展還不平衡，表現在檔案管理水平還很低。館藏內容不充實、不完整、檔案信息開發還不夠等。我們應從實際出發，進行檔案工作的改革，實現檔案管理現代化，建立和完善檔案管理體系，重點開發信息資源，使檔案有效地為社會主義建設服務。

一、建立完善檔案管理體系，理順檔案管理程序

檔案部門是重要職能部門之一，應最大限度地收集保管好一切有價值的檔案與資料，最大限度地發揮檔案在生產經營和各項工作中的作用為最終目的。因此，針對檔案管理多層次的特點，必須堅持主要領導負責下的集中統一管理體制，分層分級建立和完善檔案管理體系，設綜合檔案科(室)，負責各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等，不得將檔案分散在個人手中，應行使檔案管理職能，使檔案管理形成網絡，以保證檔案工作的正常開展。

二、建立檔案執法隊伍和網絡，實行檔案執法監督檢查制度，做到有法必依，執法必嚴，違法必究

在堅持以法治檔的同時，檔案主管部門應加強對檔案工作的宏觀管理，抓好檔案工作標準、規范制訂與貫徹，加強檔案業務管理，組織檔案人員的業務培訓和理論教育，開展檔案工作業務交流，研討協調解決檔案部門業務工作中的問題，逐漸建立起一支上下配套、活動經常、業務熟練、責任心強的全方位檔案工作隊伍，使檔案人員成為既懂檔案管理又懂生產經營知識的人才，使檔案工作更健康地發展。

檔案作為社會實踐的歷史記錄它不僅僅反映黨和國家上層機構的活動也反映了社會各個領域的活動。作為歷史研究絕不能違背這種客觀存在。作為檔案史料基地的檔案館，無疑也絕不能無視和背離這種客觀規律。多渠道多門類發展，使門類單一化向多元化拓展。另外，在檔案信息載體形式上，除了收集大量的傳統的紙張型外，還應注意收集縮微型(膠卷、膠片)、視聽型(唱片、錄音帶、錄像帶、電影片、幻燈片)、機讀型(磁帶、磁帶盤)等載體形式的檔案文件材料。通過廣泛的收集和征集，不僅要使檔案館所藏的檔案在數量上豐富起來，而且要使檔案館在結構上也要豐富起來。這樣檔案館才能最大限度地肩負起維護黨和國家歷史真實面貌的重大任務，達到為社會主義各項事業服務的目的。

三、以法治檔，加強宏觀管理

隨著我國管理體制的改革，特別是《檔案法》頒布實施，檔案管理已由過去行政手段的管理，轉向以法制手段為主，輔之以行政手段的管理。沒有強制的法律手段是不行的，因此，必須建立以法治檔機制，加強《檔案法》及《檔案法實施辦法》的宣傳教育，增強廣大人民的檔案意識;結合實際，制定和完善與《檔案法》相配套的檔案管理條例、規定和辦法及檔案業務管理標準，使所制定的標準有法可依。

四、改進利用服務方式，把窗口面向社會，走出一條有償服務的新路子

檔案工作的根本目的在于利用，而服務工作的好壞直接影響利用效果。幾十年來檔案館提供利用是封閉、守攤待用、查什么找什么、被動坐等上門的服務方式，從而決定了檔案館工作一直處于被動的地位，阻擋了館藏的開發利用，因此，檔案館必須在服務方式上進行改進，不然，檔案館的檔案工作就沒有出路。改變這一服務方式，首先要抓服務觀念的轉變，增強檔案部門主動服務意識，變封閉為開放，變保管為開發，變被動為主動，變滯后為超前。要加強檔案館與各基層檔案管理部門之間的聯系，為所有到館的用戶提供查全、查準、查到的服務。不僅要完善傳統利用服務的衡量指數，即查全率和查準率，還要對用戶提供信任服務，即查到率。對本館沒有的檔案也要提供線索和檔址，變“死”檔案為活信息，對未到館而需查檔的用戶及時跟蹤，提供檔案信息服務。促使檔案工作人員積極做好本職工作，搞好業務工作，提高檔案服務工作的質量。

五、堅持科技興檔，完善現代化管理

現代化管理是在科學管理基礎上發展起來的。目前我國現代化技術發展很快，檔案現代化管理也有了很大的進步并開始在檔案管理上充分顯示出檔案帶來了效益。但仍然面臨著各種復雜形式，這就需要時間深入到基層搞些調查研究做到知己知彼，熟悉庫藏，清楚家底，還要消息靈通，了解“行情”。這就要求檔案館要密切關注社會、政治、經濟的發展形勢，緊密結合實際需要，對需要檔案信息用戶提供上門服務，擴大檔案工作領域，使檔案工作延伸到各項管理中去。要采取多種服務方式，為暫不需要查檔的用戶提供超前服務，及加強編研工作。開放檔案目錄，設立咨詢服務站，向社會宣傳查閱檔案方法，舉辦科技檔案交易市場，進行檔案實物展覽，預測分析服務等方式方法，同社會進行檔案信息交流。這種服務的目的旨在強化社會檔案意識，了解重視檔案工作，使檔案工作逐步走出單純為內部服務的狹小圈子，增強檔案為社會服務、為全民服務的意識。這樣做以滿足用戶全方位、多角度對檔案利用的需求，當用戶需要檔案時，就會到檔案館來。要走出一條有償服務的新路，檔案利用應在立足為生產服務的基礎上開辟有償服務領域，要結合實際情況制定一套有償服務的規定、辦法，認真劃定有償服務的范圍、內容，同時嚴格執行服務標準及價格標準等。開展好檔案的有償服務，有利于提高檔案樞紐作用。檔案的數量也越來越多，雖說經過努力利用現代化手段取得一些成績，但是還存在不少問題，如檔案館庫房條件過于簡陋，檢索工具比較單一，查找難，歸檔難，檔案資源得不到充分開發等，這些問題只有通過加快檔案工作現代化的管理步伐，利用先進技術手段，將檔案目錄及信息輸入計算機，實行計算機聯網，利用計算機檢索的功能，加快檢索速度，有效地實現各單位內部資源共享，充分發揮檔案的作用。