淺談醫院照片檔案的管理與利用

醫院照片檔案工作是醫院信息管理和資料收集的重要組成部分，可以記載歷史、再現當時，更重要的是能夠反饋信息，指導實踐，具有形象、直觀的特點，有較強的感染力和說服力。常常起到“一圖抵千字”的效果。如何對照片檔案進行收集保管，充分發揮其利用價值，這是擺在醫院管理者特別是檔案工作者面前的一項重要課題。

1、掌握醫院照片檔案的特點和作用

1.1 醫院照片檔案的特點

隨著辦公自動化的普及，新型信息介質的出現，照片檔案日益增多，內容日漸增多，利用率也在大幅度提高，主要記錄和描述院內重大的社會活動、各類會議、文體活動和醫療、教學、科研中有代表性的事件，描述的是客觀事物的真實場景和真人真事，以生動形象的視覺活靈活現地向人們傳遞信息，強化人的記憶，給人以真實可信的感覺，它也是醫院宣傳自己，傳遞醫療、科技、信息，擴大知名度的有效方法。

1.2 醫院照片檔案的作用

照片檔案作為醫院信息資料的一部分，常常被不同部門從不同角度加以利用，能滿足各方所需，是其它文字檔案無法替代的。

1.2.1 記載醫院歷史。醫院作為窗口服務行業，每年都將舉辦各種活動，以提高醫院知名度，如慶典、揭牌、新聞發布會等等。醫院可及時向社會媒體提供“有血有肉”的真實宣傳資料，以圖片新聞等形式擴大醫院社會影響力，這些照片是醫院發展的見證。同時我們還可將院內活動照片、服務照片、建筑照片、新設備新儀器照片等制作成宣傳畫冊，或在醫院網站展示，提高照片檔案的利用率，讓病人足不出戶了解醫院；為病人就醫提供極大便利，同時也豐富醫院文化內涵。

1.2.2 反映臨床療效。治療前對患者的病灶或現狀進行拍照，治療后利用照片檔案記錄的真實情況與治療前進行對比，能夠真實反映療效，讓普通人群了解醫學、走進醫學。從而起到一個橋梁溝通作用。

2、做好照片檔案保管與利用的應對之策

2.1 加強管理，提高檔案人員素質

目前照片檔案已成為醫院領導管理和決策的參謀和助手，加強照片檔案管理至關重要，檔案管理人員必須加強學習，提高自身素質和專業知識水平，嚴格貫徹實施《檔案法》，充分認識照片檔案管理的意義和作用，盡職盡責地做好照片檔案的收集、保管和利用。

2.2 完善照片檔案收集制度，提高歸檔意識

凡是記錄醫院重要職能活動和重要工作成果，具有查考利用價值的照片歸屬收集范圍，照片形成后，由攝影者或檔案管理人員進行篩查，對于沒有歸檔價值的或重復的照片必須剔除，反映同一場景的一般只收集1-2張，除加洗成紙質照片保存檔案室外，若是數碼照片，還可存電子版檔案，按其年度分類，每一個年度建立一個命名該年度的文件夾，在同一年份內，再劃分出重要活動，醫療科研、會議、文體活動、院容院貌等幾個文件夾，如果當年有特別重大的活動，可以單獨設立文件夾，如：抗擊非典、甲型H1N1流感防感等突發事件，都可設立獨立的文件夾進行歸檔整理，并對照片文件按時間先后排列，并按其排列順序編號。

2.3 照片檔案與文書檔案綜合利用

照片檔案和文書檔案是兩種不同的載體，但這兩種載體反映的內容和信息又往往是同一事物或事件，單一的照片檔案有時表達的內容不夠全面、具體，在提供照片檔案的同時，還應提供一些相關的文書檔案，即把時間、地點、內容配與相應的照片，將會更好地提高照片利用價值。

綜上所述，照片檔案是醫院檔案工作的重要組成部分，做好照片檔案的保管利用是整個照片檔案管理工作的前提和基礎，作為檔案管理工作者，必須積極主動開展工作，這是信息化管理方向發展的必然趨勢。