淺談檔案保密管理工作

在日常檔案管理過程中，總有一些涉及秘密的文件資料、科技成果、經濟數據等，這些資料是事關所在單位或部門甚至國家的機密事件，一旦泄漏，將會給國家或相關部門帶來巨大損失，所以在檔案管理工作中，保密工作是至關重要的，是檔案管理工作人員的神圣職責，也是平時工作中應該切實重視的內容。下面就如何做好檔案保密管理工作談幾點個人的看法。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。一般來講，科學的檔案管理均應按照檔案管理達標等級規定做好檔案室的達標創建工作。檔案室的達標創建必須配備安裝一定基礎設備和各種檔案安全保護設施，如檔案存放鐵皮柜、溫度計、濕度儀、用于防火的滅火器等，涉及秘密檔案的還應配備保險柜、保險鎖、防盜器及攝像頭監測儀，并且要對檔案室的門窗等進行專門加固，以防盜竊，從保管條件上切實加強檔案安全。另外從檔案保密的角度來看，檔案室不應設在辦公樓的最底層，不能搞辦公、檔案、閱覽三室或者二室合一，要將檔案室與辦公室、閱覽室分開，做到檔案室單獨興建、單獨管理。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、做好檔案密級的調整工作

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點做好以下三個方面：

一要采取分段治理的辦法，杜絕密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。對此，可以對以前大量混訂在卷內的密級文件原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理、準確的掌握、有效的保密和及時的提供創造條件。

二要加強涉密檔案的科學管理，建立起法制的新秩序。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作科學化、制度化、規范化的需要，應建立以下三個制度：1、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2、建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；3、建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

三要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

1、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、監督措施。在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

3、正確處理好檔案保密與管理利用的關系。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職。在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，努力為領導決策服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

四、加強電子檔案管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復制副本或異地保存。在借閱方面主要應做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與工作內容相符，且要經主管領導及項目負責人批準，方可借閱；二是要根據使用者的情況而定，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；三是應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；四是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數據庫中的電子檔案，則應重點做好數據庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，并對內外網服務器部署好防火墻；涉密計算機不得與國際互聯網相連。其次，為了防止內部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權限控制，確保保密數據只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據權限查閱，在權限范圍內更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內容下載到終端用戶及任何設備上。這樣，所有的保密數據統一集中地保存在服務器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。