淺議房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化管理

房地產(chǎn)權屬檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調(diào)查測繪、權屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)權屬檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。隨著經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，我國已進入電子和信息時代，各種法律法規(guī)的逐步建立健全，房地產(chǎn)權屬檔案也在利用過程中彰顯了它的社會作用和地位。加強房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破，已成為當前房地產(chǎn)權屬檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化的含義和特征

房地產(chǎn)權屬數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影(錄音、錄像)技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

二、房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化的必要性

房地產(chǎn)權屬數(shù)字化是時代發(fā)展的需要。房地產(chǎn)權屬檔案是國家重要的信息資源，實現(xiàn)數(shù)字化管理是數(shù)字時代的必然要求，這項工作不可能游離于社會發(fā)展之外，必須與時俱進。

房地產(chǎn)權屬數(shù)字化是服務社會的需要。隨著城市建設的飛速發(fā)展、國家住房制度改革的深入和房地產(chǎn)市場的活躍及房屋權屬登記量逐日劇增，房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)量急增，利用頻率日益加快，服務廣度和深度不斷拓展，傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式已難以適應形勢發(fā)展的需要。通過實施數(shù)字化管理之后，提高了工作效率，解決了多年來社會需求與檔案館所能提供的信息、利用方式之間的矛盾。

房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化是檔案保護的需要。傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且保管時易損壞，如紙張發(fā)黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。檔案數(shù)字化不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數(shù)字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復，因此實現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

三、房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

1、標準規(guī)范建設。對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施。房地產(chǎn)權屬檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。

2、基礎設施建設。主要指房地產(chǎn)權屬檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮產(chǎn)權檔案信息化的整體效益。

3、應用系統(tǒng)建設。主要內(nèi)容包括房地產(chǎn)權屬檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息化建設的效益和房地產(chǎn)檔案信息服務的效果。

4、檔案信息化資源建設。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化房地產(chǎn)權屬檔案全文及專門數(shù)據(jù)建設。

5、人才隊伍建設。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

四、做好房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化管理工作應注意的幾個問題

房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，必須提高認識，合理規(guī)劃、創(chuàng)造條件、分步實施。

1、加強基礎工作。首先要做好館藏情況的摸底調(diào)查，對房地產(chǎn)權屬檔案進行清理、檢查和鑒定，確保房產(chǎn)檔案資料的真實、完整。其次要確保檔案內(nèi)容的精確，通過對檔案鑒定來減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數(shù)字化后還應對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，保證準確無誤。

2、建立統(tǒng)一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，房地產(chǎn)管理部門也應結合行業(yè)特點制定一套相關的行政法規(guī)、業(yè)務規(guī)范、技術標準和管理規(guī)則，形成包括管理、業(yè)務、技術三個層面的房產(chǎn)數(shù)字標準規(guī)范體系，使數(shù)字化檔案建設從開始就在法制化的軌道上運行。

3、保存雙套檔案。房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，有許多難題需要逐步解決，如數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的技術問題，數(shù)字檔案的憑證性問題，數(shù)字化檔案信息訪問形式與安全控制問題，信息的長期存取問題、標準化問題、法律法規(guī)方面的問題等等。因此，在相當長的一段時間內(nèi)房地產(chǎn)權屬檔案保存應采取雙套制，即在保存電子檔案的同時也保存相對應的紙質(zhì)檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整、真實、可靠。

4、培養(yǎng)人才隊伍。房地產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化管理是一項跨學科、專業(yè)性、技術性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術和紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數(shù)字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫加工人才;信息技術與計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡設計與開發(fā)人才;檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬?數(shù)字檔案系統(tǒng)運營與服務的管理人才以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應具備有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數(shù)字檔案建設和正常運行的需要。