淺談紀念館藏品檔案管理

藏品是紀念館開展陳列、宣傳、研究等各種活動的物質基礎，不同類型的紀念館往往由于藏品性質的不同而加以區分。一座紀念館擁有大量與其定位相符的精美藏品，既可提高紀念館的品味，又可以最大限度地實現藏品的自身價值。記錄詳實、內容可靠的藏品檔案準確地表達了藏品的價值，不但為陳列和科研提供第一手的詳實資料，而且是藏品能否發揮好作用的關鍵。

一、藏品檔案的內涵

藏品檔案是科學、準確、完整地反映藏品全部情況的記錄材料。其主要部分體現在藏品檔案冊及藏品編目卡片上。它包括對藏品名稱、尺寸、重量、質地、現狀、來源等文字的描述，專家鑒定意見、流傳經過的詳細記錄，以及藏品的照片、視頻錄像等。筆者認為，其內涵可以從兩個方面概括:

1、藏品自身檔案。主要有包括三個方面:一是藏品入館的原始單據。包括接收、撥交藏品的清單，捐贈、收購藏品的收據，借入、寄存藏品的借據，以及捐贈人開據的捐贈證明。二是藏品來源的原始記錄。包括藏品流傳經過的文字說明或錄音、錄相材料，發掘品的發掘報告等。三是藏品的原始記錄。鑒定意見、藏品總登記賬、藏品卡、藏品修復檔案、藏品保護檔案、藏品分類賬、藏品目錄、出入庫(館)憑證及藏品調撥手續等。此外，還有藏品照片、音頻、視頻和光盤等資料。

2、與藏品相關的其他檔案。主要可以概括為四個方面:一是展出記錄。包括展品目錄、展品點交冊、裝箱單、有關展覽現場的照片錄像等資料、展覽的陳列方案、展覽圖錄和相關文件以及相關學科、社會各界及新聞媒體對此次展覽的報道等。二是提用憑證。包括藏品展覽時的提取清單及外出的借據和領導簽署的使用意見等。借出使用時要留存藏品原狀、使用的文字記錄及圖像記錄。三是修復記錄。包括各級主管人員簽署的修復意見及批準書，對藏品存放環境、修復措施、使用材料(包括藥物)名稱、劑量等的文字記錄和藏品修復前后修復部位的照片資料。四是注銷憑證。包括藏品注銷原因及有關主管人員簽署的意見等材料。

二、傳統方式管理藏品檔案的缺點

紀念館藏品檔案管理是按照一定的步驟和方法進行的。由于受各種因素的制約，不少中小型紀念館仍然采用傳統的方法進行藏品檔案管理。首先是藏品登記，然后把具有相同特征的藏品聚集起來，其他的區別出來，另行分類。藏品分類后，同類的藏品分在一起，按登記號順序排架，對每一件藏品進行總登記。藏品編目完成后，再按照一定順序排號，說明其特點。按照傳統方法建立藏品檔案由于工作量大、程序多，因此存在一些不足。

1、藏品檔案很難達到規范和統一。由于人員變動相對頻繁，經手人員較多，在建立藏品總登記簿時，經手人員難免會出現字跡不工整、不清晰的問題。另外，如有訂正，還需要用其他顏色標識，由經辦人員在訂正處蓋章。在藏品檔案建立過程中，類似這樣的規范性操作隨時可能會有。但由于經手人員多，每一個人面對成千上百件藏品，在檔案建立中難免有所疏忽，這樣會對原始藏品檔案的建立帶來很大影響。再者，藏品檔案經多人填寫，不同的字跡、書寫習慣和填寫詳略不一，會對藏品的研究帶來很多不便，甚至會因書寫不清晰而造成研究問題中的失誤。

2、藏品種類多，數量大，比較容易造成藏品檔案管理疏漏。當藏品提取出庫時，空出的位置不應以其他藏品填補，而應保留其空位。待藏品回庫時歸回原位;否則，就難以保證藏品秩序，造成排架錯亂，以至藏品錯位，丟失時也不易及時發現。隨著對藏品研究的不斷深入，藏品檔案內的資料會越來越豐富，卷宗也越來越厚，若不及時整理就會混淆。關鍵時刻找不到需要的東西。

3、藏品檔案的利用率低，增加保管難度。維護藏品檔案的質量，既取決于其材料質地，也取決于它所處的環境。環境因素直接影響到藏品檔案的保存年限和提供利用，不同質地的藏品對保管環境有不同的要求，光線、溫度、濕度等這類自然破壞力雖然進行緩慢，破壞輕微。但日積月累會使油畫褪色掉渣、織物粘連腐爛、書卷蟲蛀霉變、文獻字跡模糊等，不注重對藏品檔案的保護環境，就會對檔案造成嚴重的威脅。還有些重要的藏品是文博工作者研究的重點，該藏品檔案難免被多人、多次借閱，會給藏品檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響藏品檔案的管理。

三、藏品檔案的數字化管理

運用數字化技術是時代發展的要求，藏品檔案的信息化是隨著計算機技術的發展而產生的一種檔案信息形態。數字化的藏品檔案是一個由文字、聲音、圖像所組成的一個數據平臺，它是以藏品檔案為基礎建立起來的信息系統，它不僅是藏品賬、卡和藏品檔案內容的集中體現，同時也將藏品的動態信息囊括其中。它的出現為藏品檔案工作管理帶來新的視角。主要有以下優點:一是便捷，信息規范;二是收集方式方便，效率很高;三是保存途徑方便，節約空間;四是利用方式高效，資源共享。

通過數字化信息把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，從而及時利用，實現藏品檔案資源共享。計算機藏品管理系統的理想目標是針對藏品的不同屬性任意排列組合地自由查詢，最大限度地實現“增、刪、查、改”，免去了繁瑣的文書工作。在藏品檔案制作的工作平臺上，將文件內容已包含的檢索字節，如藏品名、年代、質地等信息用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號，組成不同類型的檢索信息，大大提高了檔案利用效率。

四、傳統方式與數字化方式的優勢互補

如果說藏品檔案面對的是大量繁瑣的文字工作的話，那么計算機藏品管理系統面對的難題則是藏品定名、分類、數據采集的規范化等問題。

傳統的藏品檔案方式沿用了千百年，其成功的一面毋庸置疑。信息化技術是時代前進的趨勢，但從目前的情況看，也面臨一些問題。一是信息的不完整性。計算機藏品管理系統雖然是以藏品檔案為基礎進行的信息錄入，但是它并不是把所有的藏品檔案原封不動地搬上計算機，而是有選擇地進行關鍵性信息的錄入。二是應用軟件的開發問題。各個紀念館都有自己的特殊情況，開發一套通用型的軟件是非常艱難的，計算機技術在博物館、紀念館中的應用難度遠遠超出了其他領域。再者，應用軟件自身的問題，往往一套軟件的開發只是針對當前流行的硬件和軟件系統，計算機技術的發展是難以預料的，若干年后存儲的海量數據能否平滑過渡也是值得考慮的問題。三是安全問題。主要面臨黑客攻擊，非法入侵者竊取資料，損壞數據。其次是大量的信息存儲在磁介質上，一旦由于某種原因消磁將面臨巨大損失。四是經費問題。實現紀念館的數字化需要投入大量經費，各種硬件的購置、軟件的開發，人員的培訓，前期的投入，后期的維護都需要專項經費作保障，這對于經費不足的中小型紀念館也是很困難的。

藏品檔案的傳統管理方式和數字化管理方式所使用的信息載體差異，造成了它們的工作重點不同。藏品檔案工作的重點在于資料的搜集、分析和整理上，注重資料的原始性，在藏品征集過程中訪問者的簽名、出入館憑證、調撥手續、鑒定證明等，都具有不可替代性。而計算機藏品管理系統的重點在于綜合信息查詢的方便與快捷和“資源共享”上。兩者作為博物館的藏品資料系統形成優勢互補、互相依存的關系，共同服務于紀念館的藏品研究工作及各項業務活動。