對企業檔案管理現狀及發展的思考

企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。近年來，企業檔案工作積極探索新思路、新方法，不斷完善管理方式和管理手段，在加強檔案安全保管、推進檔案信息化和改善館藏條件等方面取得明顯成績，有力地推動了檔案事業的發展。

一、企業檔案管理現狀

隨著經濟工作的全面發展，企業檔案工作取得了驕人的業績和長足的進步，但與企業的發展相比，依然存在著諸多問題。主要有:

1、服務意識薄弱，檔案信息資源的開發利用工作力度不夠

提供利用檔案有三種方式:一是提供利用檔案原件，這是較為常見的一種方式;二是提供利用檔案復制件代替原件使用;三是根據檔案內容綜合編寫參考資料、編史修志，即檔案的編研工作。然而在實際工作當中，企業機關檔案工作只是進行了檔案的歸檔、整理和保管，檔案的服務也只是停留在“你來查閱、我來調卷”的淺層次服務上，工作很是被動，深層次的檔案信息開發工作、資源整合與編研工作卻沒能開展起來，檔案信息未能很好地轉化為生產力，社會、企業對檔案的認知程度依然很低，檔案信息資源的社會效益和經濟效益還沒有得到應有的發揮和展現。

2、檔案室館藏良莠不齊，鑒定工作未能很好地開展

檔案管理規定:為了更好地保管有保存價值的檔案，應將失去保存價值的檔案剔除銷毀，分清玉石，去粗存精，突出重點，提高館藏檔案的質量，從而有效的發揮檔案的作用。在通常情況下，多數企業的檔案一經進館，就不再離開檔案室，有些檔案早已失去了保存價值，利用率幾乎為零，長期處于閑置狀況，庫容嚴重爆滿，而新形成的具有保存價值的檔案或無法接收進館，或沒有很好的保管條件。造成這一現象的主要原因就是檔案的鑒定工作開展不力，沒有明確組織負責這項工作的領導和專業的檔案鑒定、銷毀機構。

3、檔案分散管理，無法做到資源共享

“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。這是指導檔案工作的基本原則。就一個企業來講，本企業形成的需要長遠保存的全部檔案應由企業檔案管理部門集中統一管理，不得由各業務部門或科室分散管理，更不能由個人據為私有，以維護企業檔案全宗的完整性，從而有效地保證檔案的安全。目前，一些企業的干部檔案、工人檔案、基建檔案、財會檔案等多由各部門自行保管，有的無人管理，有的配備了專(兼)職檔案人員，管理水平參差不齊，無法保證檔案的完整、安全，無法實現資源共享，也不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。

4、管理設施落后，庫房條件不能滿足檔案保管的要求

保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，這就決定了檔案工作效益最終大多體現為社會效益，而這也就決定檔案事業的發展相對于經濟的發展要滯后一些。所以多數企業檔案機構并沒有專項經費，檔案管理設施相對落后，保管條件惡劣，不能很好的保存檔案，延長檔案的使用壽命，給國家、社會和企業造成了無法彌補的損失。

5、檔案人員知識老化、更換頻繁，管理工作不能持續進行

檔案工作是一項服務性、政治性、科學管理性的工作，加強和發展檔案事業，必須配備一支既熱愛本職工作，又有一定能力和專長的;既能掌握最新科學技術，又能熟知檔案業務知識的專業的檔案干部隊伍。而許多單位配備的檔案人員多是年齡偏大，或文化水平較低，檔案管理專業知識匱乏。企業改制后，各單位機構合并、人員精簡，人員的頻繁更換使得檔案的收集、整理工作不能完整、持續地進行，不能準確、及時的歸檔，有些檔案或丟失、殘缺不全，或散落在各科室甚至是個人手中，給社會和單位今后的利用工作造成困難。

二、企業檔案工作的發展方向

為了維護企業檔案全宗的完整性，更好地開展檔案工作，更好地實施企業檔案工作業務建設規范標準，企業檔案工作的發展方向應該是整合現有資源，建立綜合檔案管理機構，即企業檔案管理中心。

具體講，其優勢體現在:

1、建立企業機關檔案管理中心，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化。建立企業檔案管理中心，人員趨于穩定，專職性強，便于長效管理，各門類的檔案得以規范運作和均衡發展，從而全面提高企業檔案整體專業化管理水平，拓展檔案部門的發展空間，使企業機關檔案管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化和規模化的方向轉化，實現資源的有效配置。

2、建立機關檔案管理中心，符合檔案工作數字化、網絡化發展的趨勢，能夠最大限度地實現檔案信息資源共享。將原來若干個“小而全”的機關檔案室以縱向或橫向的方式聯合起來，構建一個由檔案館藏數字化、檔案業務流程標準化和檔案提供利用網絡化三部分組成的立體式的企業數字檔案管理系統，成為一個綜合性的現代化的檔案管理機構，并將檔案工作的現代化與企業的信息化有機結合，同步發展，成為企業信息化的一個重要組成部分;利用現代化的管理手段對館藏檔案信息資源進行有效地分析、綜合，建立檔案信息庫，充分發揮檔案信息資源的憑證依據作用，真正實現檔案信息資源共享，并為今后電子文件網絡傳輸做好準備。

總之，檔案工作要落實科學發展觀，以創新為動力，拓展服務功能，不斷增強工作發展的全面性、協調性和可持續性。就要積極配合國家和企業的中心工作，建立新的檔案管理模式，充分利用檔案管理中心的綜合優勢，完善檔案信息化基礎設施，加大檔案數字資源建設的力度，為企業和社會提供多層次、多方面、更實用、更有效、更準確的檔案信息和優質、高效的服務。