高校檔案編研工作的現狀與對策

21世紀是信息時代，檔案作為一項重要的信息資源，因其原始性、真實性和客觀性而備受關注，社會各方面對檔案信息的需求量日益增大，檔案編研工作成為檔案信息資源開發及整個檔案工作開展得好與壞的標志。但是，目前高校檔案編研工作還存在著一些問題，不能適應新時期高校發展的需求，需要進行客觀的分析和認真解決。

一、高校檔案編研工作的現狀

檔案工作的最終目的是為了提供利用，滿足利用者需求。而檔案編研工作是主動、系統、廣泛地開展提供利用服務的一種高級形式。它不僅是保護檔案原件、延長檔案壽命的有效措施，更是開發檔案信息資源的重要手段。近年來，隨著教育事業的不斷發展和高校人事制度改革的深入進行，高校對檔案工作的重視程度不斷增加，檔案編研水平也在不斷提高，但是編研成果還不能滿足學校各項工作的需要，不能充分體現檔案信息資源的真正價值。

1、館(室)藏不豐富。檔案編研工作的主要材料來源是館(室)藏檔案。但是，由于各高校的建設規模大小不一，辦學歷史長短不齊，辦學理念和性質各有不同，因此，各高校檔案館(室)藏數量和結構也不盡相同，大多數高校文書、教學檔案占館(室)藏的絕大部分，科技檔案缺乏，反映本校特色的檔案缺乏，檔案結構不合理，內容涵蓋面窄，加之館(室)藏檔案信息的陳舊落后，在很大程度上制約了高校檔案編研工作的深入開展。究其原因，主要是對檔案工作重要性認識不夠，收集措施不得力，收集方式單一，收集渠道不暢通所致。

2、人員配備不得力。由于傳統觀念的影響，不少高校認為檔案工作無非是收集、整理、拿拿用用而已，有人能看門守攤就行了。因此，多數高校檔案工作人員少，檔案員往往身兼數職，難以投入較多的時間和精力去進行編研工作。加之檔案人員的學歷層次較高校整體水平低，難以拿出高質量的編研成果，檔案的信息作用在高校的建設和發展過程中難以體現，因而也就越發得不到重視和支持，因此，檔案編研工作也就越難做好。這種惡性循環不僅挫傷了檔案人員的工作積極性，使檔案編研水平難以在實踐中不斷提高，而且造成了檔案工作隊伍的不穩定。

3、編研成果價值低。由于受人員等因素的影響，多數高校檔案館(室)的工作重心在檔案的收集、保管和提供利用上，作為檔案管理重要一環的編研工作往往未被放到應有的位置，有時為了達標升級和迎接各類檢查和評估，臨時組織人員進行突擊，無法根據需要進行有的放矢的選題，目光往往局限于諸如大事記、年鑒、文件資料匯編、組織沿革、會議簡介等基礎性編研選題上。編研工作只編不研，與學校的中心工作、熱點工作聯系不緊密，使得編研成果內容缺乏深度和特色，大多是一些原始材料的簡單匯總和集合，信息含量低，周期長，針對性和實用性差，利用價值低，無法激起大家對編研成果的信心和熱情。

二、新時期高校檔案編研工作的發展要求和對策

檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是檔案深層利用的重要手段和體現。隨著我國改革開放的不斷深入，高等教育事業迅猛發展，檔案工作在高校生存和發展過程中起著越來越重要的作用，檔案編研工作顯得尤為重要。針對以上問題，應做到以下幾點:

1、豐富館(室)藏，增加檔案信息量。沒有豐富的館(室)藏做后盾，做好編研工作也就無從談起。為此，高校檔案要真正實行綜合管理，建立并嚴格執行檔案收集歸檔制度，把學校產生的文書、教學、科技、會計、基建、聲像等各門類檔案均納入收集管理范圍，不留任何死角，尤其注意電子檔案材料的收集，同時注意通過各種渠道廣征博采，如報紙、雜志、網絡、各種會議、聚會以及其他活動搜集與本校有關的材料，使用于編研的材料更加生動、廣泛和詳實。

2.提高檔案人員素質。各高校領導首先要轉變傳統觀念，把檔案人員的配備看作是做好檔案工作的保證。高校有著豐富的人才資源，如何充分發揮這種人才優勢，把那些素質高、能力強的業務骨干充實到檔案編研人員隊伍，領導是關鍵。其次要注重檔案員的業務教育和培訓，給他們提供學歷進修、業務培訓、外出參觀學習的機會，使他們開闊眼界，提高業務水平。能否將現成的檔案文獻轉化成高質量的編研成果，與檔案編研人員自身的素質有著密切的關系。檔案編研人員要具備:一是良好的職業道德，熱愛檔案事業及編研工作，有奉獻精神和創新精神;二是較高的文化素養，掌握檔案管理學、歷史、情報學、古漢語、哲學、計算機管理等相關知識;三是精通檔案編纂業務，有一定的研究能力和文字功底，要眼疾手快，善于捕捉信息;四是具備良好的協調能力和人際關系，便于編研材料和需求信息的收集。此外，學校要通過建立穩固的檔案管理網絡，利用兼職檔案員為編研提供選題和素材，協同做好檔案編研工作。

3.提高檔案編研質量。開發檔案信息資源，做好高校檔案編研工作的最終目的，就是為學校各項工作提供優質高效的服務。因此，編研選題要與本校教學、科研和管理等中心工作緊密結合，對實際工作具有指導作用和參考價值。首先，檔案館(室)要發揮直接由校長領導或掛靠學校辦公室的優勢，樹立超前意識，及時了解和掌握本校發展動態，緊緊圍繞學校中心工作，突出重點、熱點、難點以及重要活動、重大會議，在這些工作和活動開始啟動之前就系統、完整地收集相關檔案材料，迅速及時地提供小而精的編研成果，這樣才能體現檔案作為一種信息資源的重要作用和價值。其次，要以檔案的需求為基準進行選題。利用需求是檔案編研工作的出發點，沒有需求也就沒有編研的必要。因此，檔案編研人員要統計日常檔案利用率，選擇那些利用頻繁的檔案來確定選題。檔案編研成果只有滿足了現實需求，才能體現出其價值。此外，還要注意檔案編研成果的多樣性，豐富編研成果的種類和形式，尤其是電子形式的編研成果。編研成果要通過宣傳、印發和網絡等形式及時提供利用，以加快信息的傳播和更新速度。