檔案信息化建設的現狀與對策

信息技術的迅猛發展和廣泛應用，深刻地影響著我們的社會和生活。檔案工作要跟上時代前進的步伐，就必須采用現代科學技術，加快檔案信息化建設，在信息化浪潮的洗禮中實現自身的一次“蛻變”，實現檔案信息的社會化服務，從而推動檔案事業可持續發展，這已成為檔案界同仁的共識。那么，存在哪些問題?如何推動檔案信息化建設健康發展呢?以下是筆者對此問題的一些粗淺認識。

一、檔案信息化建設的現狀

1、傳統、落后的思想觀念是制約檔案信息化建設的首要因素。目前，檔案人員仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等陳舊觀念，以及“閉架借閱”、“你查我調”等做法。這些成為制約檔案信息化建設的內在因素，另一方面，社會公眾對檔案工作的認知程度跟不上，成為制約檔案信息化建設的外在因素。

2、檔案信息資源建設嚴重滯后是制約檔案信息化建設的重要因素。檔案信息化建設的最終目標是實現檔案信息的社會化服務，即檔案資源的社會共享。檔案資源建設作為實現檔案資源共享的基礎，在具體實踐中因受檔案法規不完善、相關制度不健全、宏觀規劃與協調機制欠缺、館際交流缺乏、檔案鑒定工作流于形式、檔案工作人員認識局限等多方面因素的共同影響，形成了一方面館藏檔案數量劇增致使檔案庫房緊張，而另一方面大量已失去價值或本無價值的檔案充塞庫房矛盾的局面。這個矛盾解決不好，勢必會影響檔案信息化建設的健康發展。

3、經費嚴重不足是制約檔案信息化建設的“瓶頸”。即便不是檔案工作人員，也能夠知道要實現檔案信息化，必然涉及到購買基礎設施包括硬件軟件所需的大量經費。而現實情況是，各單位在經費方面普遍存在不足的問題。原因包括政府撥款極為有限、本單位的經濟效益不好、單位領導的重視程度不夠等等諸多方面。

4、檔案工作人員的綜合素質不高也是制約檔案信息化建設的一個不容忽視的因素。檔案信息化過程中需要計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識和政治理論等各方面知識。據筆者了解，不單單是以上這些知識，就連檔案專業知識在現在的檔案系統人員中能說得上精通的也不是太多。這種情況如果得不到改善，檔案信息化將成為一句空談。

二、檔案信息化工作的對策

1、更新觀念，樹立開放意識和創新意識。在外在因素難以在短期內加以改善的現實面前，檔案工作者應勤練內功，樹立開放意識和創新意識，使檔案工作有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設，服務于社會。要變被動服務為“面向社會、多方聯系”的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便、快捷的超時空限制的信息服務。要加強館際交流，加強宣傳和推銷自己的館藏。加強檔案信息的開發利用。對外在因素也不能持消極態度，檔案人員應該堅持多對社會公眾宣傳檔案工作，取得社會的支持。

2、夯實基礎，優化檔案信息資源。檔案資源的質量與數量是檔案資源中兩個重要的指標，其中優良的質量是促進檔案資源社會共享的內在因素，而充足的數量是確保檔案資源社會共享的外在條件。我們必須從檔案信息化建設的要求出發，加強檔案資源建設宏觀規劃與協調，不斷提升檔案工作的認識水平與業務水平，進一步完善檔案行政執法機制，強化檔案鑒定工作，并加強檔案資源建設的理論研究，確立館藏檔案資源體系的建構原則與模式，不斷豐富館藏，為檔案信息化建設打好堅實的基礎。

3、開拓思路，增強檔案事業自身的“造血”功能。具體到各單位來說，嘗試開展有償服務不失為一個好的舉措。長期以來，檔案館(室)對外的提供利用基本上都是無償借閱，因此它幾乎是“清水衙門”的典范。如果開展有償服務的話，將會緩解檔案工作中經費方面的難題。另外，就大的地區來說，可以先以一些有條件的單位作為檔案信息化建設的示范點，以點帶面帶動其它單位在這方面的建設。

4、加強培訓，優化檔案人員知識結構。加強政治素質教育，在檔案工作者心目中樹立檔案利用的社會觀、價值觀、法制觀與服務觀;改進教學內容和方式，在教學內容方面不僅要包括圖書、情報、檔案學的專業知識，還需包括更廣博的知識、現代信息技術應用能力、信息加工處理能力。在教學方式方面采取高效率的教學方式比如理論傳授與學習操作相結合、自學與輔導相結合、專題講座與系統講解相結合等方式;加強師資力量，因人施教，因材施教。通過對檔案工作人員的全面培訓，為檔案信息化的人才需求掃除障礙。