Access數據庫在采購數據管理與分析中的應用

[摘 要] 采購作為企業供應鏈管理中的關鍵環節，直接影響著整個企業的經營發展和經濟效益，因此對采購數據進行有效管理顯得尤為迫切。本文應用Access數據庫技術構建采購數據管理與分析系統，系統的使用減輕了業務人員的工作強度，提高了企業的采購管理水平。

[關鍵詞] 數據庫;信息系統;采購管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 20. 012

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)20- 0034- 04

1采購在企業管理中的作用及采購數據管理的特點

采購是企業經營管理中的一個核心環節，也是企業獲取利潤的重要來源。采購成本作為企業成本管理的主體，是“最有價值的部分”。據統計，采購成本每下降1%，平均可以給企業增加10%的利潤，可見采購在企業的整個供應鏈管理過程中具有舉足輕重的地位。

在采購業務活動中，業務人員經常會與大量數據打交道，這些數據涵蓋了物料清單(BOM)、原材料價格、供應商聯系信息、運輸費率等諸多內容。如何管理并有效利用這些紛繁復雜的數據，對于企業來說是一個很有意義的課題。A公司是一家專業從事汽車線束零部件生產的外資企業，長期以來，公司對采購信息的管理一般采用以Excel為主的人工管理方式，每天業務人員都需要花費大量的時間和精力在數據的清理與整合上。雖說是在同一個部門，但每位業務人員所擁有的信息并沒有實現共享的最大化，由此造成工作效率的降低，比如對某個供應商生產的同一種零件進行重復詢價，這不僅造成人力資源和時間資源的浪費，還不利于采購企業建立自身形象。此外，以往粗放型的人工管理方式難以滿足對數據及時性、準確性和綜合性的要求。

對數據進行分析挖掘是決策層經常提出的一個需求，近幾年物料采購金額的變化趨勢是怎樣的?誰是對我們影響最大的前20大供應商?每個項目所需物料的品種有哪些?這些品種各自占比多少?諸如此類問題都是決策人員所感興趣的，一些比較大的分析需要大量的基礎數據來支持，對這些基礎數據進行搜集、清洗和整理往往會占用較多的時間。就以零件單價為例，作為分析時經常使用的數據項，由于供應商在報價時所基于的貨幣和物流條件不同，對零件單價直接進行比較分析是欠妥當的，這就要求先將零件單價統一換算成以人民幣為基準的到廠價(DDP)，而在換算過程中會涉及匯率、運輸費率等多個要素，有些供應商針對不同的物料品類還會采用不同的運輸費率，這讓計算過程變得更為復雜，諸如此類的計算將花費業務人員較多的時間和精力。 基礎數據的質量直接決定著分析結果的質量，一份低質量的分析報告通常會影響到決策的制定，有時甚至會讓決策層做出錯誤的判斷。目前A公司所使用的ERP系統還在持續升級過程中，數據管理和分析功能尚不完善。因此，開發一套采購數據管理與分析系統就變得十分迫切。與采購業務相關的數據一般具有信息量大、輸出要求高的特點，一種輸入信息需要按不同的要求加工后作多種輸出(如Excel，PDF等)。經過對幾款工具的比較和對企業自身特點的分析，采購部門最終決定采用Access數據庫來開發系統。

2Access數據庫概述

Access是微軟公司推出的在Windows操作系統環境下工作的關系型數據庫管理系統。它采用了Windows程序設計理念，擁有設計查詢、用戶界面、報表等多種數據對象，Access作為Office套件的一個成員，具有Office系列軟件的一般特點，如菜單、工具欄等，并能夠實現與其他成員(如Excel)之間的數據共享。與其他數據庫管理系統相比，它更為簡單易學。Access的功能比較強大，足以應付一般的數據管理及分析需要，特別適合于一般的中小規模企業。

采用Access開發管理信息系統需要使用VBA(Visual Basic for Application)語言，它是應用程序開發語言Visual Basic的子集，VBA擁有Visual Basic語言的高效性和專業性，可以根據用戶的自身需要進行二次開發。

Access數據庫由“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁”、“宏”和“模塊”7種對象組成。

(1)表(Table) 。表是數據庫的基本對象，是創建其他對象的基礎，表由記錄組成，記錄由字段組成，表用來存儲數據庫的數據，故又稱作數據表。

(2)查詢(Query)。查詢可以按索引快速查找到需要的記錄，按要求篩選記錄并能連接若干個表的字段組成新表。

(3)窗體(Form) 。窗體提供了一種方便瀏覽、輸入及更改數據的窗口，還可以創建子窗體顯示相關聯的表的內容，窗體也稱作表單。

(4)報表(Report)。報表的功能是將數據庫中的數據分類匯總，然后打印出來，以便分析。

(5)頁(Page) 。數據訪問頁可以查看、更新或分析來自Internet或Intranet的數據庫數據。

(6)宏(Macro)。宏相當于DOS中的批處理，用來自動執行一系列操作。

(7)模塊(Module) 。模塊的功能與宏類似，但它定義的操作比宏更復雜，一般分為類模塊和標準模塊兩種類型。

此外Access為用戶提供了豐富的向導，用戶不需要了解軟件所有細節就可以完成一個簡單的管理系統的開發工作，節省了許多編程的時間。

3系統分析設計與實現

3.1業務數據流程分析

采購業務原始數據的獲取主要通過兩個途徑:一是ERP系統，如物料清單(BOM)，采購訂單(PO)等，這些數據之前都由相關業務人員輸入系統，具有標準化、格式規整的特點;二是以Word、Excel等格式保存的文件，包括銷售計劃、供應商調研報告等，文件中的數據具有非標準化、格式多樣等特點。獲取原始數據后還不能對其直接進行分析利用，需要先對數據進行清洗，將“臟數據”過濾掉，提高數據質量。這些所謂的“臟數據”由多種原因產生，由于ERP系統在用戶輸入環節設計有一定的約束機制，所以從ERP中獲取的數據質量一般比較高，而外部文件中的數據則是清洗的重點，如供應商調研報告是由供應商填寫完畢后發還給采購部，雖然在調研之前業務人員已與供應商進行充分的溝通說明，但還是難免會出現格式不統一、信息無意義或無效(如將“12345678”作為電話號碼)等情況，對這些數據需要采用留空、匹配等方法進行清洗加工，以提升數據質量。數據清洗工作完成后，用戶可以根據自身需要對數據進行查詢與分析，報表需求主要來源于決策層，他們通常希望將分析的結果以簡潔便攜的方式展現，所以報表的格式以PDF、PPT為主。

3.2系統設計

我們首先需要建立一個基礎數據庫，包括物料清單(BOM)、供應商聯系信息和原材料價格等與采購業務有關的數據，再設計采購數據管理模塊、采購數據分析模塊和供應商信息管理模塊，使它們與基礎數據庫進行關聯。3個模塊中的數據及分析內容均是基于前面的基礎數據并通過采用SQL語句來實現的。

在基礎數據管理模塊，采購業務人員負責維護本人所屬項目下的采購數據信息，其他業務人員只擁有查看的權限，這樣既保證了數據的安全性，也提高了數據的及時性和準確性。本系統主要功能模塊如圖2所示。

3.3系統實現

3.3.1系統登錄

考慮到用戶名的唯一性和用戶登錄的便利性，采用計算機用戶名來作ID號。當用戶輸入ID號和初始密碼后，點擊密碼框右側鑰匙圖標的按鈕對密碼進行修改。修改完成后，輸入新密碼并點擊“Login”按鈕即可進入主菜單界面，見圖3。

3.3.2主菜單

主菜單界面上方為項目選擇框，界面中間是四個模塊的入口，分別是“Master Data”(基礎數據管理模塊)，“Master BOM”(采購數據管理模塊)，“Analysis Report”(采購數據分析模塊)和“Supplier Management”(供應商信息管理模塊)，界面下方為重點數據表更新時間信息欄，見圖4。

3.3.3基礎數據管理模塊

該模塊包括“物料清單(BOM)”(見圖5)，“物料采購清單”，“銷售預測表”，“物料價格表”，“運輸費率表”和“匯率表”等6張基礎數據表。在設計時對數據的完整性進行預先定義，具備一定的數據清洗功能，使基礎數據在導入數據庫時能及時發現異常情況并顯示相關提示信息。

3.3.4采購數據管理模塊

該模塊可對項目的單個零件的采購信息進行查詢，如年用量、供應商、價格等，在界面下方顯示所查詢零件在項目的每款線束中的需求量(見圖6)。系統還支持對項目中所有零件的批量查詢。模塊中的數據均基于前面的基礎數據并通過采用SQL語句組合生成。

3.3.5采購數據分析模塊

擁有“采購歷史分析”，“采購預測分析”和“月度/年度績效分析”3個子模塊.其中，通過“采購歷史分析”子模塊，用戶可以對過去5年的零件采購信息進行查詢，還能從歷史年份、供應商、物料種類和生產工廠等4個維度進行單向/交叉分析;“采購預測分析”子模塊提供了對未來5年零件采購預測信息的查詢功能，用戶也可對預測年份、供應商、生產項目、物料種類和生產工廠作單向/交叉分析，圖7是對某項目所作的項目-物料種類交叉分析;“月度/年度績效分析”主要從國產化率和成本比較這兩個方面進行績效分析，國產化是企業降低采購成本的一個重要途徑，也是考核采購業務績效的一個重要方面，通過對國產化率進行分析可以把握每個月所采購零件的國產化情況;成本比較是考察零件的單位成本與上一月度/年度比較情況 ，它同樣也是采購業務績效的考核重點之一。 通過績效分析，指導業務人員及時發現問題，并對業務活動進行調整和改進。此外，用戶還可以快速定制并創建自己所需的PDF報表，為業務人員和決策人員更好地瀏覽和使用信息提供了便利，并有效減輕了制作月度報告的工作量。

3.3.6供應商信息管理模塊

供應商管理人員通過該模塊對供應商聯系方式、物流、財務、產品質量等基礎信息進行維護(創建，修改和刪除)，并可基于這些基礎信息進行供應商深度分析，如PPM分析(見圖8)，發貨及時性分析等。該模塊還能根據用戶需要創建供應商全景報告， 業務人員可以通過報告了解供應商的聯系方式、企業經營情況、交易明細等各方面信息，使業務人員對供應商做到“心中有數”。

4系統改進后的效果

采購數據管理與分析系統上線后，給A公司帶來了很好的效果，主要包括以下幾個方面:

(1) 提高工作效率。線束主要有車門線束，車身線束，發動機線束等多個種類，一套線束一般由上百種子零件組成，這些子零件涵蓋了端子、橡膠件、膠帶、電線等多個物料品類，A公司目前承接有多個整車廠車用線束項目，所涉及的原材料有幾千種，如果決策層需要某個項目的國產化率、采購金額等統計信息，業務人員一般需要2天左右的時間才能提供，不但及時性難以保證，而且最后計算得到數據的準確性也不高。而使用該系統，用戶只要輕點鼠標，幾分鐘內就可以將所需的數據統計并打印出來，這樣業務人員能投入更多的時間和精力到與供應商談判等工作重點中去。

(2) 降低原材料采購成本。系統的建立使得業務人員能更為有效地管理價格，通過系統提供的分析功能讓業務人員及時了解原材料價格的變動情況，這對于控制采購成本具有十分重要的意義。

(3) 對供應商進行量化管理。供應商管理是企業采購管理中的一項關鍵內容，供應商在很大程度上影響著產品質量的可靠性。該系統可以對供應商的配送及時率、產品退貨率等進行量化考核，為采購人員科學地選擇合格供應商奠定了基礎。

(4) 提升數據處理能力。目前物料清單(BOM)的記錄數量已經達到了十萬級以上，運用Excel來處理這些數據是比較困難的，況且隨著業務量的逐漸增加，數據量也會急劇上升，在一段時期內Access可以充分發揮其優秀的數據處理和分析能力。

5結 語

采購數據管理與分析系統采用了企業供應鏈管理的思想，以Access數據庫管理系統為平臺進行搭建，結合企業自身情況進行業務流程再造，提高了工作效率和采購管理水平。后續的工作還有許多，比如說如何最大程度地實現供應商信息管理模塊與其他模塊的數據交流與共享，如何利用最新的商業智能技術提升分析水平等，這些課題都是值得深入研究的。

主要參考文獻

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