淺談高校財務檔案管理

　　摘要：文章通過對高校財務檔案管理現狀的分析，提出要充分發揮財務檔案在新環境中的作用，應從提高財務檔案管理意識，優化財務檔案管理手段，加強財務檔案的管理人員素質等方面入手。
　　關鍵詞：高校；財務檔案；管理
　　
　　高校財務檔案是記錄和反映一所高校經濟業務的重要史料和證據，也是總結經營管理經驗的重要依據，它是會計工作的重要組成部分。然而，財務檔案管理這一高校財務管理的最后環節，往往最容易被忽視，形成高校財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。因此，提高高校財務檔案管理意識，改善財務管理檔案現狀已經勢在必行。
　　一、高校財務檔案管理的現狀
　　（一）財務檔案管理意識淡薄
　　近年來，高校在檔案管理上積極開展了一些工作，但在財務檔案的管理上卻不夠重視。由于財務檔案涉及多個部門，最終導致無人負責，檔案管理不夠規范。雖然，國家在法律上對財務檔案管理有明確的規定，但由于財務檔案產生于財務部門，財務人員對檔案管理意識不高，沒有按照檔案管理的要求有效管理財務檔案。加之，高校領導對財務檔案管理的認識不足，認為只要能查到相關財務信息即可，所以財務檔案為滿足財務查賬方便，近2-5年的檔案資料都會滯留在財務部門，紙質檔案按照財務年限對進行整理，電子介質或磁介質檔案卻無人問津。
　　（二）財務檔案管理手段落后
　　目前，各高校在財務檔案的管理上仍采用傳統的管理模式，更為側重紙質檔案的管理，但現行財務會計電算化運行已經十分成熟，大多數高校電算化的程度都很高，許多財務數據的截取，磁介質或電子介質更為便捷和全面，而紙質介質的檔案反而不夠全面。特別是隨著軟件系統的不斷升級，增加了不同介質檔案管理的難度，管理手段的改進已迫在眉睫。
　　（三）財務檔案管理人員素質不高
　　根據財務檔案的特點，財務人員成為第一任管理人員。目前，高校絕大多數財務檔案的管理人員都是財務人員出身，檔案管理的知識不多，加之大多數為兼職檔案管理的，故沒有足夠的精力、時間來學習和開展規范的檔案管理。
　　二、高校財務檔案管理的對策
　　（一）提高認識，加強領導
　　首先，實行一把手負責制。按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行誰財務、誰立卷，邊財務邊收集整理，審結卷成的原則，認真做好這項工作，保證財務檔案資料的歸檔完整規范。其次，財務負責人在制定財會計劃時，要向會計經辦人員布置形成積累財會材料的內容，并確定本部門的檔案管理員。明確專職檔案管理人員的職責，實行責任制管理，以提高管理的質量。
　　（二）建立健全高校財務檔案管理的規章制度
　　要使高校財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入學院工作的總體，制定檔案管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案管理工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案查閱制度》等。
　　（三）規范財務檔案管理工作，從基礎檔案資料管理入手，改善財務檔案管理質量
　　首先，按照中華人民共和國教育部令第27號，《高等學校檔案管理辦法》和財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》，結合高等學校實際情況確定歸檔范圍。其次，根據財務檔案的特點規范并優化歸檔流程。一是電算化會計檔案的收集中，財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等相關軟件信息。二是電算化會計檔案的管理與保存上，采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護；對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失；同時，注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性等。
　　（四）優化財務檔案管理手段，提高現代化管理水平，實現財務檔案信息化管理
　　根據電算化財務檔案的特點，檔案管理應不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用形成良性循環。一是編制檔案檢索，編制案卷目錄，全引目錄，專題目錄，文號目錄等檔案檢索工具，索引。二是運用計算機進行檢索，確保檔案速準確，提高財務檔案管理的效率。三是建立財務檔案統計臺賬。四是利用各種財務基礎數據資料分析高校經濟發展，財務運行中的特點，存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務，為學院服務。
　　（五）強化財務管理人員素質
　　高校財務檔案工作要適應不斷發展的新形勢需要，財務檔案管理人員必須是具備高素質，能力強的專職人員，同時對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新知識結構，來提高檔案管理人員的實際工作能力及責任心。
　　參考文獻：
　　1、李壽和.論高職院校的管理創新[J].教育