圖書館自動化管理系統的建立

裘孝芬 （天津電子信息職業技術學院 天津300132）

圖書館自動化管理系統的建立

裘孝芬 （天津電子信息職業技術學院 天津300132）

建立圖書館計算機管理系統是一項系統工程。從實際出發，依實際工作體會，介紹了從軟件的選擇開始，直至投入使用的圖書館自動化管理系統建立過程中各個階段的具體工作內容，并提出了一些具體建議。

圖書館 計算機管理 自動化管理系統

20世紀末以來，我國高等職業技術教育發展迅猛，已成為我國高等教育體系中不可缺少的組成部分，為培養高級職業技術人才發揮了巨大作用。在這些新成立的高職學院中有一部分是由原來的重點中專經合并升格而成，許多學院均未實現圖書館計算機管理。隨著教育部對高職學院評估工作的不斷深入，各高職學院都在努力提升自身的辦學條件。陸續有高職學院圖書館引進建立計算機管理系統軟件，即常說的圖書館上系統。本文闡述了上系統的實施步驟及工作中應注意的問題，供廣大同仁參考。

1 軟件調研與選擇

軟件調研的內容主要包括：價格、功能、工作方式、標準化、服務等。

1.1 價格

圖書館集成系統，一般由多個功能摸塊組成，有的可以一體購買，有的可以按摸塊分別購買，一次性要比分別購買優惠一些。目前市場上的圖書館軟件6萬元以下的為一般檔次軟件，使用簡單、容易掌握，能基本滿足中小型圖書館的使用；10萬元以上的軟件技術力量比較雄厚，運行穩定，適合中等規模的圖書館使用。

1.2 功能

主要是指圖書館的各項業務功能是否齊全、好用，能否滿足圖書館各項業務和管理需要。目前市售的適合中小型圖書館使用的軟件通常都能實現采、編、典、流通等基本業務功能。如果有其他功能要求時要結合重點詳細考查。

1.3 工作方式

由于一些學院是由幾個學校合并構成，因此許多學校形成多個校區的辦學方式，圖書館設總館和數個分館。因此，所選擇的軟件應滿足多館工作方式的需要。

1.4 標準化

標準化有兩方面的含義，一是著錄形式的標準化，這通常都以CNMARC為標準；二是數據導入導出格式的標準化，要求系統可接受外部導入數據的格式，以及系統導出數據的格式。一般應包括：ISO、EXCEL、DBF、ACCESSA 等格式。其中ISO格式中不加載本系統的自定義字段（非規范字段）信息，為今后的系統變更和館際間的數據交換留有接口。

1.5 售后服務

系統投入運行以后，能夠得到開發商的及時技術服務是很重要的，可在走訪用戶時多了解有關情況。走訪用戶時可通過同行聯系，或通過圖書館學會（協會）協助聯系。要多了解用戶使用過程中出現的問題，有哪些地方不好用，再根據本館情況全盤考慮。

2 數據錄入

軟件確定以后，接下來就是建庫工作。就是將全館的圖書文獻信息錄入到計算機數據庫中去。開始數據錄入前要制訂有關的工作標準，一來規范數據，二來為了統一各館標準。工作標準分為數據加工標準和圖書加工標準兩部分。

2.1 數據加工標準

統一書次號。由于合并前各館的書次號不一致，因此要確定合并后的書次號方式。最好是統一書次號，便于采編的統一管理及各館間資源的相互調整，有利于今后的長遠發展。

擬定著錄詳簡級次及具體著錄字段，著錄信息源的提取順序（原則上依著錄規則），叢書、多卷書、隨書附件的著錄均應做出統一規定，提供給數據錄入人員。

2.2 圖書加工標準

規定書標的位置、字體、尺寸；書條形碼的位置、位數、前級標識和粘貼個數等。我館的書標規格為：30 mm×25 mm，字體為三號宋體加粗，貼于書脊自下向上25 mm。書條形碼為10位，結構為：前級（兩位字母大寫，依GB 3469執行）+數字（8位登錄號），貼于17頁和最后一頁。例如：TS00003607。條形碼下標數字為六號宋體居中。

3 數據校驗

數據校驗是一件很繁瑣的工作，如果全部由人工校對，有些錯誤很難查出來。為提高校對質量和校對速度，我們通過對系統的數據構成進行分析研究，把錄入的數據劃分為規則數據和不規則數據。規則數據指的是符合某種規律的數據項。例如條形碼的結構規則，ISBN應滿足校驗式：

單價不小于0，分類號中不能見非法字符（依《中圖法》規定使用的符號）。對這些有規律的數據進行計算機輔助數據校驗。筆者的方法是用系統的數據導出功能將數據導出，轉成DBF數據表，用VFP開發了一個專用測試程序進行數據測試，很快就能查出錯誤數據。將找出的錯誤數據用Excel形式打印出來（有登錄號、書名、著者和錯誤信息），提供給編目人員修改使用。

對非規則數據的校驗，只能根據各館人力物力的實際情況安排進行。人工校對也有一些技巧，如排序檢查就比較容易發現問題。

4 系統調試與培訓

系統培訓有的集中某地進行，也有的安排在現場進行，各具特點。集中培訓比較系統，參加培訓的館員受領導委托，是帶著任務來的，從思想上比較重視。現場培訓可節省差旅費，參加人數沒有嚴格限制，針對性強。建議培訓可在數據錄入階段進行，結合錄入員的現場操作，遇到問題能和錄入人員隨時溝通請教。調試后應配置好系統的各項參數和權限。

5 數據導入與整理

導入或錄入本單位的數據信息。例如學生和職工名單、機構設置名稱、設置讀者類型等。對導入或錄入的數據信息進行認真核對，為正常投入使用做好準備。

6 分配IP段

還有一項工作就是為全館各個區域的計算機分配IP地址。圖書館是校網下的一個局域網，圖書館又有許多功能區，如辦公區、閱覽區等。因此為了便于館內計算機的維護和管理，按區域分配各自的子IP段。例如：學院分配給圖書館的IP是192.168.91.X（X=5-200）段，供總館和一個分館使用。分配要考慮一定的預留地址。安裝并設置好各個計算機的IP地址就可以了。

最后將所有制定的規則匯編成文，作為今后工作的執行標準（工作手冊）。并在今后的工作中補充完善。表1是我館工作手冊摘錄。■

表1 天津電子信息職業技術學院圖書館工作手冊摘錄

[1]陳麗霞.學校圖書館數字化建設與現代化管理的實踐與思考[J].懷化學院學報，2006（11）：187-190.

[2]孟妍嫣.網絡環境寫聯合采編工作是圖書館現代化建設的必然趨勢[J].圖書情報論壇，2006（2）：58-60.

[3]李勁菊.試論醫院圖書館現代化建設[J].內蒙古圖書館，2006（4）：93-94.

2010-11-09