關于電子文件及檔案信息化的思考

柴小紅

關于電子文件及檔案信息化的思考

柴小紅

隨著計算機及網絡技術的迅猛發展，電子文件已涉及到社會的各領域，傳統的檔案管理工作受到了嚴峻的挑戰。為確保電子文件、電子檔案的管理始終處于良好狀態，在實際工作中，應采取多種存儲介質備份、網絡安全管理以及與紙質檔案長期并存保管等一系列措施加以解決。

一、電子文件定義及其特點

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等，是人們為了某一目的，在計算機上用一定的格式和處理方式生成的信息的組合。與紙質文件比較，它有以下幾個特點：

（1） 電子文件不再是直觀的紙質文件，需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；

（2）可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理傳遞；

（3）電子文件是可共享的，不再受時間和距離的影響；

（4）電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、 電子文件對檔案管理工作的影響

（1）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由工作人員共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點，也是文件和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件、應用環境等。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、多角度的整理，不同的用戶可以根據不同的需要利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（3）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，需分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無定論。

因此，在信息時代，電子文件是信息記錄的主要形式，網絡之中的電子文件數量十分巨大，只有推進檔案信息化建設，才能便于人們的利用。

三、 檔案信息化管理的現狀

（1）現階段的檔案軟件缺乏通用性。檔案部門各自開發的軟件不能互用，沒有一個統一的既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，制約了檔案信息電子化的進程。

（2）檔案信息和網絡建設系統缺乏規范性。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

（3）標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，目前館（室）藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作僅著眼于某一個館或某個專業系統，難以全面實施、推廣統一標準。

（4）檔案的技術標準、組織工作程序標準不適應現實需要。現有標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮。

（5）檔案信息管理人員的素質有待提高。從目前看，檔案部門缺乏檔案、信息處理復合型人才。

四、檔案信息化的發展趨勢

辦公自動化使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程都要在計算機中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，檔案也自然以機讀形式存在，這就使檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異，檔案工作者將面對更多的機讀形式，以磁盤為載體的檔案。利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精, 去偽存真”的過程，使機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

五、今后應采取的對策

（1）做好歸檔電子文件的技術處理工作。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到電子文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性, 使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（2）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

（3）檔案管理要向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，利用工作和其他基礎工作構成一個平面，這種平面結構只反映紙質檔案的情況。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。為此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（4）提高檔案人員的信息化管理水平。近幾年來，電子信息技術取得飛速發展，辦公自動化、網絡化漸趨完善，檔案的生成方式發生很大變化，檔案工作者要轉變觀念、加強現代科技知識的學習，努力提高自身素質，適應檔案信息數字化的發展趨勢，推進檔案管理的現代化。

(作者單位:浙江省衢州電力局）