當前公文處理工作中的常見問題與對策

方玉軍

當前公文處理工作中的常見問題與對策

方玉軍

公文處理工作是辦公室工作的一項重要內容。做好公文處理工作是各單位、各部門規范、健康向前發展的關鍵。縱觀當前公文處理工作實際，仍有部分單位或多或少存在這樣那樣的問題。因此，筆者歸納整理出這些問題，試圖挖掘其深層次的原因并施以正確的對策。

一、當前公文處理存在的主要問題

當前公文處理工作中存在的問題歸納起來主要有以下幾點：

1.收文不及時。過去，單位之間一般都采用郵局寄送的方式傳遞文件，這種方式相對來說比較安全，但運送時間較長，一份文件從印制到送達接收者手中往往跨越多個工作日，給工作帶來極大的不便，尤其是緊急性的文件，更是耽誤事。后來，隨著科學技術在辦公領域的廣泛應用，許多單位采用了電子公文的網絡傳輸形式，這種傳遞方式具有方便快捷的特點，但也對接收人員提出了更高的要求，那就是接收人員必須即時接收。為此，不少單位還根據文件的緊急程度對接收時限提出了明確具體的要求。可現在的實際情況是，有些文書人員往往不能按要求即時接收，甚至有些滯后。還有一種情況，就是一些緊急文件是在下班后或者周末時間傳送過來，由于無人值守致使出現接收空擋。筆者就曾遇到過這類情況。有一次上級部門要求周日上午9時開會，文件是周五晚上10時從專網上傳遞過來的，本來已經是下班后了，而且周六不上班，所以當上級部門打電話詢問上報名單的時候我們還不知道這件事，為此，我們領導受到了上級的嚴厲批評。事后反思，如果我們周六來接收一遍就不會出現這種情況了。再有一種情況就是我們的網絡系統有時會遭到人為的破壞或受自然災害的影響等，也都能使公文不能及時接收。

2.來文登記不詳細。過去我們接收的文件少，而且種類單一，所以對登記要求不是特別高。現在，由于信息大量增加，過去那種登記模式遠遠不能適應。比如，接收的緊急文件里如何體現緊急程度，會議通知類文件里寫明的開會時間地點等因素在登記本里體現不出來。如果同時收到多份會議通知，應一一登記清楚才能容易識別而不致出現混亂。如果不進行詳細的登記，把這些細小的項目單獨列出來，顯然無法滿足正常的工作需要。

3.辦理文件不分輕重緩急。文書人員登記完畢后應該根據文件的內容分出輕重緩急，緊急的先辦理，不緊急的后辦理，這樣才不致出現混亂的情況。而現實情況是有些辦文人員對文件不分輕重緩急，統統混雜在一起辦理，一方面把緊急的當成普通的辦理致使出現誤事的情況。比如，有一份需上報材料的會議通知，從開會時間上看不著急，但從內容上看就需要立即辦理，而我們的辦文人員沒有仔細閱覽文件，致使承辦部門延遲多日才看到文件，然后倉促應付材料，非常被動；另一方面就是把普通的文件也當成緊急的辦理，不管領導正在干什么工作，急急忙忙找領導簽批，其結果是不僅嚴重干擾了領導的正常辦公，而且還會對辦文人員本身產生一定的負面影響。

4.辦理領導批示意見不靈活。這種情況體現在多方面。比如，領導批示多部門辦理的，不靈活復印多份送這些部門，而是慢慢地一個部門一個部門依次傳遞致使事情耽誤；遇有承辦部門取文人不在時不是想方設法聯系其他人員，而是干等；承辦部門在取送文時沒有登記詳細的人員名單和時間；組織領導傳閱文件時不根據領導是否出差等情況靈活調整傳閱順序而仍輪輻式傳閱，死板教條；一些重要的、有辦理期限的文件不催辦；給遠的承辦單位發文件不用傳真等簡便靈活的方式，而是不顧實際情況要單位派人來取；給承辦單位發送傳真時也不電話確認單位是否收到、接收人是誰；通過辦公網絡上報參會名單時也不落實是否接收到；文件辦理完畢后不及時整理注銷等等。

5.歸檔文件不完整。有些文書人員在文件辦理完畢后不能認真及時地進行整理；歸檔時不嚴格按照來文登記逐一核查文件是否存在，而是有多少歸檔多少，文件少沒少，少幾份，對于文件下落也不管不問，為以后查閱文件帶來極大不便和隱患。

6.密級文件不保密。對于密級文件，有些文書人員不嚴格按照保密法規單獨辦理，而是和普通文件混雜在一起；絕密文件不在保密室組織領導傳閱而是送領導辦公室審閱；當領導不在辦公室時不把文件收起；文件有時找不到也不向領導匯報，心存僥幸，想瞞就瞞，想壓就壓；還有的文書人員甚至違背保密規定對自己的親朋好友等無關人員炫耀文件內容或把密級文件傳遞到互聯網上等等。

二、問題存在的主要原因

筆者認為，出現上述問題的主要原因大體有以下四個方面：

1.責任心不強。思想認識不到位，沒有充分認識到公文處理工作的重要性，認為公文處理無非就是收收發發，缺乏技術含量，對工作沒有足夠的激情和動力，沒有責任感。

2.辦文能力有限。有些文書人員雖然也喜歡干這項工作，但由于自身能力有限，對公文處理工作不大精通，缺乏變通能力，不知道具體情況具體分析，死板教條、不夠靈活。

3.工作作風不嚴謹、粗心。一些文書人員工作作風不嚴謹、不細致，因此難以適應較為精細的公文處理工作。

4.保密意識淡薄。一些文書人員沒有受過專門的保密教育和培訓，缺乏保密意識，保密觀念不強，也不懂一些必要的保密手段，致使發生泄密事件。

三、針對問題采取的相應對策

通過以上剖析，我們找出了這些問題存在的原因。在以后的工作中，筆者認為，應從以下四個方面入手來改正這些問題：

1.培養文書人員的責任意識。首先，要選拔那些對這項工作有興趣、熱愛這項工作的同志。其次，要給他們講清文書工作的性質及其重要性，逐步培養他們的責任意識，使他們明白責任是一種偉大的品格，是對自己工作的忠誠和信守，是人性的升華。只有具備對工作的高度責任感，才能用最佳的精神狀態忘我地工作，并將自己的潛能發揮到極致。

2.加強業務培訓，在實踐工作中提高辦文能力。要經常地讓文書人員參加業務能力培訓班，經常地與同行們溝通，使他們虛心學習、善于借鑒別人的優點和長處，在實踐中學習，逐步提高辦文能力并漸漸形成自己的辦文特色。

3.樹立良好的職業道德。職業道德是人們在職業活動過程中應遵循的特定的職業思想和行為準則，是社會一般道德在職業中的具體體現。作為文書人員，必須在工作實踐中樹立良好的職業道德，勤于思考，恪盡職守，努力提高工作效率和工作能力。

4.加強保密教育。要通過各種方式加強對文書人員的保密教育，逐步增強文書人員的保密觀念，通過一些正反兩方面的案例深深觸動他們的靈魂，堅決有效地抵御各種泄密現象的發生，讓他們自覺地、有意識地做好保密工作。

（作者單位：山東東營勝利石油管理局辦公室）