淺議如何提高公文處理的時(shí)效性

方玉軍

淺議如何提高公文處理的時(shí)效性

方玉軍

一、公文時(shí)效性概述

公文是指行政機(jī)關(guān)在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。任何公文都是有時(shí)效性的。所謂公文的時(shí)效性就是要求受文單位一定時(shí)間內(nèi)必須按其要求遵照?qǐng)?zhí)行的效力。為此，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）還特別規(guī)定“緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明‘特急’、‘急件’。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明‘特提’、 ‘特急’、 ‘加急’、‘平急’”。既然公文有如此重要的時(shí)效，那么，接收到這些公文后就必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完畢，而且越早越好，花費(fèi)的時(shí)間越短越好，否則就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)，造成不可估量的損失。對(duì)此，《辦法》中也明確規(guī)定：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。”目前，有許多單位專門(mén)制定了一些規(guī)定，明確了辦文的時(shí)限和具體做法，應(yīng)該說(shuō)對(duì)提高公文的時(shí)效性有一定的指導(dǎo)意義。但由于許多不可預(yù)見(jiàn)的突發(fā)事件、不同的辦文環(huán)境以及辦文人員的素質(zhì)良莠不齊等等因素的影響，使得執(zhí)行這些規(guī)范、制度大打折扣，進(jìn)而在一定程度上降低了辦文的時(shí)效。為此，筆者將結(jié)合自己的工作實(shí)際，對(duì)如何提高辦文時(shí)效做一粗淺的探討。

二、提高公文處理時(shí)效性所具備的主要能力

（一）迅速判斷事情輕重緩急的能力。文書(shū)人員接收到公文后，要根據(jù)文件內(nèi)容迅速做出是否及時(shí)處理的判斷，這是提高辦文實(shí)效性的第一步，也是關(guān)鍵一步。實(shí)踐證明，這種能力在公文處理中是最實(shí)用的。比如，當(dāng)年周總理正在人民大會(huì)堂主持會(huì)議，突然接到林彪摔死于溫都爾汗的消息后，立即意識(shí)到事情的嚴(yán)重性，于是馬上中斷正在召開(kāi)的緊急會(huì)議，并打破以往的慣例，在第一時(shí)間向主席做了緊急匯報(bào)，為以后處理此事贏得了寶貴的時(shí)間。試想，如果周總理沒(méi)有這種迅速判斷事情輕重緩急的能力，而是按部就班地按正常程序去做，還能有如此的理想效果嗎？這種迅速判斷事情輕重緩急的能力，在古代和戰(zhàn)爭(zhēng)年代尤為重要。如諸葛亮使用空城計(jì)、錢(qián)壯飛快速報(bào)告顧順章叛變的情報(bào)等。如今，和平時(shí)期也會(huì)經(jīng)常發(fā)生各種不可預(yù)知的意外事故、災(zāi)難等，如果接收到類似的文件后，能立即做出快速處理的判斷，就能為解決問(wèn)題贏得先機(jī)。當(dāng)然，這種能力并不是先天具有的，而是靠強(qiáng)烈的責(zé)任心和多年的經(jīng)驗(yàn)積累形成的。

（二）快速的辦文能力。這是考驗(yàn)一個(gè)辦文人員能力高低的具體體現(xiàn)。下面，我們按照辦文程序一一說(shuō)起。

1.靈活登記。來(lái)文登記雖然是一個(gè)例行的程序，但靈活的登記方法將有助于進(jìn)一步提高辦文的時(shí)效。所謂靈活就是登記時(shí)根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)置不同的提醒方式。比如，可把緊急的公文登記欄目設(shè)置成紅色，并將時(shí)限要素單獨(dú)標(biāo)出。又如，會(huì)議通知類文件可將開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、上報(bào)名單、材料的截止日期等信息醒目地標(biāo)記出來(lái)，有條件的話還可配上跳躍的動(dòng)畫(huà)。這樣的登記一目了然，處理起來(lái)就能分清先后，做到得心應(yīng)手。

2.立即主動(dòng)聯(lián)系辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)。登記后，要附上辦文單，立即呈送主任簽批擬辦意見(jiàn)。如果辦公室主任不在，可立即電話聯(lián)系并迅速告之文件內(nèi)容，或請(qǐng)授權(quán)的其他辦公室副主任簽批；如果經(jīng)授權(quán)的辦公室副主任也聯(lián)系不上，就再請(qǐng)其他辦公室副主任簽批；如果都聯(lián)系不上（這種情況幾乎不大可能），也不能消極等待，而應(yīng)直接呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示，事后再向辦公室主任匯報(bào)。

3.及時(shí)呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)后，應(yīng)立即呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。如果領(lǐng)導(dǎo)出差在外，可主動(dòng)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)并簡(jiǎn)要告之文件內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)有批示意見(jiàn)時(shí)，要馬上在辦文單上記錄下來(lái)。如果一時(shí)無(wú)法同領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，可馬上匯報(bào)辦公室主任，由其他領(lǐng)導(dǎo)閱示。

4.快捷地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)立即按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。需要有關(guān)部門(mén)辦理的馬上通知部門(mén)取文，部門(mén)不方便來(lái)取的，可發(fā)傳真或郵件；需要多個(gè)部門(mén)辦理的，可立即復(fù)印多份分送各部門(mén)；領(lǐng)導(dǎo)簽批傳閱的，可立即復(fù)印多份呈送領(lǐng)導(dǎo)或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸。另外，轉(zhuǎn)到有關(guān)部門(mén)辦理的文件，根據(jù)登記提示，需要限時(shí)上報(bào)的材料、名單等要及時(shí)催問(wèn)，逐項(xiàng)落實(shí)，完成一項(xiàng)就刪掉一項(xiàng)的圖標(biāo)。這樣，就能做到心中有數(shù)，忙而不亂了。

（三）其他能力。辦文人員除了以上能力外，還應(yīng)具備以下幾種能力。

1.熟悉并操作計(jì)算機(jī)的能力。現(xiàn)代化的辦公大都依托計(jì)算機(jī)來(lái)完成，因此，辦文人員必須熟悉計(jì)算機(jī)。對(duì)于一些常用的辦公軟件、郵件的接受與發(fā)送，OA系統(tǒng)的應(yīng)用等要會(huì)熟練應(yīng)用，并且排除一般性的故障，其他辦公設(shè)備如傳真機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等也要熟練操作。另外，辦文人員打字速度也要快，因?yàn)楝F(xiàn)在大部分公文處理工作如登記、打印辦文單等都需要打字，如果打字速度慢，就會(huì)直接影響辦文效率。

2.安排好領(lǐng)導(dǎo)出行的能力。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常外出開(kāi)會(huì)，去哪兒，怎樣去，選乘什么樣的交通工具，哪條路線最佳等等這些問(wèn)題辦文人員都是要面對(duì)的，如果不熟悉就會(huì)影響事情的順利進(jìn)行。另外，辦文人員還要經(jīng)常關(guān)注修路改線的情況，領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)行時(shí)還要關(guān)注本地的天氣以及到達(dá)目的地的天氣狀況等等。這些看似普通的事情，稍有差錯(cuò)往往會(huì)影響工作的順利進(jìn)行。筆者有次陪同領(lǐng)導(dǎo)外出看望受暴風(fēng)雨襲擊的前線石油工人時(shí)，本來(lái)按以前的路線很快就會(huì)到達(dá)，可由于暴風(fēng)雨沖垮了道路，臨行前又沒(méi)有充分考慮到這一點(diǎn)，和附近的同志也無(wú)法取得聯(lián)系，致使我們不得不多次改變行走路線，白白耽誤了時(shí)間不說(shuō)，而且一定程度上影響了職工群眾的心情，事后受到了領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲的批評(píng)。雖說(shuō)這是一次意外，可如果我們事先考慮周全，做到未雨綢繆，領(lǐng)導(dǎo)就能在第一時(shí)間看望受災(zāi)職工，這對(duì)職工的心理是莫大的安慰。

3.其他綜合能力。具備了以下能力對(duì)提高辦文時(shí)效來(lái)說(shuō)會(huì)錦上添花、如虎添翼。（1）要有概括事件的能力。比如，領(lǐng)導(dǎo)在外地，你與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系并匯報(bào)文件內(nèi)容時(shí)一定要言簡(jiǎn)意賅地將事情講清楚，如一份會(huì)議通知，你必須把開(kāi)會(huì)的時(shí)間（包括報(bào)到的時(shí)間以及開(kāi)會(huì)所需的時(shí)間）、地點(diǎn)、參會(huì)人員以及是否需要準(zhǔn)備材料等等要素向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明白，如果講了半天領(lǐng)導(dǎo)還不清楚，甚至越聽(tīng)越糊涂，就會(huì)直接影響辦文效率。（2）語(yǔ)言表達(dá)能力。當(dāng)你向領(lǐng)導(dǎo)或者主任匯報(bào)文件內(nèi)容時(shí)，語(yǔ)言表達(dá)一定要清楚明白，最好用標(biāo)準(zhǔn)的普通話，還要注意盡量不要使用那些讀音相同而意思不同的詞語(yǔ)，如“沒(méi)有”和“煤油”，“石油”和“食油”等等，以免造成領(lǐng)導(dǎo)的誤解。另外，語(yǔ)速也不能太快，保持正常的說(shuō)話速度就可以。（3）書(shū)寫(xiě)能力。如今使用計(jì)算機(jī)已十分普及，但有些場(chǎng)合還是需要手寫(xiě)。比如，領(lǐng)導(dǎo)在外地，你向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件內(nèi)容后，領(lǐng)導(dǎo)要批示意見(jiàn)時(shí)，你必須認(rèn)真地記錄下來(lái)。如果字跡規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，那么其他領(lǐng)導(dǎo)或者部門(mén)看到記錄的內(nèi)容就會(huì)清楚明白，相反，如果字跡潦草，事后自己都不認(rèn)識(shí)，那就會(huì)耽誤工作。

三、要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)

我們既要強(qiáng)調(diào)提高辦文時(shí)效性，也要做好保密工作，一絲一毫也不能松懈馬虎。特別是一些重大事件，在一定時(shí)間內(nèi)是有知曉范圍的，如果隨意地?cái)U(kuò)大范圍，就會(huì)給以后的善后處理工作造成很大的被動(dòng)。因此，辦文人員一定要有自覺(jué)的保密意識(shí)。即使向外地領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件內(nèi)容時(shí)也要慎重，能不在電話中說(shuō)的就不說(shuō)，涉及保密的事項(xiàng)要直接請(qǐng)示辦公室主任由其他領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后再予以匯報(bào)。在網(wǎng)上傳閱文件也是如此，凡涉密文件一律不準(zhǔn)網(wǎng)上傳閱。轉(zhuǎn)到有關(guān)部門(mén)辦理的密級(jí)公文，一定要告誡部門(mén)派專人取送，并告之注意事項(xiàng)等。

要提高辦文的時(shí)效性，辦文人員在辦理公文時(shí)就要把握原則，即在有效的時(shí)限內(nèi)，辦文應(yīng)用的時(shí)間越短越好，這是對(duì)辦文人員素質(zhì)的最好檢驗(yàn)。

(作者單位：山東東營(yíng)勝利石油管理局辦公室)