環(huán)境檢測機構(gòu)對要求、標書和合同 (協(xié)議)評審管理的要點

柘元蒙

(昆明市環(huán)境監(jiān)測中心,云南昆明 650228)

環(huán)境檢測機構(gòu)對要求、標書和合同 (協(xié)議)評審管理的要點

柘元蒙

(昆明市環(huán)境監(jiān)測中心,云南昆明 650228)

根據(jù)環(huán)境檢測機構(gòu)監(jiān)測工作運作的實際情況,按照實驗室認可準則和實驗室資質(zhì)認定的準則,闡述了環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)在對要求、標書和合同 (協(xié)議)評審管理中的要點。

檢測機構(gòu);計審管理;要點

1 名詞術(shù)語

1.1 要求

在《2000版 ISO9000標準》中要求的解釋為明示的、通常隱含的或必須履行的需求或期望。“通常隱含”是指組織、顧客和其他相關(guān)方的慣例或一般做法,所考慮的需求或期望是不言而喻的。特定要求可使用修飾詞表示,如產(chǎn)品要求、質(zhì)量管理要求、顧客要求。規(guī)定要求是經(jīng)明示的要求,如在文件中闡明。要求可由不同的相關(guān)方提出。

1.2 標書

標書是投標書,是指實驗室應(yīng)邀做出提供滿足合同要求的檢測服務(wù)的報盤。

1.3 合同

《中華人民共和國民法通則》第 85條:合同是當事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護。《中華人民共和國合同法》第 2條:合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

1.4 合同評審

合同簽訂前,為確保質(zhì)量要求規(guī)定得合理、明確并形成文件,且供方能實現(xiàn),由供方所進行的系統(tǒng)活動。合同評審是供方的職責,但可以與顧客聯(lián)合進行。

2 法律和準則要求及重要性

2.1 法律要求

《中華人民共和國合同法》第八條:依法成立的合同,對當事人具有法律約束力。當事人應(yīng)當按照約定履行自己的義務(wù),不得擅自變更或者解除合同。依法成立的合同,受法律保護。

第六十二條:當事人就有關(guān)合同內(nèi)容約定不明確,依照本法第六十一條的規(guī)定仍不能確定的,適用下列規(guī)定:(一)質(zhì)量要求不明確的,按照國家標準、行業(yè)標準履行:沒有國家標準、行業(yè)標準的,按照通常標準或者符合合同目的的特定標準履行。(二)價款或者報酬不明確的,按照訂立合同時履行地的市場價格履行;依法應(yīng)當執(zhí)行政府定價或者政府指導價的,按照規(guī)定履行。 (三)履行地點不明確,給付貨幣的,在接受貨幣一方所在地履行;交付不動產(chǎn)的,在不動產(chǎn)所在地履行;其他標的,在履行義務(wù)一方所在地履行。 (四)履行期限不明確的,債務(wù)人可以隨時履行,債權(quán)人也可以隨時要求履行,但應(yīng)當給對方必要的準備時間。(五)履行方式不明確的,按照有利于實現(xiàn)合同目的的方式履行。(六)履行費用負擔不明確的,由履行義務(wù)一方負擔。

2.2 準則要求

2.2.1 實驗室認可準則

實驗室應(yīng)建立和保持評審客戶要求、標書和合同的程序。這些為簽訂檢測和/或校準合同而進行評審的政策和程序應(yīng)確保:①對包括所用方法在內(nèi)的要求應(yīng)予充分規(guī)定,形成文件,并易于理解;②實驗室有能力和資源滿足這些要求;③選擇適當?shù)摹⒛軡M足客戶要求的檢測和/或校準方法;客戶的要求或標書與合同之間的任何差異,應(yīng)在工作開始之前得到解決。每項合同應(yīng)得到實驗室和客戶雙方的接受。

2.2.2 實驗室資質(zhì)認定評審準則

《實驗室資質(zhì)認定評審準則》同樣要求實驗室應(yīng)建立并保持評審客戶要求、標書和合同的程序,明確客戶的要求。

2.3 合同評審的重要性

合同是明確供需雙方權(quán)利、義務(wù)的協(xié)議文件,受到法律保護,是質(zhì)量環(huán)的起點,是質(zhì)量體系要素的開端。只有認真地進行合同評審,才能明確顧客要求,全面估計檢測機構(gòu)自身的能力,協(xié)調(diào)供需雙方的關(guān)系,發(fā)動檢測機構(gòu)內(nèi)部的力量,樹立實現(xiàn)合同的信心。很明顯,合同的 “質(zhì)量”水平是保證最終檢測報告滿足顧客全面要求 (即質(zhì)量要求)的第一步。

2.4 合同評審的作用

隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展,客戶已越來越關(guān)注環(huán)境檢測機構(gòu)的監(jiān)測專業(yè)水準和服務(wù)承諾的兌現(xiàn)。環(huán)境監(jiān)測作為一種專業(yè)性技術(shù)服務(wù),客戶的直接需求是獲取監(jiān)測報告即監(jiān)測結(jié)果,而潛在需求是提升內(nèi)部管理水平。因此,環(huán)境檢測機構(gòu)應(yīng)從源頭抓起,重視合同評審,不僅對合同評審人員培訓專業(yè)知識,使其熟悉并掌握各監(jiān)測合同評審的要求,同時加強專業(yè)管理的把關(guān),確保每一份合同的順利履行,有效規(guī)避監(jiān)測工作的風險。合同評審使檢測機構(gòu)充分理解顧客的要求,有助于減少或者避免與顧客之間的誤解和爭端;使檢測機構(gòu)有關(guān)部門都明確各自的職責,有助于檢測機構(gòu)履行合同;使檢測機構(gòu)全面評估自身完成合同要求的能力,有助于增強顧客對檢測機構(gòu)的信任度,并減少或避免顧客對檢測質(zhì)量的投訴;使檢測機構(gòu)在合同簽約前及早發(fā)現(xiàn)問題,與顧客協(xié)商解決,使檢測機構(gòu)與顧客的認識趨向一致。

3 合同評審的管理要點

3.1 合同的分類

在環(huán)境檢測機構(gòu)中一般分為監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書 (常規(guī)的、一般性和客戶需求非常明確的檢測業(yè)務(wù)使用)和正式合同,一般都編制了固定的表格和文本。還有一種就是根據(jù)上級各級主管部門下達的各類監(jiān)測任務(wù)擬就的年度或臨時監(jiān)測工作計劃。

3.2 合同評審的范圍和要求

(1)任何形式 (傳真、函件或其他方式)的合同或協(xié)議的各項要求都要有明確的規(guī)定,并形成文件。

(2)對每份合同或訂單在正式簽定前都要評審,并滿足以下要求:①合同或協(xié)議的各項要求都有明確的規(guī)定并形成文件;②任何與委托不一致的合同或協(xié)議的要求已經(jīng)得到解決;③具有滿足合同或訂單的要求的能力。

3.3 合同的基本內(nèi)容

不管是監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書或正式合同都應(yīng)包含以下內(nèi)容:客戶信息、檢測目的、檢測方式及要求說明、樣品描述及類別、監(jiān)測點位、檢測項目及方法、檢測頻率及數(shù)量、分包信息、履行期限、地點和方式、客戶在檢測中應(yīng)提供的服務(wù)、報告的交付、質(zhì)量保證措施、所發(fā)生的費用、價格及雙方應(yīng)承擔的風險權(quán)利。

3.4 合同評審職責分配

(1)以監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書出現(xiàn)的監(jiān)測工作由相關(guān)業(yè)務(wù)科室組織評審或合同評審員評審。

(2)正式合同 (協(xié)議)的評審工作由任務(wù)承接科室組織相關(guān)監(jiān)測室、分管領(lǐng)導評審,并擬定合同,合同經(jīng)業(yè)務(wù)管理室審核,上報檢測機構(gòu)領(lǐng)導批準后,簽署蓋章。

(3)上級各級主管部門下達的各類監(jiān)測任務(wù)由綜合科室在擬就年度或臨時監(jiān)測工作計劃過程中完成評審。

3.5 工作程序

3.5.1 合同評審流程

不同的監(jiān)測業(yè)務(wù)走不同的合同評審流程,具體見圖 1。

3.5.2 評審內(nèi)容

(1)監(jiān)測項目的各項技術(shù)要求是否明確,本檢測機構(gòu)技術(shù)能力和資源能否滿足客戶要求,如果有某部分要求暫時不能滿足,應(yīng)采取適當措施給予保證。

①技術(shù)能力評審重點:監(jiān)測項目是否在檢測機構(gòu)計量認證或?qū)嶒炇艺J可的監(jiān)測項目范圍內(nèi);要求使用的標準及方法是否與檢測機構(gòu)計量認證或?qū)嶒炇艺J可的一致;客戶要求的方法檢測機構(gòu)是否能滿足;不滿足時采取的措施。

②資源評審重點:監(jiān)測儀器是否滿足;化學試劑、監(jiān)測環(huán)境及條件;監(jiān)測人員是否滿足;目前進行的監(jiān)測工作是否有影響;不滿足時采取的措施。

(2)為滿足監(jiān)測中各項技術(shù)要求,由此采取的技術(shù)措施、監(jiān)測方法、質(zhì)量保證措施、所發(fā)生的費用、價格及雙方應(yīng)承擔的風險權(quán)利應(yīng)明確規(guī)定。

3.5.3 評審記錄

合同評審應(yīng)得出明確的評審結(jié)論,并如實記錄于《合同 (協(xié)議)評審表》,參加評審人員需簽字確認;以《監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽訂的合同則需由相關(guān)業(yè)務(wù)科室評審人員簽字確認;《監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽訂的合同則需由相關(guān)業(yè)務(wù)科室評審人員簽字確認。評審記錄、標書、合同 (協(xié)議)及合同更改記錄均由組織評審部門定期存檔。

3.5.4 合同的更改

(1)正式生效的監(jiān)測合同 (協(xié)議),甲、乙雙方任何一方要求更改均應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人與客戶協(xié)商,確定合同更改內(nèi)容,填寫《合同 (協(xié)議)補充單》重新評審,并將更改內(nèi)容書面通知與合同更改相關(guān)的部門。

(2)以《監(jiān)測業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽定的合同需修改時,由評審人員在備注欄中記錄清楚,重新評審并簽名確認。

3.5.5 如委托的是新項目,按檢測機構(gòu)有關(guān)的《新監(jiān)測項目評審程序》執(zhí)行。

3.5.6 如有分包的工作,也需評審分包出去的工作能否滿足客戶的要求。

3.6 合同評審中容易出現(xiàn)的錯誤

(1)評審人員的專業(yè)能力不足,造成錯誤的評審結(jié)果。

(2)評審走過場,對審核的有效性產(chǎn)生負面影響。

(3)不了解委托方的情況,受理了不具備監(jiān)測條件的監(jiān)測合同。

(4)合同評審違背流程規(guī)定,可能造成既成事實的失誤。

[1]CNAS/CL01∶2005(idt ISO/IEC 17025∶2005),檢測和校準實驗室能力認可準則 [S].

[2]國家認證認可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質(zhì)認定工作指南[M].北京:中國計量出版社,2006.

[3]中國實驗室國家認可委員會.實驗室認可與管理基礎(chǔ)知識[M].北京:中國計量出版社,2003.

Key points of Assessments of Requirements and Bid Documents and Contracts for the Environmental Monitoring Organization

ZHE Yuan-meng

(Kunming Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650228 China)

The key points of assessments of requirements and bid documents and contracts for the environmental monitoring organization are summarized based on the principal of accreditation criteria and certification criteria of the lab.

environmental monitoring organization;assessment and management;key point

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0103-03

2009-07-01