實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后建立輔助賬簿和報(bào)表的作用

山東省第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院 陳文焱

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后建立輔助賬簿和報(bào)表的作用

山東省第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院 陳文焱

本文分析了會(huì)計(jì)電算化使用中存在的問(wèn)題，從內(nèi)部稽核和會(huì)計(jì)牽制的財(cái)務(wù)管理角度，提出了實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后建立輔助賬簿和報(bào)表的重要性。并淺論了如何建立輔助核算賬簿及應(yīng)該建立哪些輔助核算賬簿。

會(huì)計(jì)電算化 輔助賬簿 報(bào)表

近十幾年來(lái)，使用電子計(jì)算機(jī)作為工具實(shí)現(xiàn)電子記賬已經(jīng)十分普及，以用友、金蝶等軟件為代表的應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件也由單機(jī)版發(fā)展為ERP網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)了各會(huì)計(jì)崗位統(tǒng)一利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行賬務(wù)處理。

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，也出現(xiàn)了一些使用中的問(wèn)題，圍繞著電算化實(shí)現(xiàn)后手工賬簿是不是該“甩賬”的爭(zhēng)論也一直沒(méi)有停止。筆者認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化的普及是大勢(shì)所趨，具有遠(yuǎn)大的應(yīng)用前景，但對(duì)弊端也要加以防范，使之成為值得信賴的好助手。核算單位脫離手工賬簿后應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，有選擇地保留一些輔助賬簿和日 （周旬）報(bào)表，從內(nèi)部稽核和會(huì)計(jì)牽制的財(cái)務(wù)管理要求上講，某些輔助賬簿和報(bào)表的應(yīng)用，并不是權(quán)宜之計(jì)，而應(yīng)該是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作必要的補(bǔ)充，應(yīng)該對(duì)此加以長(zhǎng)期應(yīng)用和研究。

下面筆者談?wù)勥@方面的一些淺見(jiàn)，并請(qǐng)同仁師長(zhǎng)進(jìn)行指導(dǎo)和斧正。

一、建立必要的輔助核算，可以避免機(jī)械式錄入錯(cuò)誤，保障會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量

會(huì)計(jì)電算化軟件作為會(huì)計(jì)賬簿不像傳統(tǒng)手工賬簿直觀，雖然電算軟件一絲不茍地遵從“有借必有貸，借貸必相等”的復(fù)式記賬原理，但運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化軟件的人員往往形成機(jī)械式的錄入，而忽視對(duì)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的審查，簡(jiǎn)單地相信計(jì)算機(jī)計(jì)算的結(jié)果，往往對(duì)簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤卻難以發(fā)覺(jué)。很多參加工作不久的會(huì)計(jì)人員已經(jīng)對(duì)登賬、結(jié)賬、過(guò)賬、軋賬不再了解，特別是應(yīng)用了UFO（以用友為例）報(bào)表的單位，只需要從系統(tǒng)管理員設(shè)計(jì)的報(bào)表模板中取數(shù)，更是不了解報(bào)表項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系是什么。

二、保留必要的輔助賬簿，有利于實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)的財(cái)務(wù)管理

對(duì)于貨幣資金類、庫(kù)存商品類、往來(lái)賬款類等核算內(nèi)容，應(yīng)該重點(diǎn)核算、重點(diǎn)管理。流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負(fù)債影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策，會(huì)計(jì)核算本來(lái)具有一定的滯后性，不能為管理帶來(lái)及時(shí)的決策依據(jù)。很多中小企業(yè)特別是商品流通企業(yè)，資金周轉(zhuǎn)以日計(jì)，存貨周轉(zhuǎn)以周計(jì)，商業(yè)信用甚至以半日計(jì)，因此，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者將會(huì)特別關(guān)注手中的錢、貨、賬。在會(huì)計(jì)人員將核算憑證制作成記賬憑證錄入計(jì)算機(jī)之前，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者很可能就要做出決策，這就要求出納和保管員交出的第一手?jǐn)?shù)據(jù)，必須達(dá)到及時(shí)性的要求。在實(shí)踐中，很多中小企業(yè)的出納員和保管員往往進(jìn)行了第一遍“會(huì)計(jì)核算”，有時(shí)一日需盤點(diǎn)數(shù)次，只對(duì)資金和存貨進(jìn)行重點(diǎn)管理，幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者做出決斷。

三、計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題不可能一勞永逸地解決，輔助賬簿是必要和有益的補(bǔ)充

電子賬簿不像手工賬簿一樣經(jīng)過(guò)涂改后會(huì)留下痕跡，這為篡改數(shù)據(jù)提供了可能。對(duì)熟悉電算化軟件掛接的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的人來(lái)說(shuō)，雖然從表面上看會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)了復(fù)核審核主管會(huì)計(jì)電子簽字的流程，似乎已經(jīng)記賬不可修改，但真要進(jìn)行篡改卻也并非難事。掛接ACCESS小型數(shù)據(jù)庫(kù)的一些普及版本的軟件，結(jié)構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，安全性較低。即使應(yīng)用大型數(shù)據(jù)庫(kù)SQL sever的軟件，也不能說(shuō)沒(méi)有安全軟肋。特別是應(yīng)用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)版的用戶，如果同時(shí)登上因特網(wǎng)，防火墻和數(shù)據(jù)通道也許會(huì)在頃刻間被打開(kāi)，數(shù)據(jù)很可能將暴露在黑客和病毒的面前；即便是企業(yè)局域網(wǎng)，也會(huì)出現(xiàn)斷電、通信中斷的情況干擾。因此，數(shù)據(jù)安全沒(méi)有絕對(duì)的保障，完全依賴計(jì)算機(jī)將面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。

四、企業(yè)的個(gè)性化管理，為增添輔助核算賬簿帶來(lái)客觀上的需求

以我市為例，每年注冊(cè)新增企業(yè)數(shù)萬(wàn)家，關(guān)停的企業(yè)也以萬(wàn)計(jì)，企業(yè)千差萬(wàn)別，管理風(fēng)格各有千秋。在某區(qū)局部調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有近半數(shù)企業(yè)有自己的日（或周、旬）報(bào)表制度，企業(yè)當(dāng)家人關(guān)切的數(shù)據(jù)從銷售、庫(kù)存、資金、費(fèi)用、往來(lái)賬款，各有側(cè)重。通常我們很難要求企業(yè)管理者都精通財(cái)務(wù)管理軟件，或者遠(yuǎn)程登陸ERP了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，有時(shí)需要為企業(yè)管理者量身打造符合其閱讀習(xí)慣的報(bào)表。報(bào)表制度體現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算的服務(wù)職能，為企業(yè)管理者提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)就必須增添輔助核算賬簿。同樣，保管員也可以在處理盤盈盤虧之前，把實(shí)際可用庫(kù)存數(shù)據(jù)報(bào)送出去。客觀上，出于成本和效率的考慮，企業(yè)的個(gè)性化管理也不可能完全由財(cái)務(wù)管理軟件來(lái)解決。

五、那么，如何建立輔助核算賬簿，應(yīng)該建立哪些輔助核算賬簿呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面考慮

1.從制度上確立輔助核算賬簿的地位，把輔助核算賬簿的完整性作為會(huì)計(jì)人員的日常基礎(chǔ)工作的考核內(nèi)容之一。必要的輔助核算賬簿不是可有可無(wú)的，必須摒棄計(jì)算機(jī)完全可以依賴的思想認(rèn)識(shí)。很多企業(yè)財(cái)務(wù)主管設(shè)立輔助核算的時(shí)候，初衷很好，但執(zhí)行力度不夠，會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)上不清晰，認(rèn)為徒增工作量，沒(méi)有必要等等，往往半途而廢，或嚴(yán)重滯后。因此，一定要把實(shí)施電算化之后的輔助核算的必要性以制度的形式確定下來(lái)。

2.輔助核算賬簿要有的放矢，控制要點(diǎn)即可。什么行業(yè)需要什么數(shù)據(jù)，由企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定，重復(fù)建立完整的一套手工賬簿沒(méi)有必要，也失去了推廣電算化的初衷和意義。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的資金狀況，可以由資金結(jié)算部門（或現(xiàn)金部，出納部）設(shè)立資金核算流水賬，在未確定對(duì)應(yīng)科目歸集的情況，可以把資金收付記錄下來(lái)。倉(cāng)庫(kù)部可以設(shè)立保管賬簿，可以只核算數(shù)量不核算出入庫(kù)單價(jià)和金額，成本計(jì)價(jià)由會(huì)計(jì)人員完成。銷售部門根據(jù)應(yīng)收賬款發(fā)生的賬齡設(shè)置銷售賬簿，藉以控制賒銷的額度和賬期。

3.設(shè)立輔助賬簿后，應(yīng)與電算化軟件應(yīng)該建立定期對(duì)賬機(jī)制，以發(fā)揮賬與賬的核對(duì)功能，促進(jìn)管理部門和會(huì)計(jì)部門的工作，保障資產(chǎn)安全完整。

通過(guò)推廣會(huì)計(jì)電算化，并加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用研究，采用合理的方法補(bǔ)充完善，會(huì)計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化將得到更大的發(fā)展進(jìn)步。筆者以上觀點(diǎn)，只是在實(shí)際工作中的一點(diǎn)思考和心得，是否得當(dāng)，希望與廣大同仁和師長(zhǎng)進(jìn)一步交流。

[1]《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》

[2]熊小萍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化教育教學(xué)的思考,財(cái)政監(jiān)督

（責(zé)任編輯：陽(yáng)卓江）