煤炭企業基于優化采購模式的物流信息系統設計與實現

王 茂

(淮北礦業集團朱莊煤礦,安徽淮北 235047)

煤炭企業基于優化采購模式的物流信息系統設計與實現

王 茂

(淮北礦業集團朱莊煤礦,安徽淮北 235047)

優化采購模式是大中型煤炭企業普遍采用的一種運作模式。在此從目前煤礦物資供應系統采購模式存在的問題,進行優化采購的信息系統流程設計。在實際應用中,提出了物資采購活動與配送活動的分離,用節約里程法(VSP)減少物流中間環節,以及建立便于信息交流、協同統一的物流管理信息系統。

煤炭企業;優化采購;物流;信息系統;設計;實現

隨著科學技術的迅速發展和世界經濟一體化進程的加快,物流產業作為我國國民經濟的重要新興力量,正表現出強大的生命力和廣闊的發展前景。許多傳統煤炭物資供應企業開始利用現代物流理念和物流技術改造自己,以塑造現代物流企業管理的新模式。鑒于我國物資流通領域的現狀、企業競爭觀念地更新,全國煤炭生產物資供應基本上有三種基本類型:傳統物資供應類型、優化采購類型和現代物流類型。第一種類型的物資供應主要目標是只要滿足煤礦企業開拓建設需要即可;最后一種是不僅面向本企業內部物資需要,而且滿足社會上客戶需求,進行社會化銷售;第二種類型:目前多數較大型煤礦企業普遍采取集中采購(以信息管理中心為主的信息流)管理與配送的模式,但是他們的采購活動與物流活動,在實際中沒有取得更有效的效果,采購成本仍舊相對較高,配送效率低,沒有把握住物資供應活動中的關鍵環節。因此,筆者就大型煤炭企業的優化采購供應模式做一下淺析。

1 大型煤炭企業實施優化采購模式的背景

1.1 大型煤炭企業物資管理的種類繁多、供應商數量大,采購及庫存管理的控制環節多,并且下屬的廠礦分散,二級倉庫較多,各廠礦相互獨立,一種物資多次采購、重復進貨,造成積壓浪費。

1.2 企業物流信息多數仍是依靠人工采集,紙介質傳遞,大量的手工作業使物流信息大大滯后于實際物流,且信息在層層傳遞過程中,重復輸入,重復匯總處理,難以有效地調節和控制物資地流轉。

1.3 隨著信息時代的到來,許多大中型煤炭企業雖然建立了計算機網絡,但各子系統之間沒有共享數據,自動化、信息化程度低,采購等日常管理環節的信息和數據仍然依靠人工匯總及分析。

1.4 由于以上情況,暴露出一些管理瓶頸,局礦兩級庫存不統一,需求計劃、采購計劃以及消耗考核不能形成閉環控制,對材料成本的管理難度有所加大,也不能有效地控制材料成本,了解材料消耗情況。

因此,為了降低采購成本,針對煤礦企業的物資需求特點,國內大中型煤礦進行了優化采購的運作模式,以集中采購、集中管理、集中配送的“三集中”方式,滿足本集團高產、高效的管理需要。這種運作模式能夠有效地降低了采購成本、運輸成本等各項成本,成為各大中型煤炭企業優先采用的發展實踐。

2 煤炭企業優化采購的信息系統流程優化設計

在現代物流理念中,進行物資交易活動的地點,往往不是物資流通的最佳路線必經之處。如果物資的交易過程和實物的運動過程路線完全一致,往往會發生實物路線的迂回、倒流、重復等不合理現象,造成資源和運力的浪費。

這就要求供應生產材料必須以最短的時間、最佳的流通路線,保質地從倉儲中心抵達使用單位(大型材料直達的除外),以達到降低運輸費用、提高經濟效益的目的。具體流程如圖1。

圖1 物流與采購活動網絡圖

圖1的流程網絡圖大體分為如下三步:

(1)各個煤礦以網絡信息方式上報材料申請采購計劃,采購信息傳達給物資供應公司信息中心,信息中心確認庫存貨物可以滿足需要時,向倉儲中心下達出庫指示。

(2)倉儲中心根據要求向各礦按計劃回路配送的方式進行送貨。同時倉儲中心將物資出入庫的有關數據傳達給物資供應公司的信息中心,商品庫存量的減少數據和在庫狀況記入信息中心的數據庫。

(3)現有庫存量減少到一定水平時,物資供應公司對供貨商(或生產企業)下達向倉儲中心補充物資的指令(即采購計劃),以保證倉儲中心功能的實施。

3 煤炭企業優化采購的應用實現

目前,大部分煤炭企業都有自己的倉儲中心(屬于物資供應公司),物流專業化程度不高,仍有傳統的“小而全”、“大而全”的指導思想存在,雖然在儲運方面投入不少,擁有自己的車隊或倉庫,但往往物流信息滯后,車輛利用率低,且自動化、信息化程度也低,滿足不了各廠礦的需要。因此,煤礦企業物資供應公司,應該建立基于優化采購“三集中”管理的信息技術平臺來對物資供應管理實施動態控制,改善煤礦企業內部物流,使之成為企業的“第二利潤源”。優化采購的流程有以下幾方面:

第一,采購活動與配送活動相互分離

圍繞物資地流轉所進行的相關活動屬于采購活動。采購活動主要由總公司做出市場需求預測、計劃、供貨商管理、貨源組織、庫存控制、銷售等各個物流子系統功能及信息收集工作,而倉儲中心依據現有的運輸設備負責物資的配送任務子功能。煤礦企業的配送活動主要是指物資從倉儲中心向各礦的轉移。從圖一中我們看出,大型煤炭企業欲采取集中采購、集中配送,必須由原始的各礦自提,改為回路配送,體現物的流通與采購活動并不完全一致,減少物資的空駛,消除迂回和倒流等不合理運輸現象。

第二,用節約里程法(VSP)減少物流中間環節

物資供應公司為了降低配送成本,提高倉儲中心服務水平,做好配送線路規劃,提高車輛容積率。最佳的配送線路一般采用節約里程法(VSP),此種方法能夠集中車輛,找出高效率運行,而且所需車輛最少、運距最短、所需時間最少、配送成本最低。它能夠將自備車與委托運輸或共同運輸聯系在一起,提高運輸設備的運行率,根據同一線路,充分利用車輛裝載率,降低運輸費用,同時對用戶的服務質量也會得到改善。

在煤炭企業物流管理水平相對較低、信息化管理較薄弱的情況下,各個煤礦企業用自備車輛到物資公司總倉庫零星提貨,車輛僅為本企業服務,且各煤礦企業分別承擔運輸費、人工成本、車輛購置費等。優化采購模式由于采取集中配送方式。在實際工作中,物資供應公司可以根據各需求廠礦送料不連續的特點,可以改變線路形式。比如圖1中,在現有的幾個區域(地區一、地區二……等)中,也可以采取“倉儲中心→礦3→廠1→礦2→倉儲中心”的靈活配送,這樣既可以解決小批量、多批次的及時配送,也可以降低運費,控制物流成本。因此,節約里程法(VSP)已成為國內外物流界普遍選擇配送路線的主要方法,由倉儲中心直接送至各礦的兩段輸送,甚至可以由工廠直接運貨給各礦。

第三,倉儲中心庫容量大,便于集中保管

充分利用倉儲中心的庫容量,提高容積率,取消物資供應公司和分支倉庫分散保管方式,由倉儲中心集中保管,這可以使企業實現低庫存或零庫存。這種方法前提條件就是:倉儲中心須實現了準時化(J IT)配送,煤礦供應信息系統實現內部各個流程無縫對接。采取準時配送方式之后,生產企業可以完全依靠配送中心的準時配送而不需保持自己的庫存,或是需少量保險儲備,將生產企業從庫存的包袱中解放出來,同時解放出大量儲備資金,從而改善企業的財務狀況,降低成本。實行集中庫存時,集中庫存的總量遠低于不實行集中庫存時各企業分散庫存之總量,同時也增加了調節能力,提高了社會經濟效益。

由于倉儲物資的集中存放,規模大,物流作業集中,則處理的物流量大,全部采用機械化、自動化的保管設施和裝卸機械,大幅度地提高物流作業生產率,同時也降低了物流成本。

第四,建立完善的物流管理信息系統(LIS)

煤礦企業內部與物資流轉活動有關的所需必要的信息為物流信息,主要包括采購計劃、配送、車輛調度運輸、庫存、銷售等信息。這些龐大的信息,必須借助現代科學技術,特別是計算機技術、信息技術以及網絡技術等實現對信息的收集、加工和應用。在煤炭物資供應實踐中,物資倉儲配送中心應該通過開發自己的物流管理信息系統(LIS),來滿足各礦追求方便快捷服務的心理,要有能力根據各礦需要,提供實時貨物查詢,貨物跟蹤等功能。建立的物流管理信息系統,應涵蓋計劃采購管理子系統、車輛調度配送子系統、出入庫管理子系統、用戶信息管理子系統及相關查詢服務子系統。

在物流中對各項活動進行計劃預測、動態分析時,提供及時的物流費用、生產情況、市場動態等有關信息,使物資流轉更加通暢化、定量化。物流信息不再由物資供應公司、公司駐地、生產企業分頭處理,而是以倉儲信息中心集中處理方式,通過網絡系統進行物流各環節的控制,及時了解物資的到貨、運送、庫存狀況。各環節點可通過信息中心共享數據,保證物資供應公司、信息中心、生產企業及各礦的信息交換、協同統一。

[1] 陳建生,王立杰.論煤炭企業物流供應鏈聯盟[J].管理世界,2004(11).

[2] 賀繼紅.煤炭企業內部物資配送問題探討[J].煤炭企業管理,2000(7).

[3] 上海現代物流人才培訓中心.現代物流管理[M].上海:上海人民出版社,2002:102.

責任編輯:張彩云

F253.2

A

1671-8275(2010)03-0059-02

2009-12-28

王茂(1972-),男,江蘇江都人,淮北礦業集團朱莊煤礦中級經濟師。