廣東長大信息化實施體會與思考(一)

◎ 廣東長大信息管理中心實施總監 李 洲

廣東省長大公路工程有限公司（以下稱廣東長大）是廣東省交通集團屬下的大型公路施工企業，擁有國家公路工程施工特級總承包資質并擁有對外經營權。公司成立于上世紀50年代，現總資產超過50億元，2010年預計產值超過80億元。主營業務從公路、橋梁、隧道施工，擴展到公路項目投資、運營管理和設計施工總承包等建設模式。公司由屬下四個主體分公司、設計開發公司、投資發展公司、海外公司及分公司50多個項目部等組成。代表工程有杭州灣大橋、在建的浙江嘉紹大橋、虎門大橋以及舟山環島工程金塘大橋等。

圖1 綜合因素問題

三問信息化

目前，施工行業信息化相對處于中下水平，暫無真正的行業標桿。施工企業信息化建設綜合性問題有待整體解決，如圖1綜合因素問題。伊斯蘭教典籍《古蘭經》里面有三句話問蕓蕓眾生：“我們從哪里來？我們要到哪里去？我們現在在做什么？”如果以這三個問題考問企業的信息化，則變成：“公司信息化從哪里來？公司信息化要到哪里去？公司信息化現在在干什么？”如果能問清楚這幾個問題，把握其內在聯系，信息化工作的思路就會清晰一點，從而總結出有關的規律。

特級資質標準的初衷是為了推動施工企業信息化的建設。倘若企業只是為了達成特級資質標準而生搬硬套，不去結合企業自身的情況，難免給企業帶來負面影響。對于廣東長大來說，我們寧愿做“有所為、有所不為”的放棄。以企業自身應用為主，不過分強調條條框框。

公司信息化從哪里來，我們的企業導入信息化最根本的動機是什么？

有些企業是處于申報施工企業資質的需要，公司信息系統必須滿足信息化資質考評標準，這是一種被迫的狀態。有的企業會認為：“競爭對手都已經信息化了，如果不跟進就會落于人后。”這是一種盲從的心態。有些企業是由于企業業務快速增長，與經營管理的矛盾必須解決。福建安裝就是這樣一家企業，在特級資質信息化標準還沒有制定的時候，就走在了信息化的前沿，這就是主動出擊。信息化日臻完善，能夠以信息化促進業務發展、以業務發展促進信息化，這樣企業的信息化就步入了可持續發展的階段。大部分企業處于被動實施信息化的階段。信息化應盡量減少盲從和被迫，走向主動實施和可持續發展。

企業信息化要到哪里去的問題，企業反躬自問：公司信息化要去往何方，終極目標是什么？目前如圖2業內普遍企業信息化目標，這些是“務虛”的目標，效果難以衡量與評價。

圖2 業內普遍企業信息化目標

信息化的實施過程要把目標轉化為可見可觸或者可以衡量的指標。廣東長大結合企業自身的特點，以各業務系統真正用起來為目標，制定了如圖3廣東長大“務實”的信息化目標。此外，信息化還能夠加速流程的實效，強化作業的自主性，大幅縮短間接工作的層級。

廣東長大強調以屏幕表單代替作業表單，將每天發生的信息及時錄入系統，做到業務數據的日清日結。各個系統要實實在在地應用起來，避免手工業務和系統業務并行“兩張皮”的現象。

為了達標，多數企業缺失了如何在信息化條件下管理業務的思考。多數企業現在信息化在忙什么呢？如圖4業內多數企業信息化現在做的事情。有的企業項目部甚至是一個人在做信息化工作，資料、信息全部由一個人集中輸入。

圖3 廣東長大“務實”的信息化目標

圖4 業內多數企業信息化現在做的事情

在信息化建設過程中，企業從總部、分公司到項目部幾級之間是需要進行業務梳理的。業內為數不多的企業現在在干什么呢？如圖5業內少數企業信息化現在做的事情。很多企業擔心手工作業被取代之后會存在這樣或那樣的問題，如信息收集不齊或信息丟失等。廣東長大也經歷了這樣的陣痛。系統作業與手工作業并行一段時間之后可以確定一個時間點，取消手工作業，業務運行于系統中產生信息數據，將全部表單打印出來替代現有的作業表單。

圖5 業內少數企業信息化現在做的事情

真正的信息化企業是什么？如圖6真正的信息化企業。業務的標準化或規范化是信息化的基礎，沒有基礎的信息化如同空中樓閣。實施信息化的時候要有一定的思考，如果業務沒有實現標準化或規范化，信息化可不可以做呢？我有一個觀點，業務的規范化與標準化是伴隨著信息化工作的推進而逐步完善的。它雖然是基礎，卻也不是不可或缺的前提條件。在信息部門的實力不是很強，組織架構位置比較低的情況下，一味強調標準化、規范化的工作，推行的難度也是非常大的；但是當信息化工作推進到一定程度的時候，要適時強調業務標準化、合理化。

圖6 真正的信息化企業

圖7 廣東長大信息化建設主要歷程

合理化是不斷將不合理的事物調試為合理的去蕪存菁的過程，它是一個循序漸進、平穩過渡的改革，而不是一場激烈的革命。合理化是管理變革的手段，是一切管理的基礎。把合理化的事物保持在一定狀態就是標準化。標準化可分為規范類（如請假、辭職）、作業指示型類（如采購流程）和績效衡量標準類（如效率、質量、周轉率）。合理化求發展，標準化求穩定，標準化中要有合理化，合理化中要有標準化，兩者互為促進，交替進行；穩中求發展，合理化與標準化是“破”與“立”的關系。當標準化演變為系統化，信息化就具有了生命。信息化能夠與業務、規范相結合，形成一個螺旋上升的態勢。只有這樣企業才能實現永續的經營和永續的發展。

信息化的得與失

企業在不斷發展，管理問題日益突出，日益增長的信息化需求與落后的基礎設施之間的矛盾越來越大，企業信息化人應當如何應對呢？廣東長大的信息化不是一帆風順的，我們也走過一些彎路，也有一些波折。但是信息化的總體方向得到了公司高層和同事的認可。我認為，信息化工作得到認可的最主要的原因是，廣東長大在每一個階段都會同合作伙伴一起，總結得與失，所經歷的主要節點如圖7廣東長大信息化建設主要歷程。

推行信息化的時候，大家曾就信息化覆蓋率的問題展開了討論。廣東長大提出了系統覆蓋率百分之百的目標和“點、線、面”的推廣方法，自上而下推行信息化。無論項目大小，都要記錄全面、完整的信息化數據，從而能夠反映整個公司的全貌。廣東長大下屬的四家分公司分別確定一個項目部進行試點，由總部信息中心與合作伙伴一起去推行，分公司相應成立信息化推廣小組，全過程參與試點項目的上線推廣工作。在推行試點項目的過程中，廣東長大把每個分公司的信息小推廣組固化下來，通過試點項目的信息化實施過程把人員培養起來，進一步由他們覆蓋分公司所有項目，這種推廣和人才培養的方法效果非常明顯。

隨著分公司信息中心的成立，人才隊伍成長了起來，廣東長大包括總部在內有近30個信息化專職人員，在解決系統問題、后臺的管理和維護等方面發揮了重要作用。三級信息化知識有效傳遞體系的形成，使相關功能發布能夠在很短時間內在各個部門傳遞下去，公司信息化運維體系已經建立起來。

觀念的轉變是今年最明顯的一個轉變，之前廣東長大信息部門很辛苦地在各個部門推行信息化。但是到今年下半年，業務部門應用了信息化系統以后發現一些問題，自己又產生了新的需求，他們會主動來找信息中心；以前推行信息化的時候，業務部門覺得信息化的功能距離他們的要求很遠，難以滿足他們的需要，但是現在很多部門會立足于現有的信息系統，提出信息化能不能使業務內容再簡化一些，使形式更為精簡。這種從“要我信息化”到“我要信息化”的觀念轉變是讓人感到欣慰的。

基礎數據維護是總部業務部門關鍵用戶的主要職責之一。總部建立起基礎數據分配給下級單位，如成本科目、勞務清單等基礎數據統一；合同管理、崗位體系統一等。我們目前已上線的業務系統如圖8廣東長大已上線的業務藍圖。

圖8 廣東長大已上線的業務藍圖

對于施工企業來講，核心業務是與經營有關的業務。廣東長大的成本管理系統已經上線，打通橫向業務的工作仍在進行。信息中心與人力資源部用了將近一年的時間來調整組織架構的變動和崗位體系的變動，這在推動信息化的過程中難度是最大的，也是值得的。因為整個系統的后臺管理、權限分配、數據隔離以及分級管理，都要基于人力資源組織的管理進行。如果人力資源組織不規范，后臺的工作量會相當大。

我們與合作伙伴在信息化的實施規程里面有這樣一個約定，就是每周，每一年、每半年或者每個關鍵節點都會把實際情況與計劃進行對比，把甲乙雙方在項目實施中存在的問題總結出來，并分析原因和確定解決措施，避免偏離方向。近三年的實施過程遇到的問題總結如下：

問 題1：從試點、上線到實際應用，系統持續在改動，合同管理、供應商管理等模塊到目前才基本穩定。

原因分析：其主要原因在于系統定位不清晰、業務規范未能建立以及試點、推廣過程工期太短等。而造成系統定位不清晰的主要原因就是標準和實際業務需求不匹配。

解決措施：實踐表明，推行信息化要立足于業務部門實實在在的需求。我們現在更注重業務部門主動參與調研——信息化系統最終是為了讓業務部門用起來，通過業務部門的價值才能體現信息部門的價值。

問 題2：不能按照計劃做計劃的事。

原因分析：由于硬件環境等的限制，項目整體計劃于2008年9月、2009年4月、2010年的2月和5月都發生了較大變化，特級資質考評標準不斷變化。

解決措施：通過多方渠道了解真實信息，在考慮達到特級資質考評標準的同時，適當考慮了信息化工作的客觀規律，根據企業自身實際情況制定有效、具有可操作性的信息化整體推進計劃。遵循企業信息化的客觀規律去做事，事半功倍；盲目去做事，事倍功半。

問 題3：由于上線時間緊，系統沒有經過嚴格、充分的測試就推廣上線，從2009年7月廣東長大的信息化系統完成以后，有相當一部分人力都投入到數據修復和BUG處理工作中。

原因分析：其一，我們所做的調研不夠，沒有把握好業務需求，造成應用過程中會相繼產生新的需求。其二，由于業務規范未統一制定，造成用戶經常采用反向或不正常操作。

解決措施：項目組沒有逃避困難。信息部門開發了一個問題反饋系統，所有的一線員工都能在系統中進行問題反饋，系統針對每一個問題進行持續跟蹤。系統中反饋的問題已經有2000~3000個了。每個問題處理完成之后會用不同的顏色標識出來。新功能發布建立了一套嚴格的流程。新功能正式發布之前會發給大家相關操作、執行的配套規范及資料，部署跟蹤管理、培訓的工作流程也逐步建立起來。許多根本性的問題是由于管理自身所帶來，及時與總公司領導進行充分溝通，最高層的信息化需求就是廣東長大整體的方向。

廣東長大信息化是比較年輕的，卻不斷發展茁壯。剛開始進行信息化的時候，我們在企業三類部門——綜合部下面的一個辦公室工作。如今信息部門從2個人的團隊成長為近30個人的團隊，團隊的溝通比較順暢，雖然工作干得苦，似乎看不到盡頭，但還是開心的。廣東長大已培養出自己的開發團隊，以后更多會在平臺上做自主的開發。

（未完待續）