淺談如何提高基層單位檔案管理工作水平

袁文芝

[關鍵詞]基層單位;檔案管理;工作水平

基層單位檔案是基層單位黨、政、工、團等工作活動的真實記錄和真實反映,是單位不可再生的寶貴財富。檔案的記錄有著存史資政的積極作用,我們既可以借鑒檔案中留存的經驗,又可以從中吸取教訓。檔案的形式多種多樣,規范標準的檔案管理可以使基層單位的人事工作、業務工作的發展運行狀況一目了然,使領導心中有數。可見,做好基層單位檔案工作事關重大。僅對如何提高基層單位檔案管理工作水平談一些個人的粗淺看法。

一、黨政領導重視是關鍵

在基層單位,領導者檔案意識的高低及對檔案工作的重視程度,直接影響到基層單位檔案工作的發展水平。因此,把檔案工作列入領導的議事日程,是時代發展的需要,是規范檔案工作的需要。檔案工作人員應當具有清醒的認識,在開展基層單位檔案工作的實踐中,必須采取有效手段提高基層單位領導的檔案意識,積極爭取他們對檔案工作的重視和支持,為基層檔案工作開創良好的發展空間。那么,應如何發揮主觀能動性,爭取領導重視檔案工作呢?

1.依托利用實效,宣傳檔案工作。基層單位的檔案部門要注意通過史料展覽、調查問卷、學習培訓、網站建設、創新服務、信息開發等多種方式,向基層單位領導者宣傳、介紹檔案工作,提出有利于基層單位檔案工作發展的合理建議,力求通過多角度、高強度的宣傳效應縮短基層單位領導者與檔案工作之間的距離,增強基層單位領導者對檔案工作的認識與了解。

2.加強檔案收集,從領導者入手。要全面收集基層單位領導者在任期間形成的各種檔案資料,必要時還可以為基層單位領導者建立個人檔案管理全宗。

3.注重服務實效,開展檔案編研。基層單位的檔案編研工作不要局限于檔案規章制度匯編、大事記、文件匯編等初級編研成果,更要時刻關注、把握基層單位各項業務工作的發展動態,根據客觀實際,以認真負責的態度,深度開發檔案信息資源,編寫具有科學性、客觀性、實用性的檔案編研成果,為基層單位領導者的科學決策提供方便快捷、準確有效的檔案信息服務。

4.強化自身素質,贏得領導重視。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本是內因,領導的重視是外因,外因必須通過內因起作用。

二、健全機構,完善制度是保障

建立科學的檔案管理體系,健全檔案管理的規章制度,是做好檔案管理工作的保障。隨著科學技術的發展、檔案管理手段的更新和管理水平的提高,各立檔單位要健全檔案管理機構,建立與之相應的科學的檔案管理體系,建立健全檔案材料收集歸檔制度、收集登記制度、查閱制度等,使檔案的收集工作制度化,確保檔案材料收集、歸檔能夠準確、完整,使檔案管理與業務工作同步考核、同步發展。

三、提高檔案管理人員的素質是根本

在當今形勢下,建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案管理人員隊伍是提高檔案管理工作水平的根本,應從以下幾方面入手:一是提高領導的認識,把好用人關,把德才兼備的人放到檔案崗位上,保持檔案人員的穩定,重視檔案管理人員素質的不斷提高;二是加強新業務、新規范、新技能的學習,促進業務知識、業務修養、業務技能的提高,確保業務操作的順利進行;三是加強檔案人員的責任心,牢固樹立正確的人生觀和世界觀,充分發揮人的主觀能動性;四是創新服務,提高服務層次和服務水平,養成主動工作超前計劃、創造性思維的良好習慣。在工作中做到慎獨、慎言、慎權、慎行,從各方面嚴格自律,塑造良好的服務形象。

四、實現檔案管理現代化是有利手段

隨著改革的深入發展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數量越來越多,數量的龐大給保管和提供利用帶來諸多困難等等。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量,只有實現檔案管理現代化,才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

1.加強科學管理檔案的意識。管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神;又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法、管理檔案的基本技能。

2.掌握現代化管理技能,提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學邊操作,在提高業務素質的同時,要注重計算機知識、信息文化的學習,努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人。

3.利用計算機技術管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源,利用計算機等現代化手段整理檔案,可以收到事半功倍的效果。各單位要不斷創新,充分利用計算機等現代化手段,儲存檢索各種門類和載體的檔案,實現檔案管理的現代化。□(編輯/丹桔)