人事檔案管理的創(chuàng)新內(nèi)涵與途徑

李有生

[摘 要]檔案工作創(chuàng)新必須經(jīng)觀念創(chuàng)新為先導(dǎo),以管理創(chuàng)新為基礎(chǔ),以服務(wù)創(chuàng)新為主線,以機制創(chuàng)新為動力,遵循檔案工作規(guī)律,才能在新的歷史條件下求創(chuàng)新求發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案工作;創(chuàng)新;途徑

創(chuàng)新是一個國家和民族進步的靈魂,也是我們檔案事業(yè)興旺發(fā)達的不竭動力。創(chuàng)新意識它不僅影響檔案事業(yè)生存質(zhì)量,也代表檔案事業(yè)發(fā)展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創(chuàng)新,怎樣創(chuàng)新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、人事檔案工作創(chuàng)新的內(nèi)涵

1.人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。市場經(jīng)濟的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式,這有利于人的吸納、流動,但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生,人事管理就成了一種社會化的活動,因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會化的性質(zhì)。

2.人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè),都不會忽略人事檔案的利用。

4.人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時,信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式,可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

二、人事檔案工作創(chuàng)新的意義

在中國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式,每個人是社會人而不只是單位人,每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理,與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行,那么許多問題都會迎刃而解。可見,在社會主義市場經(jīng)濟條件下,建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

三、人事檔案工作創(chuàng)新的途徑

1.傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式、建立新的模式,是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段,各有利弊。

2.思想觀念上創(chuàng)新。觀念的文學(xué)含義是:客觀事物在大腦里留下的概括的形象。觀念創(chuàng)新也是思想意識的創(chuàng)新。首先要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,進一步增強創(chuàng)新意識。首先,要充分認(rèn)訓(xùn)依靠創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)的重要意義,要徹底摒棄和擺脫過去傳統(tǒng)的與現(xiàn)實不相適應(yīng)的管理模式和思維方式的束縛,在思想上創(chuàng)新。其次,要站在時代發(fā)展的前沿,用戰(zhàn)略的眼光去認(rèn)識創(chuàng)新,不創(chuàng)新就不能發(fā)展,不創(chuàng)新就不能生存,尋找出存在價值的支點,再認(rèn)識的創(chuàng)新。再次,要有創(chuàng)新的思維理念與分析問題,善于捕捉新經(jīng)濟時代的發(fā)展動態(tài),領(lǐng)會其內(nèi)涵,汲取營養(yǎng),借助學(xué)科間的相容性,完善發(fā)展自我,在思維上創(chuàng)新。

3.在利用方式方法創(chuàng)新。在新時期特定的條件下,檔案服務(wù)工作必須有所創(chuàng)新。一是服務(wù)職能的創(chuàng)新,由單純的保管型向利用型轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)規(guī)范服務(wù);二是在服務(wù)主體上創(chuàng)新,由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變,將單純服務(wù)對象變成面向全社會服務(wù);三是在服務(wù)方式上創(chuàng)新,由實體型向信息型轉(zhuǎn)變,把提供檔案實體,變?yōu)樘釤捈庸ず蟮摹熬贰毙畔?深層次開發(fā),高層次提供利用;四是在服務(wù)手段上創(chuàng)新,由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變;五是在服力環(huán)境上創(chuàng)新,由行政型向法制型轉(zhuǎn)變,把行政型為變?yōu)榉尚袨?把行政管理方法變?yōu)榉芍萍s,真正做到依法遵章服務(wù);六是在服務(wù)質(zhì)量上創(chuàng)新,由合格型向優(yōu)質(zhì)型轉(zhuǎn)變;七是在服務(wù)條件上創(chuàng)新,由滯后型向超前型轉(zhuǎn)變,要有超前意識;八是在服務(wù)群體合作上創(chuàng)新,加強館際交流與協(xié)作服務(wù)多元化。

4.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)上創(chuàng)新。一是沒載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內(nèi)容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案要依據(jù)其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內(nèi)容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數(shù)據(jù)庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標(biāo)引和利用等工作在計算機上進行,檔案已建成的數(shù)據(jù),以便減少館(室)重復(fù)。四是有條件的地區(qū)和部門要利用計算機技術(shù) 和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立局域網(wǎng)和系統(tǒng)網(wǎng)。五是要積極引導(dǎo)廣大利用者利用電子文件和上網(wǎng)查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率。

5.以人為本,在人才培養(yǎng)上創(chuàng)新。人是工作中最積極、最活躍的因素,只有人的素質(zhì)提高了,工作才能做好。要結(jié)合新形勢、新特點、新任務(wù)培養(yǎng)創(chuàng)新型人才,首先要進行知識更新和創(chuàng)新。知識創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的基礎(chǔ),也是事業(yè)發(fā)展的動力,只有知識創(chuàng)新才能跟上時代發(fā)展的步伐。

6.在機制上創(chuàng)新。機制是制約工作開展的關(guān)鍵因素,檔案工作創(chuàng)新,必須在機制上進行創(chuàng)新。要積極研究和探索新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律,用以調(diào)動激勵檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性;建立以工作目標(biāo)管理為中心的考核機制,用以評定工作質(zhì)量和完成情況;建立工作規(guī)程管理機制,明確工作紀(jì)律,規(guī)范工作行為;建立工作保障機制,提供必要條件,確保任務(wù)實施;建立人才選拔、競爭上崗、提職晉級的競爭機制,確保優(yōu)秀人才脫穎而出,優(yōu)勝劣汰;建立檔案科研、教育成果、評模評先的激勵機制,對在檔案科研工作中做出突出項獻者給予物質(zhì)上的獎勵。□

(編輯/丹桔)