人事檔案管理的創新內涵與途徑

李有生

[摘 要]檔案工作創新必須經觀念創新為先導,以管理創新為基礎,以服務創新為主線,以機制創新為動力,遵循檔案工作規律,才能在新的歷史條件下求創新求發展。

[關鍵詞]檔案工作;創新;途徑

創新是一個國家和民族進步的靈魂,也是我們檔案事業興旺發達的不竭動力。創新意識它不僅影響檔案事業生存質量,也代表檔案事業發展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創新,怎樣創新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、人事檔案工作創新的內涵

1.人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。市場經濟的建立,產生了多種經濟組織形式,這有利于人的吸納、流動,但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事代理制應運而生,人事管理就成了一種社會化的活動,因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會化的性質。

2.人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業招聘的管理人才、技術人才,選拔合格或優秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業,都不會忽略人事檔案的利用。

4.人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時,信息技術和因特網的飛速發展,改變了人事檔案管理和服務方式,可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網,采用網絡化管理和服務方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、人事檔案工作創新的意義

在中國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式,每個人是社會人而不只是單位人,每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理,與戶籍制度、人事代理制度協調運行,那么許多問題都會迎刃而解。可見,在社會主義市場經濟條件下,建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

三、人事檔案工作創新的途徑

1.傳統模式中,人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理,比較封閉和內向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式,而應更新、改革舊的模式、建立新的模式,是對現代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發展階段,各有利弊。

2.思想觀念上創新。觀念的文學含義是:客觀事物在大腦里留下的概括的形象。觀念創新也是思想意識的創新。首先要解放思想,轉變觀念,進一步增強創新意識。首先,要充分認訓依靠創新發展檔案事業的重要意義,要徹底摒棄和擺脫過去傳統的與現實不相適應的管理模式和思維方式的束縛,在思想上創新。其次,要站在時代發展的前沿,用戰略的眼光去認識創新,不創新就不能發展,不創新就不能生存,尋找出存在價值的支點,再認識的創新。再次,要有創新的思維理念與分析問題,善于捕捉新經濟時代的發展動態,領會其內涵,汲取營養,借助學科間的相容性,完善發展自我,在思維上創新。

3.在利用方式方法創新。在新時期特定的條件下,檔案服務工作必須有所創新。一是服務職能的創新,由單純的保管型向利用型轉變,實現規范服務;二是在服務主體上創新,由封閉型向開放型轉變,將單純服務對象變成面向全社會服務;三是在服務方式上創新,由實體型向信息型轉變,把提供檔案實體,變為提煉加工后的“精品”信息,深層次開發,高層次提供利用;四是在服務手段上創新,由手工型向技術型轉變;五是在服力環境上創新,由行政型向法制型轉變,把行政型為變為法律行為,把行政管理方法變為法律制約,真正做到依法遵章服務;六是在服務質量上創新,由合格型向優質型轉變;七是在服務條件上創新,由滯后型向超前型轉變,要有超前意識;八是在服務群體合作上創新,加強館際交流與協作服務多元化。

4.應用現代技術上創新。一是沒載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質檔案和特殊載體檔案要依據其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數據庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標引和利用等工作在計算機上進行,檔案已建成的數據,以便減少館(室)重復。四是有條件的地區和部門要利用計算機技術 和網絡系統,建立局域網和系統網。五是要積極引導廣大利用者利用電子文件和上網查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率。

5.以人為本,在人才培養上創新。人是工作中最積極、最活躍的因素,只有人的素質提高了,工作才能做好。要結合新形勢、新特點、新任務培養創新型人才,首先要進行知識更新和創新。知識創新是工作創新的基礎,也是事業發展的動力,只有知識創新才能跟上時代發展的步伐。

6.在機制上創新。機制是制約工作開展的關鍵因素,檔案工作創新,必須在機制上進行創新。要積極研究和探索新形勢下檔案工作的特點和規律,用以調動激勵檔案工作者的積極性和創造性;建立以工作目標管理為中心的考核機制,用以評定工作質量和完成情況;建立工作規程管理機制,明確工作紀律,規范工作行為;建立工作保障機制,提供必要條件,確保任務實施;建立人才選拔、競爭上崗、提職晉級的競爭機制,確保優秀人才脫穎而出,優勝劣汰;建立檔案科研、教育成果、評模評先的激勵機制,對在檔案科研工作中做出突出項獻者給予物質上的獎勵。□

(編輯/丹桔)