淺議檔案信息開發(fā)利用面臨的挑戰(zhàn)與解決的重點

丁 宇

[關(guān)鍵詞]檔案信息;開發(fā);挑戰(zhàn);服務(wù)

在社會主義市場經(jīng)濟條件下,信息是一種產(chǎn)業(yè),它既能帶來社會效益,也可以帶來可觀的經(jīng)濟效益,檔案信息作為信息系統(tǒng)的重要組成部分,要取得應有的社會效益和經(jīng)濟效益,必須面臨來自市場經(jīng)濟條件下的各個方面的挑戰(zhàn)。

一、市場觀念的挑戰(zhàn)

改革開放以來,我國基本形成了具有中國特色社會主義市場經(jīng)濟體系,商品經(jīng)濟成為我國經(jīng)濟的主要形式。檔案必須適應社會主義市場經(jīng)濟,為商品經(jīng)濟和社會各項事業(yè)服務(wù),否則,檔案工作無法迎接社會主義市場經(jīng)濟和商品經(jīng)濟的挑戰(zhàn)。

二、運行機制的挑戰(zhàn)

在檔案界形成了一個片面的共識,就是無償?shù)胤?wù),好像一提有償服務(wù),就會改變檔案工作的根本目的。這種片面的認識阻礙了檔案信息的開發(fā)利用工作的發(fā)展。檔案信息作為商品進入市場,受競爭規(guī)律的制約,檔案信息利用者利用檔案的目的是為了取得經(jīng)濟效益,提供信息收取一定的費用,這是合理合規(guī)的。檔案信息是無形資產(chǎn)。開發(fā)利用就得講價值,講經(jīng)濟效益。否則,我們就無法去面臨市場運行機制所帶來的挑戰(zhàn)。

三、開發(fā)途徑的挑戰(zhàn)

長期以來檔案信息開發(fā)利用渠道單一,造成檔案信息開發(fā)利用工作停滯不前,長期徘徊在機械式的提供檔案和常規(guī)編研的局面上。改革開放以來,各類信息的開發(fā)利用工作迅速發(fā)展,渠道眾多,在這種形勢下,檔案信息的開發(fā)利用要克服開發(fā)利用渠道單一化問題,拓寬開發(fā)利用領(lǐng)域。實行多渠道、全方位、多層次的開發(fā),這樣才能沖出重圍,迎接挑戰(zhàn)。

四、服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

幾十年來,由于對檔案信息開發(fā)利用方式缺乏正確科學的目標模式、基本思路,以及明確的構(gòu)想,許多檔案館以提供原始檔案、利用效果匯編、文件匯編、目錄匯集等方式進行檔案信息的開發(fā)和利用,千人一面,千篇一律,方式陳舊,從總體上看,這種對檔案信息的利用開發(fā)方式不能適應經(jīng)濟發(fā)展,導致檔案信息利用效率低。這是當前檔案信息開發(fā)利用中的一個面上的問題,它關(guān)系到各級各類檔案館的生存和發(fā)展。

五、服務(wù)質(zhì)量的挑戰(zhàn)

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計算機和現(xiàn)代通訊傳導技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代社會的信息化,使各種載體檔案大量增加,信息傳播、開發(fā)和利用領(lǐng)域空前繁榮,競爭日益激烈,這就給檔案信息開發(fā)利用工作增加了新的困難,如果沒有高質(zhì)量的檔案信息,推廣利用價值就低,因此,檔案信息開發(fā)利用工作的發(fā)展,質(zhì)量是關(guān)鍵。

六、操作技術(shù)的挑戰(zhàn)

長期以來,由于各方面的條件限制,導致了檔案信息的開發(fā)利用工作落后于其他行業(yè)的信息開發(fā)。許多地方和部門工作質(zhì)量和效率低,因不能運用電子計算機網(wǎng)絡(luò),無法借鑒各地開發(fā)利用成功的經(jīng)驗,因沒有計算機,檔案的檢索全靠手工勞動,加大了查閱檔案的工作量。這些問題不立即解決,檔案信息的開發(fā)利用就很難取得較高的經(jīng)濟效益,這是檔案信息開發(fā)利用工作面臨又一嚴峻的挑戰(zhàn)。

鑒于檔案信息開發(fā)利用所面臨的種種挑戰(zhàn)和存在的問題,要在以下幾個方面下工夫:

(一)檔案信息的開發(fā)利用要注重效益

檔案信息的效益有經(jīng)濟效益和社會效益兩個方面。首先,檔案信息是無形資產(chǎn),要有償轉(zhuǎn)讓,要根據(jù)《檔案法》有關(guān)法律條文和物價部門的規(guī)定,收取一定的服務(wù)費用,讓檔案信息帶來客觀的經(jīng)濟利益。其次,要把握檔案信息開發(fā)利用的方向,要把為黨委和政府進行決策提供服務(wù),當成檔案信息開發(fā)的重點,積極開發(fā)一批短線產(chǎn)品,加大長線產(chǎn)品的研究,加強檔案信息成果的推廣和應用,把社會效益和經(jīng)濟效益結(jié)合起來。

(二)多層次多渠道開發(fā)檔案信息

第一,要圍繞檔案信息開發(fā)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的主題,加大宣傳力度。第二,要繼續(xù)做好接待查檔工作。第三,加快經(jīng)濟、科技、文化以及歷史檔案的開放進程,以便被社會、團體及時利用。第四,加快檔案資料的編研工作進度。

(三)運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案信息開發(fā)

從近幾年檔案信息的開發(fā)利用方面看,計算機的使用勢在必行,這也是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段。實踐已經(jīng)充分證明,現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備、手段,是高質(zhì)量快速進行檔案信息開發(fā)的重要手段,各級檔案館,特別是縣級檔案館,要逐步克服資金不足的困難,人才素質(zhì)低的問題,逐步使計算機進入檔案信息開發(fā)利用領(lǐng)域,實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。

(四)規(guī)范控制“節(jié)點”訪問,實行義務(wù)和有償兩種服務(wù)

在檔案信息資源轉(zhuǎn)化為知識資產(chǎn)、使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子檔案館后,檔案網(wǎng)站的各節(jié)點可實行檔案信息資源的義務(wù)和有償兩種服務(wù)。對于一般性的查詢、檢索,無論是傳統(tǒng)服務(wù)還是遠程服務(wù),均可無償義務(wù)提供;對于網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載資料等,應為有償服務(wù);對于科技檔案,還應收取所含科技成果的轉(zhuǎn)讓費。對節(jié)點的管理應設(shè)置預防觸犯《檔案法》、《著作權(quán)法》和《專利權(quán)法》等的防火墻,防止進入受控系統(tǒng)。對國家所有的檔案,檔案部門可代其享有產(chǎn)權(quán),有權(quán)進行開發(fā)利用;對于集體和個人所有的檔案,檔案部門提供利用時必須征得所有者的同意,必要時還要簽署有關(guān)協(xié)議甚至合同。總之,節(jié)點訪問要建立在規(guī)范控制的基礎(chǔ)之上。

(五)轉(zhuǎn)變觀念,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

一方面要轉(zhuǎn)變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念。檔案信息資源開發(fā)利用的水平如何,成績好壞,最終反映在社會經(jīng)濟效果上。這就需要改變過去重保管、輕利用的工作局面,將開發(fā)利用作為工作重點來抓。另一方面要轉(zhuǎn)變“重歷史、輕現(xiàn)實”的觀念。同時正確處理好被動服務(wù)與主動服務(wù)的關(guān)系。在檔案信息資源開發(fā)利用中,堅持預測需求、超前服務(wù)的宗旨。

(六)健全現(xiàn)代管理信息系統(tǒng),使檔案信息轉(zhuǎn)化為知識資產(chǎn)

當今市場環(huán)境下需要的不僅僅是信息庫,而是更高層面的知識庫。知識是組織起來的信息,“知識庫就是將信息網(wǎng)組成各種關(guān)系的模式,當數(shù)據(jù)串聯(lián)起來成為信息,再依次經(jīng)過組合和重組變成有意義的知識時,知識庫的構(gòu)建便開始了,知識就成為了最有價值的商品”。檔案館是信息資源的集聚地,目前我們的檔案管理中的檔案信息缺乏門類和專題的整合。現(xiàn)代檔案管理應對檔案信息進行不失去信息本質(zhì)的濃縮、集中、概括和綜合,在保持檔案卷宗完整的同時,應在輸出系統(tǒng)的大系統(tǒng)中建立與社會服務(wù)對接的專題檢索子系統(tǒng)。

綜上所述,檔案信息資源的開發(fā)與利用已成為現(xiàn)代化進程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識,健全檔案管理制度,建立檔案信息一體化管理模式,多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,就能實現(xiàn)檔案信息資源的共享,使檔案信息資源在現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。□

(編輯/劉佳)