淺議檔案信息開發利用面臨的挑戰與解決的重點

丁 宇

[關鍵詞]檔案信息;開發;挑戰;服務

在社會主義市場經濟條件下,信息是一種產業,它既能帶來社會效益,也可以帶來可觀的經濟效益,檔案信息作為信息系統的重要組成部分,要取得應有的社會效益和經濟效益,必須面臨來自市場經濟條件下的各個方面的挑戰。

一、市場觀念的挑戰

改革開放以來,我國基本形成了具有中國特色社會主義市場經濟體系,商品經濟成為我國經濟的主要形式。檔案必須適應社會主義市場經濟,為商品經濟和社會各項事業服務,否則,檔案工作無法迎接社會主義市場經濟和商品經濟的挑戰。

二、運行機制的挑戰

在檔案界形成了一個片面的共識,就是無償地服務,好像一提有償服務,就會改變檔案工作的根本目的。這種片面的認識阻礙了檔案信息的開發利用工作的發展。檔案信息作為商品進入市場,受競爭規律的制約,檔案信息利用者利用檔案的目的是為了取得經濟效益,提供信息收取一定的費用,這是合理合規的。檔案信息是無形資產。開發利用就得講價值,講經濟效益。否則,我們就無法去面臨市場運行機制所帶來的挑戰。

三、開發途徑的挑戰

長期以來檔案信息開發利用渠道單一,造成檔案信息開發利用工作停滯不前,長期徘徊在機械式的提供檔案和常規編研的局面上。改革開放以來,各類信息的開發利用工作迅速發展,渠道眾多,在這種形勢下,檔案信息的開發利用要克服開發利用渠道單一化問題,拓寬開發利用領域。實行多渠道、全方位、多層次的開發,這樣才能沖出重圍,迎接挑戰。

四、服務方式的挑戰

幾十年來,由于對檔案信息開發利用方式缺乏正確科學的目標模式、基本思路,以及明確的構想,許多檔案館以提供原始檔案、利用效果匯編、文件匯編、目錄匯集等方式進行檔案信息的開發和利用,千人一面,千篇一律,方式陳舊,從總體上看,這種對檔案信息的利用開發方式不能適應經濟發展,導致檔案信息利用效率低。這是當前檔案信息開發利用中的一個面上的問題,它關系到各級各類檔案館的生存和發展。

五、服務質量的挑戰

隨著現代科學技術的發展,特別是電子計算機和現代通訊傳導技術的發展以及現代社會的信息化,使各種載體檔案大量增加,信息傳播、開發和利用領域空前繁榮,競爭日益激烈,這就給檔案信息開發利用工作增加了新的困難,如果沒有高質量的檔案信息,推廣利用價值就低,因此,檔案信息開發利用工作的發展,質量是關鍵。

六、操作技術的挑戰

長期以來,由于各方面的條件限制,導致了檔案信息的開發利用工作落后于其他行業的信息開發。許多地方和部門工作質量和效率低,因不能運用電子計算機網絡,無法借鑒各地開發利用成功的經驗,因沒有計算機,檔案的檢索全靠手工勞動,加大了查閱檔案的工作量。這些問題不立即解決,檔案信息的開發利用就很難取得較高的經濟效益,這是檔案信息開發利用工作面臨又一嚴峻的挑戰。

鑒于檔案信息開發利用所面臨的種種挑戰和存在的問題,要在以下幾個方面下工夫:

(一)檔案信息的開發利用要注重效益

檔案信息的效益有經濟效益和社會效益兩個方面。首先,檔案信息是無形資產,要有償轉讓,要根據《檔案法》有關法律條文和物價部門的規定,收取一定的服務費用,讓檔案信息帶來客觀的經濟利益。其次,要把握檔案信息開發利用的方向,要把為黨委和政府進行決策提供服務,當成檔案信息開發的重點,積極開發一批短線產品,加大長線產品的研究,加強檔案信息成果的推廣和應用,把社會效益和經濟效益結合起來。

(二)多層次多渠道開發檔案信息

第一,要圍繞檔案信息開發創造經濟效益的主題,加大宣傳力度。第二,要繼續做好接待查檔工作。第三,加快經濟、科技、文化以及歷史檔案的開放進程,以便被社會、團體及時利用。第四,加快檔案資料的編研工作進度。

(三)運用現代信息技術手段進行檔案信息開發

從近幾年檔案信息的開發利用方面看,計算機的使用勢在必行,這也是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段。實踐已經充分證明,現代化技術設備、手段,是高質量快速進行檔案信息開發的重要手段,各級檔案館,特別是縣級檔案館,要逐步克服資金不足的困難,人才素質低的問題,逐步使計算機進入檔案信息開發利用領域,實現檔案信息開發利用全程現代化。

(四)規范控制“節點”訪問,實行義務和有償兩種服務

在檔案信息資源轉化為知識資產、使用網絡技術建立電子檔案館后,檔案網站的各節點可實行檔案信息資源的義務和有償兩種服務。對于一般性的查詢、檢索,無論是傳統服務還是遠程服務,均可無償義務提供;對于網上深入查詢或特殊專題檢索、下載資料等,應為有償服務;對于科技檔案,還應收取所含科技成果的轉讓費。對節點的管理應設置預防觸犯《檔案法》、《著作權法》和《專利權法》等的防火墻,防止進入受控系統。對國家所有的檔案,檔案部門可代其享有產權,有權進行開發利用;對于集體和個人所有的檔案,檔案部門提供利用時必須征得所有者的同意,必要時還要簽署有關協議甚至合同?？傊?節點訪問要建立在規范控制的基礎之上。

(五)轉變觀念,提供優質服務

一方面要轉變重藏輕用的傳統觀念。檔案信息資源開發利用的水平如何,成績好壞,最終反映在社會經濟效果上。這就需要改變過去重保管、輕利用的工作局面,將開發利用作為工作重點來抓。另一方面要轉變“重歷史、輕現實”的觀念。同時正確處理好被動服務與主動服務的關系。在檔案信息資源開發利用中,堅持預測需求、超前服務的宗旨。

(六)健全現代管理信息系統,使檔案信息轉化為知識資產

當今市場環境下需要的不僅僅是信息庫,而是更高層面的知識庫。知識是組織起來的信息,“知識庫就是將信息網組成各種關系的模式,當數據串聯起來成為信息,再依次經過組合和重組變成有意義的知識時,知識庫的構建便開始了,知識就成為了最有價值的商品”。檔案館是信息資源的集聚地,目前我們的檔案管理中的檔案信息缺乏門類和專題的整合。現代檔案管理應對檔案信息進行不失去信息本質的濃縮、集中、概括和綜合,在保持檔案卷宗完整的同時,應在輸出系統的大系統中建立與社會服務對接的專題檢索子系統。

綜上所述,檔案信息資源的開發與利用已成為現代化進程中不可缺少的重要環節。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識,健全檔案管理制度,建立檔案信息一體化管理模式,多途徑、多渠道地開發檔案信息資源,就能實現檔案信息資源的共享,使檔案信息資源在現代化發展過程中發揮更大的作用。□

(編輯/劉佳)