淺談建筑工程監理內業資料管理辦法

隋 晶

[關鍵詞]監理資料;內容;要求;移交存檔

一、監理資料管理一般性規定

1.監理資料的形成應符合國家相關法律、法規、規章、工程質量驗收標準和相應規范、設計文件及有關工程合同的規定。

2.監理資料管理的基本要求是收集整理及時、真實有效、完整齊全、分類有序,具有可追溯性。

3.總監理工程師為項目監理機構資料的總負責人,并指定副總監或辦公室主任主管,資料由專業監理工程師及資料員具體管理。

4.專業監理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業的監理資料,進行認真檢查,不得接受經涂改過的報審資料,并于每月編制月報之后將審核整理過的資料交與資料員存放保管。

5.資料應保證字跡清晰,簽字、蓋章手續齊全,簽字應符合檔案管理的要求。計算機形成的工程資料應采用內容打印,手工簽名的形式;要長期保存的應采用針式或噴墨打印,不能用激光打印,紙張采用A4或A3紙。

6.項目監理機構應建立監理文件資料的收文、傳閱及發放制度。

7.在監理工作過程中,監理資料應按監理資料分類建立案卷盒,分專業存放保管,并編目錄,以便于跟蹤檢查。

8.對于已歸資料員保管的監理資料,如本項目監理機構或其他人員借用,須按一定程序和規定,辦理借用手續,資料員負責收回。

9.利用計算機建立監理資料管理的系統文件,長期保存的文件應及時形成電子文檔形式,歸檔時刻錄成光盤上交。

二、內容及其要求

1.施工準備階段

(1)監理機構組織形式、人員構成和總監理工程師及主要監理人員名單,以監理單位進駐現場報告給建設、施工單位;監理站標準化建設,圖表、制度上墻。

(2)監理規劃和監理實施細則。

(3)設計文件、施工圖紙審核中有關問題的報告。

(4)承包單位報送的施工組織設計(方案)審查意見。

(5)工程開(復)工審查報告。

(6)建立健全各類監理工作臺賬:單位工程開工報告臺賬、工程進度臺賬、驗工計價臺賬、安全監理臺賬、環水保工程監理臺賬、設計變更臺賬、監理見證及平行檢測試驗臺賬、施工單位(含分包單位)及主要人員資質審核臺賬、監理指令臺賬(停、復工令;質量問題通知單;監理工程師通知)、監理人員培訓考核臺賬、工序檢查及質量驗收臺賬等。

(7)監理站文件收發文登記、轉閱記錄。

2.施工階段

(1)簽報承包人月、季、年驗工計價表;編報監理月報、季報、年報。

(2)承包人編制的年、季度計劃和控制工程進度計劃或計劃變更的審查報告。

(3)工程項目造價目標風險分析及防范措施的報告。

(4)監理日志、施工工序檢查及質量驗收記錄登記資料。

(5)有關監理工程質量、進度、投資、安全等問題的專題報告及重要工程例會紀要。

(6)工程質量嚴重問題停工、復工報告;監理各類指令資料。

(7)工程質量事故報告。

(8)由建設單位規定或授權,對工程設計變更的有關報告審核。

(9)承包單位要求費用索賠,在調查研究的基礎上向建設單位提交詳細的有關資料或報告。

(10)承包單位申請工程延期,在調查研究的基礎上,向建設單位提交報告。

3.工程竣工驗收階段

(1)全部單位工程驗收合格后,簽署工程初驗報審表,同時提交竣工報驗單及驗收記錄。

(2)在工程初驗前提交本標段工程質量評估初步意見。

(3)按建設單位要求督促承包單位上報工程竣工文件及檔案資料,上報監理竣工文件及檔案資料。

(4)按《委托監理合同》的規定,提交竣工結算審批表,簽署有關工程驗交證書。

(5)監理工作總結、安全工作總結。

(6)總監參與工程竣工驗收,會簽“工程竣工驗收報告”。

4.工程質量保修期

(1)根據委托監理合同的約定和有關規定,審核質量缺陷返修工程的數量和費用,簽署返修工程驗工計價表報建設單位審定。

(2)檢查督促完成竣工文件,完成其中監理文件的編制(含移交建設單位及監理公司的監理資料)。

(3)經審查合格并辦理了交接手續,總監會同建設單位、接管單位共同簽發“工程質量保修終止書”。

三、監理資料移交存檔

1.移交給建設單位存檔的資料:監理工作總結;工程質量評估報告;工程質量事故處理資料;工程開工/復工報審表;工建設單位要求的其他資料。

2.移交給本監理公司存檔的資料:監理工作總結;工程質量評估報告;工程質量事故處理資料;項目監理機構受獎或受處罰文件原件資料;監理指令(包括暫停施工指令、復工令、質量問題通知單、監理工程師通知)資料;監理日志;監理見證及平行檢測試驗資料;重點(特殊)工程設計圖紙及相關資料;來往文件及會議紀要資料;監理月報及季報的電子文檔;工程施工工序監理檢查臺賬;工程質量驗收臺賬等。

3.竣工文件中的監理文件按建設單位的規定及時提供,在工程竣工后按時移交監理資料。項目監理機構完成監理工作后,撤銷駐地監理機構,監理資料按移交給本監理公司存檔的資料要求整理好,移交給本監理公司存檔。□

(編輯/李舶)