淺析海外項目工程的物資采購與管理

葉 丹

海外項目工程的物資采購是海外工程項目中必不可少的重要環節,工作內容非常繁雜,而且直接決定著施工生產能否推進和項目的經濟效益收益。

1 海外工程項目物資采購計劃

1)說到國內(國外)物資采購首先我們會想到的是《采購計劃的編制》,在海外工程項目物資采購涉及方方面面。無論是成套工程下的物資采購還是獨立的物資采購,首先都應建立采購組織機構,組織和實施采購任務。2)加強采購的計劃管理。建筑企業的物資計劃工作是物資工作的行動綱領,物資采購計劃是物資工作的“龍頭”,當一項工程確定后,根據物資采購流程和工作內容,物資采購的組織機構應由計劃、技術、采購及合同管理人員(或小組)組成。這是物資采購計劃編制的前提。3)物資采購計劃是整個物資采購工作的總體安排。采購計劃包括物資的采購方式、時間計劃、相互銜接以及組織協調安排等內容,涉及擬采購物資的種類、采購的渠道、采購的數量及采購的時間等一系列整體計劃組織安排。

2 系統考慮海外物資管理問題

1)在海外工程物資的使用和管理過程中,我們深刻地體會到,物資管理不是一個靜態和孤立的東西,由于管理的主體是人,管理的對象是人和物,因此管理活動必然多樣化、復雜化,所以,必須用系統思考的方法,動態地管理海外工程的物資,才更加有效,而這種管理行為往往是大家經常容易忽視的。在海外項目施工過程中還普遍存在這樣的現象:一線生產施工人員認為我們抓的生產最急最重要,物資管理是物資部門的事情,但是沒有想到的是我們是在海外干工程,沒有考慮到采購的周期性及當地材料是否充足,沒有認識到物資采購的重要性,因此,我們應該從以下幾個方面系統考慮物資管理問題:a.統一認識。項目班子必須充分認識到物資管理的重要性,并要求項目部核心員工的認識亦統一到這個高度上來,引導員工重視并支持物資管理。b.充分發揮集團公司的企業文化優勢,建立項目部良好的工作氛圍,最大程度地形成大多數員工自覺進行管理的行為,(現場)盡量減少管理的盲區。c.要把管人和管物有機地統一起來。物資保障的好壞與采購人員、庫管人員以及資料管理人員有很大的關系,業務的不熟練也加大了管理難度,不是所有的人都適合從事物資管理工作。d.物資計劃要有預見性和前瞻性,在制訂物資計劃時,我們要掌握基本保證加基本風險的計劃原則。2)通過施工過程中積累的經驗教訓,加大對采購計劃的組織和安排,但也需要得到國內上級公司部門的大力支持,確保國外(國內)物資采購有人監控。

3 海外物資管理是物資保障的重點

3.1 管理特點

物資管理本身難度大、種類繁多、規格復雜。由于我們的管理地點又主要集中在海外,離開中國本土,因此出現了很多新的管理特點:1)海外工程多數處于不發達或欠發達地區,物資供應的回旋余地小;2)長距離管理。因為通常情況下,經理部都有大量從國內采購的物資設備,國內外的物理距離增加了管理難度;3)運輸條件有限。海運加陸運,還有班輪的周期性;4)材料需求預測難。由于圖紙不到位或變更所導致對材料需求數量和需求時間的預測非常困難;5)采購成本高。有時可能采購一個非常便宜的東西,也要專人辦理;6)管理成本高。需要大量的人力、物力;7)管理人員流動性大。

3.2 管理原則

物資管理最終是為了控制成本,降低成本,提高效益,因此我們可以從成本入手,分析物資管理的直接成本和間接成本構成,進而引出我們的幾條管理原則。

先談談成本,構成物資管理的成本是什么,我們歸納了7條,其中1條～6條為直接成本,第7條為間接成本。1)物管人員、采購人員、保管等相關人員的費用;2)物資采購的直接成本,即物資的采購價格;3)物資采購環節的采購費用,如采購人員的工資、差旅費、電話傳真費和車輛等費用;4)運輸費;5)清關費及清關的相關費用;6)倉儲費用;7)周轉材料有效運轉不足后,工程固定成本的繼續開支。

從以上7條可以看出,物管成本涉及到國內外相關人員、相關環節、相關部門,而且在通常情況下,采購工作頻繁,采購金額總量也不小。經驗和教訓告訴我們,海外工程的物資管理是海外經理部生產經營的重要組成部分,是保證生產發展和提高效益的重要環節。

4 海外物資管理的措施

項目采購的物資從工程所在國的貨物目的港運抵工地,即進入了物資現場管理范疇。對我們來說海外工程項目工期緊,物資品種繁多、數量很大,實際庫容尤其是現場的室內倉庫與期望值往往有差距。這就要求現場物資管理人員合理地安排室內或露天存放物資,并經常倒庫清理貨物,要庫存清晰,還要便于接納后續物資,再制定項目材料管理措施。項目部建立健全物資管理各項規章制度,嚴格把好以下5關,防止物料丟失。

1)嚴把計劃關。項目部要有計劃意識,本著保證供應,減少積壓的原則,提出切實可行的用料計劃,對計劃中需用物資的品種、規格、質量、數量、使用時間等作出詳細說明,以免積壓或浪費。2)嚴把進場材料驗收關。項目部要對進場材料認真驗質、點數、檢查,及時向供料人員索要進貨憑證(如過磅單等)和技術證件(如材料工具檢驗報告、說明書、裝箱單等)。對地方性材料如砂石料、水泥等,必須由兩人簽驗,以保證其質量、數量的準確可靠性。3)嚴把安全管理關。按照各種材料的管理要求,搞好工地材料的防火、防盜、防變質工作。4)嚴把出庫關。要限額發料、手續完備,杜絕虛報冒領,控制非工程用料,建立工號物臺賬、項目用料臺賬、限額卡,制定節獎超罰辦法。5)嚴把使用關。要堅持定額用料,專料專用。周轉材料是建筑企業項目施工中必不可少的材料,由于管理不善,存在諸多弊端,造成生產調度、調劑、執行不力等,從而降低了使用周轉率。同時大多數施工工地保管使用條件差,沒有科學合理的觀念,隨意堆放,亂截亂用,野蠻施工,對小型工具保養維修少,使用保管無明確責任人,浪費、丟失嚴重,造成使用壽命短,工程造價高。嚴格規定使用辦法,并派專人經常去現場檢查,發現問題及時糾正。

海外物資管理確實是一個比較難管的環節,需要我們用心血和汗水去不斷地探索和實踐。要立足各自的實際情況,認識到位、組織落實、方法得當并持之以恒。

[1] 張必成,王宏偉.建設工程貨物采購的最佳供應商選擇問題研究[J].山西建筑,2008,34(26):211-212.